
56. Estacionamiento y escenario.
El estacionamiento, es un tema que muchas veces no es tenido en cuenta en el momento de planear un acto.
6.4.1 Estacionamiento.
El estacionamiento, es un tema que muchas veces no es tenido en cuenta en el momento de planear un acto, posiblemente porque es considerado un detalle irrelevante y sin mucha trascendencia. Sin embargo se debe tratar de incluirlo en la organización de todas las actividades, y evitar demoras innecesarias y malos ratos a los invitados.
Si se organiza una actividad en la Universidad, se debe coordinar con anterioridad con el invitado de honor y las autoridades si vendrán en sus vehículos. De ser afirmativa la respuesta, se debe hablar con la División de Servicios, a fin que asignen y reserven unos lugares para los vehículos de éstos personajes.
Si el número de personas invitadas supera la capacidad de los parqueaderos tanto de la Universidad como de otros lugares donde se lleven a cabo las actividades, se debe mirar la posibilidad de parqueaderos cercanos a fin de informar a los invitados sobre el lugar donde deben parquear los vehículos.
Si el encuentro se realiza en otra sede externa, se debe averiguar el número de parqueaderos disponibles, y reservar para los integrantes de la mesa de honor, invitados especiales, pero también se debe tener en cuenta a los otros invitados, y tener precaución que haya parqueaderos cercanos al sitio de la reunión.
6.4.2 Escenario.
Todo acto tiene un sitio hacia donde se dirige la atención de los participantes. En los auditorios, existe un escenario; en los salones, existe lugar adecuado con mesas, en donde se ubicarán quienes presiden o dirigen la actividad.
En cualquier caso, se aconseja cuidar este espacio con todos los detalles, ello ayuda a que lo que se trate, discuta y comparta en la actividad esté revestido por la trascendencia institucional.
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Los que organiza la Universidad dentro del ámbito de la misma y cuya función principal es la comunicación interna y propia de la institución
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Cuando asistan invitadas autoridades del sector público y privado a un acto, se dará preferencia, en caso de igualdad al sector público.
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Dirección general, comisión académica, comisión financiera, comisión logística, comisión comunicaciones, comisión protocolo, comisión de cultura...
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Esta herramienta permite ordenar por escrito el programa de una ceremonia y contiene la estructura del programa.
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Son importantes para que las personas conozcan y se enteren más de cerca el fortalecimiento de la imagen institucional, el progreso y relevancia de la universidad ante la sociedad.
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Si al acto que se celebra en la Universidad se invitan las primeras autoridades de los diferentes ámbitos.
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Establece las categorías para la correcta ubicación de los elementos y las personas.
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El cóctel resulta ser más favorable con respecto al banquete, porque permite recibir y ubicar sin ningún problema a un mayor número de invitados
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Himno de la Universidad Tecnológica Pereira.
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En cualquier sitio representativo de la Universidad. En toda la papelería y publicaciones que realice la Universidad como parte del logotipo institucional.
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El orden de interpretación de los himnos siempre es de mayor a menor.
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Cuando a la institución llega una autoridad extranjera o se recibe a un visitante ilustre, es habitual y adecuado ofrecer el aprecio y reconocimiento.