¿Quién envía este correo electrónico? Etiqueta en el e-mail

Correos anónimos, remitentes extraños... ¿falta de educación?

¿Nunca se ha hecho esa pregunta? Yo, sí. Quién no ha recibido algún correo electrónico el cual es difícil de identificar. Hay ocasiones en las que no es nada fácil saber quién nos remite un mail. Ni un saludo, ni una cabecera correcta, ni tan siquiera, una firma o despedida con algún dato que pueda orientarnos. Tampoco la cuenta de correo del remitente nos ayuda mucho cuando contiene letras y números nada más.

Un correo electrónico, señoras y señores, es una carta. Una carta que se envía por otro medio diferente al tradicional -donde es necesario un sobre, un sello, un buzón donde depositarla, un cartero que la recoja, la clasifique y la reparta...-. En este caso, aunque el envío se haga por un medio electrónico, con un simple click de ratón, el contenido debe guardar una estructura correcta, como la de cualquier otro documento escrito.

Sin saludo y sin firma

Poner un saludo al empezar, es algo que no deberíamos olvidar. No es demasiado adecuado empezar a escribir directamente sobre un tema o materia aunque sea un correo personal; no es educado. "¿Vas a venir a la cena o no?", este es todo el texto de un correo que recibí hace unos cuantos días. Digno de enmarcar.

No cuesta nada escribir unas cuantas palabras como: "Buenos días... + un pequeño texto + una despedida y una firma".

Un correo bien redactado solo precisa tener tres partes o apartados bien sencillos: una cabecera, un cuerpo y un pie. O por decirlo de una forma más simple: un saludo, un mensaje y una despedida con firma.

¿Qué poner como saludo? Depende. No es lo mismo escribir a nuestro jefe que a un amigo. El grado de cercanía o familiaridad es el que marca el "respeto" o "tono" con la que debemos tratar a la otra persona. Pero siempre, por favor, hay que poner un saludo inicial.

El mensaje. Lo más breve posible, siempre que podamos expresar en pocas palabras lo que queremos decir o transmitir. Nada de abreviaturas y siglas ininteligibles que no tienen sentido. La brevedad no quiere decir utilizar abreviaturas para acortar el texto. Un correo electrónico no tiene las restricciones que se daban en los teléfonos móviles de antaño que solían cobrar por la longitud del mensaje o por rebasar un número determinado de caracteres.

La despedida. Desde lo más informal a lo más formal, pero nada de "despedirse a la francesa". Es decir, sin despedirse. Según terminamos nuestro mensaje, no ponemos nada más. No es correcto. Debemos poner "Un cordial saludo..." o una coletilla similar, pero al menos una despedida, acorde al tono del resto de la carta. Tratamiento formal, una despedida formal. Tratamiento más informal, una despedida afectuosa y cercana.

La firma. Ni obviarla, ni poner todos nuestros datos. Ni tanto ni tan calvo. El nombre completo es suficiente para firmar un correo personal; si hablamos de correos comerciales o profesionales entonces es posible añadir algún dato adicional -nombre de la empresa, cargo, teléfono, profesión, etcétera-.

Respondiendo correos y enviando mails a varias personas

Si el correo, es una respuesta a un correo anterior, es correcto dejar el texto anterior para no perder el "hilo" de lo estábamos tratando y que dio motivo a ese mail. No es necesario mantener todos los correos anteriores, alargando el texto del mismo de forma innecesaria.

Copias. Si enviamos copias del correo a otras personas, por ejemplo por ser una convocatoria para una cena de amigos, para hacer una reunión o para lo que sea, siempre debe hacerse por medio la "Blind Carbon Copy" -Bcc-, es decir, la copia oculta. El destinatario del correo no puede ver el resto de destinatarios a los que se les ha enviado el correo. Cuantas veces recibimos mails donde podemos ver las direcciones de todas las personas que van a recibir ese correo. Poco elegante y muy problemático.

Los mismos consejos dados para una carta "tradicional" son válidos cuando escribimos un correo electrónico -email-: evitar faltas de ortografía, expresiones soeces, palabras malsonantes o groseras, no escribir todo el texto en letras mayúsculas, brevedad, claridad, etcétera, etcétera.