Las secretarías. Definición y tareas. Funciones

Congresos: ¿Qué son las secretarías? Sus funciones

El Comité Organizador es el órgano gestor del congreso. Aunque puede realizar una amplia variedad de tareas, este Comité tiene más labores de coordinación que de resolución de tareas. Para responder a las necesidades de asunción de responsabilidades respecto a determinados aspectos o parcelas de un congreso surgen las secretarías.

Una secretaría es una 'sección' del congreso que se encarga, generalmente, de tareas administrativas relacionadas con el congreso. Cada secretaría se encarga de una determinada área o parcela, lo que hace más definido y concreto su trabajo. Así se evita "solapar" equipos para desarrollar una misma función o realizar una misma tarea dentro de la organización del congreso.

Razones para crear las secretarías en un congreso

El número de secretarías, y las tareas asignadas a cada una de ellas, depende de muchos factores, entre los que podemos destacar:

1. Asistencia al congreso

Montar toda una operativa para un congreso, al igual que para muchos otros tipos de reuniones o encuentros, depende, en gran medida, del número de posibles participantes del mismo. Las tareas relativas a este respecto son muy variables: no es lo mismo un pequeño congreso que pueden llevar una o dos personas, para encargarse de esta parcela, que un congreso de mil personas, donde habrá elementos muy específicos para cada tarea: recepción, acreditaciones, entrega de material, etcétera.

Además de la cantidad, también hay que tener en cuenta la "importancia" de los invitados. No es lo mismo un congreso de profesionales normal y habitual, que un congreso al que asisten personalidades, como es el caso de aquellos a los que asiste el Presidente del Gobierno y/o alguno de sus Ministros, por ejemplo.

2. Objetivo y programa del congreso

Hay congresos cuyos objetivos y programa son de gran amplitud, por lo que requerirá de una mayor necesidad de personal, para poder hacerse cargo de las ponencias, de sus horarios, de establecer las pausas, de las atenciones a los asistentes, etcétera. El programa del congreso es el que nos puede determinar la duración del congreso, que difiere mucho dependiendo de las profesiones o sectores que lo realizan.

3. Tareas asumidas por el Comité Organizador

En función de las tareas que asuma este Comité, mayor o menor será el grado de "tareas por asignar" a las Secretarías y cualquier otro departamento del congreso. Delegar muchas de las tareas administrativas pueden ayudar a 'descargar' a los Comités.

4. Recursos disponibles

Cuando necesitamos asignar tareas o responsabilidades es necesario saber con que recursos contamos en todos los ámbitos: recursos humanos, materiales, técnicos, económicos, etcétera.

Esto nos puede dar una idea general de que necesidades podemos tener cubiertas con estos recursos y cuales, serían las áreas en las que nos haría falta hacer un mayor hincapié.

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