![Logo Protocolo y Etiqueta](https://www.protocolo.org/extra/desimg/xcombined_proto_logo_idx_462x60.png.pagespeed.ic.5ZOHUrny0M.png)
54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
6.2 Guía para la preparación y ejecución de los actos.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo. Una vez que se decide esa realización, debe comenzarse su preparación con la antelación suficiente que permita su planeamiento y ejecución según la finalidad que se persiga y en función del volumen y la complejidad de gestión de las invitaciones y de la producción (montaje del "escenario").
6.3 Planificación.
Para una buena planificación, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. En qué consiste el acto.
b. Qué carácter va a tener.
c. Fecha o fechas de realización.
d. Lugar.
e. Criterios de invitados.
f. Presidencia.
g. Desarrollo.
Fases de un evento.
a. Preparación.
b. Ejecución.
c. Análisis posterior.
6.3.1 Primera fase de preparación.
Inicia con la idea y termina cuando comienza el evento.
a. Determinación del evento.
- Objetivos (Generales y específicos).
- Día, hora y lugar.
- Proyección (A quién va dirigido).
- Selección del logo.
- Decoración y/o ambientación.
- Espacio VIP.
b. Programa.
- Lista de ponentes, proposición, selección.
- Confirmación ponentes.
- Lista de invitados.
- Número de asistentes.
- Definición autoridades.
- Coordinación, elaboración materiales publicitarios y mensajes del evento (Diseño logotipo, pendones, papelería, invitaciones, materiales a distribuir).
- Elaboración y distribución de invitaciones (correo ordinario, personalizado y correo electrónico).
- Elaboración y aprobación del Guión.
c. Tipo de evento y material de apoyo.
- Tipo de evento (Protocolar, semi - protocolar e informal).
- Planos de montaje.
- Credenciales para autoridades e invitados.
- Contratación equipos necesarios.
- Discursos y/o ponencias.
- Contratación decoración salón.
- Adquisición de presentes (para invitados especiales).
- Elaboración y aprobación del presupuesto.
- Verificación y prueba del sonido.
- Verificación de montaje y decoración.
d. Acto social.
- Lugar y hora.
- Cantidad de personas.
- Clase de evento.
- Contratación agencia de festejos.
- Presupuesto.
- Música.
e. Prensa.
- Ubicación de la prensa.
- Publicidad de medios internos.
- Recomendación de pautas publicitarias y promoción.
- Presupuesto.
- Chequeo de periodistas que cubren la fuente.
- Fotógrafos de la institución.
- Personal para grabar el evento.
f. Contratación personal de apoyo.
- Personal de protocolo.
- Maestro de ceremonia.
- Presentador.
- Personal de apoyo inscripciones, entrega de programas, portafolio y credenciales.
- Personal de seguridad: Vigilancia y paramédicos.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Acto de apertura y ceremonia de la semana de adaptación de los nuevos estudiantes de la universidad.
-
Definiciones de los términos principales utilizados en el manual.
-
Historia de la Universidad Tecnológica de Pereira y el panorama actual.
-
El estacionamiento, es un tema que muchas veces no es tenido en cuenta en el momento de planear un acto.
-
Las placas conmemorativas, dentro del contexto protocolario, se colocan con la finalidad de dejar constancia de un hecho para el futuro, para recordar...
-
La toma de posesión de Decanos y miembros del equipo de gobierno, docentes de la universidad, deberá estar dotada de la transcendencia necesaria.
-
Visitas generales a la Universidad.
-
Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia.
-
Protocolo Notarial, Gubernamental, Internacional o Diplomático, Religioso, Deportivo, Militar y Social.
-
Si en una ceremonia se deben colocar varias banderas de departamentos o municipios, ocupará el segundo lugar, a la derecha de la nacional, la bandera de la Universidad Tecnológica de Pereira.
-
La ceremonia de firma de un documento especial por parte del Señor Rector, podrá llevarse a cabo en la Sala del Consejo Superior o el sitio adecuado para tal fin.
-
En la Universidad o en la ciudad se presentan diferentes actividades al mismo tiempo, que además convocan, al menos parcialmente, al mismo público...