Etiqueta en el correo electrónico

Cómo escribir de forma correcta un correo electrónico (e-mail)

Cuando tenemos que escribir un correo electrónico hay que fijarse en algunos aspectos importantes para que la comunicación sea lo más eficaz y correcta posible. En muchas ocasiones, se descuidan detalles importantes, que hacen que el correo no cumpla los objetivos marcados. Un correo electrónico no deja de ser una carta, similar a cualquier otra, en la que solo cambia el medio por el cual se envía. No hay que darle menos importancia, ni tampoco más, si no la misma que a cualquier otro comunicado.

Reglas de etiqueta y cortesía para escribir un correo electrónico (e-mail)

Alguno de los puntos importantes a tener en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico son:

1. Hay que asegurarse bien de la dirección a la que desea enviar el correo. Hay tantos dominios registrados que el cambio de una sola letra puede hacer que el mensaje llegue a la persona equivocada. O bien que el mensaje llegue a la empresa pero al departamento o persona equivocada. Es mucho más elegante escribir el nombre de la persona a la que escribimos antes de poner su dirección de correo. Por ejemplo: Javier Mateus, jmateus@nombrededominio.com.

2. Solo hay que enviar lo que se quiere transmitir, sobre lo que queremos informar o bien lo que nos hayan pedido. No debemos aprovechar la gratuidad del sistema de envío de correos para mandar documentos o archivos adjuntos innecesarios, generando más tráfico en la red y haciendo perder el tiempo a la persona que recibe el correo.

3. No hay que olvidarse de rellenar el asunto (subject) del mensaje. Eso le da una idea clara y resumida del contenido del correo al destinatario.

4. Escribir siempre un saludo, un cuerpo y una despedida, como haríamos en una carta tradicional. No tenemos porqué utilizar fórmulas distintas para este tipo de mensajes. Ni más ceremoniosas ni más familiares, salvo que escribamos a un amigo íntimo o a una persona allegada. En estos casos, podemos utilizar algún tipo de redacción más cercana.

5. No debemos utilizar las direcciones de correo electrónico de otras personas para enviar correo o archivos no solicitados (podría ser considerado S.P.A.M.). La privacidad del correo debe ser respetada. Tampoco debemos ceder o entregar las direcciones de correo a otras personas, salvo que el propio interesado nos lo autorice. Además, puede ser un delito en muchos países.

6. La redacción del correo debe hacerse de forma breve, clara, correcta (sin faltas de ortografía) y sin escribir todo el texto con letras mayúsculas. Tampoco debemos utilizar muchos tipos de fuentes distintos en una misma carta, usar muchos colores o colocar los famosos smiles -emoticones- o dibujitos similares.

7. Si enviamos un correo electrónico a varias personas al mismo tiempo, tenemos que utilizar el campo de la copia ciega (bcc) para evitar que los demás destinatarios del mensaje conozcan las direcciones de las otras personas.

8. Firmar con nombre. No se envían mensajes de forma anónima o incompletos. Debemos indicar al menos nuestro nombre al pie del texto. Si queremos, podemos incorporar algún otro dato adicional como la dirección, el teléfono, la página web, etcétera.

9. Si hemos mantenido algún otro mensaje con el destinatario del mismo, podemos dejar el texto anterior encima -o debajo- del que escribamos para recordar detalles o puntos importantes o de interés sobre los que están tratando.

10. El correo se debe responder con la mayor celeridad posible tal y como se hace con el correo tradicional en función de la urgencia del escrito.