La comunicación y el protocolo como instrumento de la sociedad: las relaciones públicas y el protocolo del Ministerio de Defensa, Parte III

La empresa y la organización de los eventos: cuál es el mejor momento para organizar un evento

Todo esto no quiere decir que la ocasión para organizar un evento deba dejarse al puro azar. Como ya hemos dicho tiene que estar encuadrado perfectamente en la estrategia de marketing de la empresa y responder a las expectativas iniciales. Precisamente y dentro de esa estrategia de marketing las relaciones públicas tienen un papel importante de gestión en la elaboración del evento porque los encargados de las relaciones públicas tienen la obligación de "empaparse" del producto que vamos a "vender". En una palabra las relaciones públicas aportan una ayuda inestimable a la creatividad.

Cuando se trata de grandes organizaciones de carácter multinacional suelen tener bastante claro los conceptos a la hora de llevar a cabo un evento. Son compañías que incluso cuentan con departamentos internos en esta materia que dan respuestas concretas a cada una de sus necesidades haciendo de cada acto algo diferente. Es aquí donde las personas encargadas de las relaciones públicas tienen un papel primordial: cada proyecto hay que enfocarlo desde un punto de vista que permita ofrecer frescura en la experiencia de contacto con el público que no es más que aproximarse a la comunicación en directo con modelos preconcebidos es el camino más rápido para ofrecer soluciones recurrentes sin valor añadido.

Partiendo de la base de que es muy difícil establecer modelos homogéneos responde más bien a que cada evento contiene unas características particulares no sólo en lo que a filosofía de empresa se refiere sino también porque los públicos objetivos y de comunicación suelen ser distintos en cada caso.

El éxito de un buen evento no depende solamente de realizar algo grandioso y espectacular. Lo fundamental de un evento es que responda a las necesidades de la empresa y a sus planteamientos. Los eventos son "dardos" muy selectivos donde existe un contacto directo con el cliente con los empleados o con los medios de comunicación.

Es muy importante analizar cuál es la meta del evento qué queremos comunicar a quién y por qué. De nada sirve que un evento esté muy bien realizado si no cumple su objetivo fundamental: llegar al público objetivo. Los destinatarios necesitan interactuar para que puedan sentir y así tomar parte del evento. De ahí la importancia de que estos actos sean capaces de estimular todos los sentidos desde el tacto a la vista pasando por el gusto y el oído creando a su vez emociones. Si se logra interactuar con el cliente será fácil que este se involucre obteniendo como resultado una relación más fuerte con la empresa que finalmente es lo que se trata.

A la hora de hablar de comunicación e impacto hay una materia prima que resulta imprescindible y a la que ya hemos hecho referencia. Nos estamos refiriendo a la creatividad.

Una palabra mágica donde las haya. Aunque no todo se resuelve con la creatividad. Ésta es una parte esencial del evento que forma parte de un engranaje mucho más complicado. La creatividad es un elemento destacable en todo lo que concierne a la comunicación y al marketing pero se encuentra supeditada a otros factores como son la logística las relaciones públicas y por tanto a la planificación del propio evento.

El éxito o fracaso dependerá en buena medida de cómo se resuelvan los problemas logísticos y de planificación que conllevan todo evento. La mejor manera de evitar imprevistos es trabajando codo con codo con los profesionales especializados en cada uno de los sectores que conlleva todo evento. Para ello se hace necesario articular un canal de decisión ágil a la tomar decisiones en el proceso de diseño y producción permitirá minimizar los posibles factores de riesgo. Pero aún así siempre existirán cualquier acción en directo está afectada por contingencias. Por este motivo la capacidad de previsión es un aspecto de gran valor añadido ya que en la mayoría de los casos no hay oportunidad para jugar a prueba-error por lo que hay que ser muy conscientes de las soluciones ofrecidas.

Las empresas que recurren a los eventos como medio de interrelación con sus clientes, empleados o consumidores buscan este tipo de actos una solución a la medida de sus necesidades. Ante todo se demanda algo distinto diferente y que sorprenda al público objetivo: soluciones creativas pero organizadas con una alta dosis de originalidad.

