
54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
6.2 Guía para la preparación y ejecución de los actos.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo. Una vez que se decide esa realización, debe comenzarse su preparación con la antelación suficiente que permita su planeamiento y ejecución según la finalidad que se persiga y en función del volumen y la complejidad de gestión de las invitaciones y de la producción (montaje del "escenario").
6.3 Planificación.
Para una buena planificación, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. En qué consiste el acto.
b. Qué carácter va a tener.
c. Fecha o fechas de realización.
d. Lugar.
e. Criterios de invitados.
f. Presidencia.
g. Desarrollo.
Fases de un evento.
a. Preparación.
b. Ejecución.
c. Análisis posterior.
6.3.1 Primera fase de preparación.
Inicia con la idea y termina cuando comienza el evento.
a. Determinación del evento.
- Objetivos (Generales y específicos).
- Día, hora y lugar.
- Proyección (A quién va dirigido).
- Selección del logo.
- Decoración y/o ambientación.
- Espacio VIP.
b. Programa.
- Lista de ponentes, proposición, selección.
- Confirmación ponentes.
- Lista de invitados.
- Número de asistentes.
- Definición autoridades.
- Coordinación, elaboración materiales publicitarios y mensajes del evento (Diseño logotipo, pendones, papelería, invitaciones, materiales a distribuir).
- Elaboración y distribución de invitaciones (correo ordinario, personalizado y correo electrónico).
- Elaboración y aprobación del Guión.
c. Tipo de evento y material de apoyo.
- Tipo de evento (Protocolar, semi - protocolar e informal).
- Planos de montaje.
- Credenciales para autoridades e invitados.
- Contratación equipos necesarios.
- Discursos y/o ponencias.
- Contratación decoración salón.
- Adquisición de presentes (para invitados especiales).
- Elaboración y aprobación del presupuesto.
- Verificación y prueba del sonido.
- Verificación de montaje y decoración.
d. Acto social.
- Lugar y hora.
- Cantidad de personas.
- Clase de evento.
- Contratación agencia de festejos.
- Presupuesto.
- Música.
e. Prensa.
- Ubicación de la prensa.
- Publicidad de medios internos.
- Recomendación de pautas publicitarias y promoción.
- Presupuesto.
- Chequeo de periodistas que cubren la fuente.
- Fotógrafos de la institución.
- Personal para grabar el evento.
f. Contratación personal de apoyo.
- Personal de protocolo.
- Maestro de ceremonia.
- Presentador.
- Personal de apoyo inscripciones, entrega de programas, portafolio y credenciales.
- Personal de seguridad: Vigilancia y paramédicos.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Se entiende por ceremonia a los actos protocolarios con elementos puntuales para que todo se desarrolle de una manera precisa y sin improvisaciones
-
El Protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptación general que se observan en la práctica oficial. Está basado en el llamado principio de cortesía internacional.
-
El protocolo que debe acompañar a un acto público implica la planificación previa del acto.
-
Las presidencias son el mayor honor en un acto y podrá ejercer la dirección real del mismo, iniciando y terminando.
-
La ofrenda floral se mantendrá cerca al monumento, sostenida por una persona o dos personas designadas por la oficina de protocolo y deberá ser elaborada con flores que formen la bandera o símbolo institucional.
-
Precedencias en los distintos ámbitos sociales.
-
El tratamiento para el Rector será "Señor Rector" y siempre se le tratará de usted.
-
Etapas del evento: Acto protocolario e Inducción Madres y Padres de Familia.
-
Acto celebrado al inicio de una determinada obra.
-
Tarjeta lord en la que invita la Universidad con otra institución.
-
Acto de entrega de un reconocimiento o premiación.
-
Esquema de la ceremonia inaugural.