Tipos de secretarías: científica, ejecutiva, técnica, social, comercial... Relaciones Secretarías y Comités

Congresos: tipos de secretarías. Sus relaciones con los comités

Secretarías científica, ejecutiva, técnica, social, comercial...

Secretaría Científica

Podemos decir que es una de las secretarías más importantes de todo congreso, pues se encarga de forma directa de las relaciones con los ponentes -comunicaciones, recepciones y envíos, traducciones, correcciones, fomentar y coordinar las actividades entre los ponentes, etc.-, de la confección del programa, ya sea cultural, científico o profesional y de la mayor parte de las tareas que tengan que ver con el "contenido" del congreso.

Esta Secretaría suele contar con la ayuda del Comité Organizador y de un O.P.C. -Organizador Profesional de Congresos-. También se puede encargar de elaborar y proponer programas de actuación conjunta de diversos sectores o grupos de ponentes que acuden al congreso, así como de realizar estudios y/o informes sobre las ponencias presentadas, actividad de los ponentes, etcétera.

Secretaría Ejecutiva

Es la que se encarga de forma general de las labores administrativas, de organización y difusión del congreso.

Entre sus principales cometidos se encuentra:

1. Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones...).

2. Coordinación y entrega del material referente al congreso: carpetas, identificaciones, documentación, etcétera.

3. Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador.

4. Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.

5. Información, en general, sobre el congreso, sobre otras Secretarías o Comités, etc.

Secretaría Técnica

Es el canal de comunicación entre el Comité Organizador y los asistentes al congreso, y el equipo encargado de coordinar los aspectos técnicos del congreso. Entre sus funciones podemos destacar:

1. Las contrataciones. Alojamiento de congresistas, ponentes y participantes; elección de menús, desayunos y/o "coffee break", etc.; equipos técnicos necesarios para el desarrollo de las ponencias; alquiler de salas y espacios necesarios; personal necesario para la atención de asistentes y ponentes (azafatas, auxiliares, traductores ...); etc.

2. Coordinación de los distintos servicios ofrecidos en la sede del congreso y en los establecimientos colaboradores del mismo.

3. Elaboración de presupuestos e informes sobre los recursos necesarios, recursos empleados, recursos aplicados, etc.

4. Establecimiento de partidas para las distintas áreas del congreso.

5. Visitas profesionales o de carácter científico a otros centros o lugares de interés (no turístico, pues de ello se encarga la Secretaría Social o Turística).

6. Análisis de la gestión del congreso, cierre económico y balance final de gestión.

7. Cualquier otra tarea relaciona con la parte técnica del congreso.

Generalmente, como en muchos otros apartados de un congreso, esta secretaría es gestionada por un OPC y su equipo.

Secretaría Social

También se la denomina Secretaría Turística. Es la encargada de realizar los "programas de ocio" o sociales, tanto para los asistentes directos al congreso (congresistas y ponentes) como para sus acompañantes. Hay determinados congresos, que no tienen programas "alternativos" para los acompañantes, por lo que se supone de la asistencia solo de congresistas.

Organizan para los congresistas y ponentes: Tours-Excursiones pre y post congreso de carácter turístico. Gestiones en cuanto a medios de transporte, reserva de billetes, etc.

Para los acompañantes: Programas especiales, celebrados durante el congreso, para ocupar el tiempo de los acompañantes con actividades de tipo cultural, social y lúdico. Visitas turísticas, compras, comidas típicas, actividades deportivas, etcétera.

En muchas ocasiones, los profesionales del sector, O.P.C.'s, suelen fusionar o llevar a cabo las tareas de la Secretaría Técnica y Social, en una sola, generalmente, la Secretaría Técnica.

Secretaría de Relaciones con los Medios de Comunicación

De una forma escueta, podemos decir que es el "altavoz" del congreso. Es la encargada de difundir, comunicar y dar a conocer, tanto el congreso, en su fase de inicio, desarrollo y finalización, como cualquier otro aspecto relativo al mismo. Las comunicaciones pueden ir a medios especializados o medios de carácter general.

Entre otras funciones, esta Secretaría de Relaciones Externas, se encarga de:

1. Realizar toda publicidad para dar a conocer el congreso.

2. Confección y envío de notas de prensa.

3. Acordar las comparecencias en medios de comunicación como radio y televisión.

4. Organizar las ruedas de prensa que se consideren necesarias (tanto especializadas como de carácter más generalista).

5. Relaciones con los medios de comunicación (radio, prensa, televisión ...) que solicitan la acreditación necesaria para dar cobertura informativa sobre el congreso.

6. Contactos con otros gabinetes de prensa de congresos y organizaciones de interés para el congreso.

7. Análisis final de resultados, en lo que respecta a difusión del congreso, impacto en los medios de comunicación, etc.

8. Cualquier otro servicio o tarea que tenga que ver con los medios de comunicación, con los gabinetes de prensa, etc.

Secretaría Comercial

En la mayor parte de los congresos se buscan actividades paralelas y una de ellas es la realización de exposiciones comerciales de productos o servicios relacionados con el tema del congreso. Sirve como muestra de presentación de productos y servicios, y también, porque no decirlo, como fuente adicional de ingresos para los organizadores del congreso.

A esta secretaría también se la puede denominar como "Secretaría de Exposición", pues como su nombre indica es la encargada de todo lo relacionado con el montaje de stands, definición de espacios, normas de uso, servicios, etc.

Entre las muchas tareas asignadas a esta secretaría podemos destacar:

1. La comercialización de espacios para la exposición. El espacio de una exposición es limitado, y por ello se comercializa alquilando "módulos" que suelen venir definidos en varios tipos: desde un módulo básico hasta espacios de varios módulos.

2. Montaje y desmontaje. Se encarga el montaje y desmontaje de los stands. Hay exposiciones que ofrecen esta posibilidad como optativa o puede ser "impuesta" a los expositores.

3. Servicios auxiliares. Los organizadores pueden aportar, servicios complementarios, como alquiler de mobiliario, iluminación, confección de lonetas, pancartas, etc., servicios de azafatas, servicios de carpintería, electricidad, etc.

4. Organización de presentaciones. Se pueden establecer horarios especiales para presentaciones de productos o servicios, realización de demostraciones, etc.

5. Cualquier otro servicio que tenga que ver con la exposición.

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