Organización y programa básico de algunas ceremonias.

Programas básicos para algunas ceremonias.

Los eventos o ceremonias llevan un esquema para su correcto desarrollo que puede ser más o menos extenso en función del programa. Aqui se dan los esquemas, muy abreviados, de los principales puntos del desarrollo de un acto o ceremonia.

Entrega de Reconocimientos:

• Introducción.
• Palabras del Rector o su representante.
• Entrega de reconocimientos.
• Cierre.

Firma de convenios:

• Introducción.
• Palabras del Rector o su representante.
• Palabras de representante de la contraparte.
• Firma de los documentos.
• Cierre.

En el caso de firmas de convenios, los documentos deben ser visados y autorizados previamente por el Secretario General de la Universidad y la asesoría jurídica de la contraparte. La Universidad debe quedar con a lo menos dos originales en su poder (uno para Secretaría General y otro para la Unidad gestora o depositaria del convenio). Asimismo, si los convenios están redactados en idioma extranjero, deben ser traducidos, de modo que se firmen las copias respectivas en español y en el idioma en cuestión. Los originales también quedan en dos copias de cada uno para la USM.

Visitas protocolares:

• Saludo al Rector en Rectoría o Salón de Consejo Superior.
• Entrega de obsequio y material institucional.
• Recorrido por dependencias de la Universidad.
• Reuniones de trabajo en la Unidad correspondiente.

Presentación de libros:

• Introducción.
• Bienvenida a Universidad.
• Presentación de la obra (puede ser el maestro de ceremonias o alguien designado por el autor).
• Palabras del autor de la obra.
• Cierre.

Cócteles y recepciones:

• Determinar número y perfl de los asistentes (considerar que de preferencia no se ofrece alcohol dentro de la Universidad).
• Contratar a banquetero (se puede consultar a RR.PP). Se sugiere cotizar al menos 3 presupuestos.
• Determinar lugar a efectuarse, considerando categoría de los invitados y carácter y naturaleza del acto; la capacidad de los espacios físicos de cada Campus/Sede y la cercanía con servicios básicos como; agua, electricidad con la potencia adecuada en caso de uso de hornos, ventilación óptima para no acumular olores en espacios cerrados, distancia con baños y condiciones climáticas (en caso de ser al aire libre); vías de circulación de gente ajena a la recepción, vías de escape y zonas seguras. También se debe considerar espacios para el personal de coctelería; uno para la preparación de los alimentos y otros como guardarropía y camarines.
• Solicitar las autorizaciones respectivas y reservar lugar para ubicación de coctelero.
• Considerar, dependiendo la hora y día de realización, la contratación de personal adicional, especialmente para aseo y ornato tanto de las dependencias utilizadas, como baños y pasillos/salas.
• Designar a una persona encargada de entregar los espacios limpios, prolijos y dejar dependencias cerradas, luces apagadas y otros.