El protocolo en los congresos. Organizar un congreso (con vídeo)

La organización de un congreso y su protocolo

El espacio donde tiene lugar un congreso es muy importante. Planificar todos los detalles es crucial, comenzando con la colocación de las banderas a la entrada del edificio donde va a tener lugar el congreso.

El edificio es el Palacio Municipal de Congresos de Madrid, y el orden de las banderas correcto es: bandera de España, bandera de la Comunidad Autónoma de Madrid y bandera del municipio de Madrid.

¿Qué es un congreso?

Reunión o conferencia, generalmente periódica, en la que los miembros de una organización, asociación, colectivo, profesión, etcétera, se reúnen para debatir sobre diversas cuestiones previamente acordadas en forma de ponencias.

Características de un congreso

- Exposición y debate de múltiples ponencias

- Asistencia de personas con alto nivel profesional

- Asistencia de personas con un interés común

- Presentación de avances y novedades

- Confección de memorias y resúmenes

La duración de un congreso debe ser de al menos 3 días -la duración media ronda los 5 días-. Si dura menos de 3 días, entonces estaremos hablando de conferencias, convenciones o asambleas.

Qué son los comités y qué tipos de comités hay

1. Comité de honor. Es la parte más simbólica de un congreso. Se suele contar en los comités de honor con personalidades del mundo de la política, la cultura, la economía, etcétera. Siempre se trata de contar con una máxima autoridad como S.M. el Rey, el presidente del Gobierno, un ministro de un sector afín al tema del congreso, etcétera. Este tipo de comités ofrecen un apoyo "institucional" al congreso, dan mayor visibilidad a un congreso.

2. Comité técnico. Son los verdaderos grupos de trabajo de un congreso.

Dependiendo de la complejidad y finalidad del congreso puede haber comités científicos, ejecutivos, financieros, de personal, etcétera.

Protocolo previo a la celebración del congreso

Es importante realizar una importante labor previa en lo que se refiere a la gestión y planificación de las reservas para todas las personas que van a acudir al congreso. Esta tarea hay que hacerla al menos con varios meses de antelación. A mayor tamaño del congreso mayor tiempo de anticipación.

Previo al comienzo del congreso, hay que dar la bienvenida a los ponentes y asistentes, proporcionar las acreditaciones, la información necesaria sobre las instalaciones del congreso, las direcciones de los hoteles e incluso información de interés sobre la ciudad.

Durante la celebración del congreso hay que estar atentos al desarrollo de las fases que hemos planificado, a las necesidades de los congresistas y asistentes, contando con información en tiempo real de todo lo que está ocurriendo a cada momento.

Resumiendo, organizar un congreso es "construir" un entramado de complejos detalles que componen un todo: gestión de recursos e intendencia, escenografía, seguridad, catering, equipos multimedia, servicios de impresión, etcétera, todo ajustado a unos presupuestos.

La organización de un congreso de principio a fin

Ángel Cid, colaborador habitual del programa de TV Melilla "Protocolo Hoy" nos habla en esta ocasión, con todo lujo de detalles, sobre el protocolo en los congresos y su organización.

Ver más vídeos sobre protocolo, etiqueta y buenas maneras.

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