Planificación del congreso. Su organización. Propia o profesional. Organizador Profesional de Congresos (OPC)

Cómo planificar un congreso. Organizar un congreso

Fases para planificar un congreso

Cada congreso -reunión que suele ser periódica en la que se reúnen personas que comparten la misma profesión o actividad-, es un evento en particular, con sus propias características. Aunque se siguen pautas comunes para la mayor parte de ellos, no hay un modelo estándar en el que poder basarnos para la planificación del mismo.

En la medida de lo posible, y si no contamos con la experiencia suficiente en la organización de este tipo de eventos, lo mejor es requerir los servicios de una empresa especializada en la organización de congresos. Ellos, mejor que nadie, podrán desarrollar para nosotros todas las fases del congreso, desde su planificación a su puesta en marcha. A esta figura se le conoce como el organizador profesional de congresos (OPC).

¿Qué es un congreso?

Antes de organizar un congreso, tenemos que tener claro qué es un congreso. Por definición, un congreso es:

1. Junta de varias personas para deliberar sobre algún negocio.

2. Conferencia generalmente periódica en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etcétera, se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas.

El trabajo previo y la definición de objetivos

El tiempo previo para la planificación de un congreso puede ser de meses, incluso de años, dependiendo del tipo de congreso a organizar.

En una primera fase de la planificación deberemos definir de una forma muy clara los objetivos del congreso, para conocer los sectores a los que el mismo puede implicar.

En esta fase de planificación, además de "clarificar" los objetivos del congreso, también se establecen los principales puntos a desarrollar como son:

- intenciones del congreso,

- definición de los miembros organizadores,

- ideas sobre las fuentes de financiación (publicidad, cuotas de inscripción, etcétera),

- marketing del congreso,

- ponentes a invitar,

- elección de fechas y lugar del encuentro,

- organización de comités, etcétera.

Una vez conocidos todos los puntos anteriores, debemos hacer una lista completa de todos los elementos tanto humanos como materiales que puedan verse involucrados en la organización del congreso y que sean necesarios para el correcto desarrollo del mismo. Así, con esta lista podremos evaluar, en un primer momento, el coste tanto humano como económico del congreso, de una forma muy general (luego se entrará en mayor detalle).

Todo lo que hemos explicado en este artículo, así como lo que explicaremos en los temas que vamos a desarrollar a continuación, tiene validez también para los simposios, que según su definición son: Conferencias o reuniones en las que se examina y se discute un determinado tema.

En otros artículos iremos desglosando de manera pormenorizada cada uno de estos puntos sobre el mundo de los congresos.

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