Dentro de las soluciones que demandan los clientes hay dos conceptos que suelen repetirse de manera permanente: creatividad y eficacia. Algo que es perfectamente comprensible ya que para lograr impacto siempre hay que ir buscando el triple o cuádruple "salto mortal". Además de buscar originalidad y eficacia las empresas o instituciones que contratan a una agencia especializada para la realización de un evento suele buscar un equipo dotado de las competencias necesarias para delegar una actividad con la que no siempre están familiarizadas. Lo habitual es que las agencias especializadas se conviertan en el único interlocutor de la compañía que desea organizar un evento de manera que supervise y ofrezca una solución integral al proyecto. La mejor manera por tanto de llevar a buen término un evento es dejarlo todo en manos de profesionales.

Un aspecto que no podemos olvidar a la hora de un evento es el capítulo de costes económicos que aunque es difícil establecer un baremo debemos movernos por unos parámetros aproximados teniendo en cuenta que dependemos de múltiples factores tales como el lugar donde se vaya a celebrar el número de asistentes si hay o no alojamiento catering desplazamientos o actuaciones sin perder de vista de que el coste económico lo suele fijar el cliente por lo que siempre debemos presentar los proyectos de acuerdo al presupuesto disponible. No hay que olvidar que los costes de un evento varían también dependiendo de las responsabilidades que asuma la agencia especializada. A veces sale más barato para una compañía o una institución oficial que quiere organizar un evento encargarse de partidas externas al propio acto como son la búsqueda del alojamiento y la contratación de los viajes. Aunque no siempre es así y este es un factor que hay que tener en cuenta ya que las agencias especializadas en la materia tienen mayor conocimiento del sector y son capaces de obtener mejores condiciones económicas con los proveedores.

Medir el resultado y la repercusión de un evento constituye una tarea complicada puesto que no existen herramientas ni parámetros únicos que permitan mesurar científicamente la eficacia. No obstante sí hay fórmulas que hacen posible evaluar el éxito y la rentabilidad de un evento llevado a cabo por una empresa.

La evaluación no será la misma si se trata de una convención una junta de accionistas un congreso una entrega de premios un viaje o un acto institucional. Para medir su eficacia podemos utilizar varios soportes como por ejemplo estudiando el éxito o no del evento y su repercusión en los medios de comunicación. Como término medio podemos considerar tres aspectos a la hora de evaluar: cobertura mediática impactos directos contribución a resultados comerciales.

Como en toda evaluación se puede hacer tanto cualitativamente como cuantitativamente estudiando por un lado el grado de aceptación por parte del público objetivo el grado de entusiasmo o el índice de asistencia. Para ello necesitamos una muestra tomada mediante encuestas. 

Las ciencias de la información se ha convertido en una herramienta fundamental en el mundo de la Relaciones Públicas porque transmite una serie de mensajes que son indispensables para que la opinión pública sea consciente de lo que es y cuales son los fines que toda institución persigue.

Hay que tener presente que estas corrientes informativas suelen alterar la actitud de los receptores en cuanto al conocimiento y credibilidad del mismo. Por lo tanto es importante resaltar el papel de persuasión que ejerce en eventos. Precisamente el éxito del mismo reside en que los mensajes emitidos sean captados por los públicos a los que se dirijan con el fin de poder repetir dichas actuaciones y lo más importante a nuestro juicio es que se transmita la idea de que todo lo que se realiza se hace en nombre del interés público y social por lo que la credibilidad como ya hemos anunciado es de suma importancia porque su conjunto no dará la cota de confianza con la que contamos.

Las personas que trabajan en el sector de las Relaciones Públicas ya sean en empresas como en instituciones públicas los medios de comunicación y sobre todo los especializados en el sector que nos afecte son objetivos prioritarios que hay que ponderar por la importancia que tienen a la hora de persuadir a la opinión a favor del fin que perseguimos.

Es prioritario mantener informados a los distintos medios de comunicación de todas las noticias que acontezcan a la empresa o la institución y que estimemos que son de interés público.

No solamente tenemos que dar la sensación de que estamos bien informados sino también que tratamos de colaborar de una forma eficaz y desinteresada con los medios de comunicación con el fin de aumentar su confianza y si es posible su amistad.

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