146. Tarjetas de invitación.

19.1 Tarjetas.

Deben contener los datos básicos: quién invita, a quién invita, a qué, cuándo y dónde; el deseo de contar con su asistencia y los teléfonos para las confirmaciones y las excusas. Están deben ser enviadas por lo menos 15 días antes del acto.

Al redactarse una tarjeta de invitación debe tenerse en consideración los siguientes aspectos:

1. Logo símbolo de la institución.

2. Cargo del que invita. Nombre y apellidos si procede.

3. Motivo de la invitación.

4. Fecha y hora del acto (indicar horas límites en aquellos casos que lo requiera).

5. Lugar exacto.

6. Si es necesario que la persona confirme de antemano su asistencia se anotará teléfono o dirección donde dar respuesta a la invitación, acompañada de las abreviaturas usuales en este caso (S.R.C., R.S.V.P.o P.M.).

7. No deben llevar abreviaturas, a excepción de las sociales.

8. Adicionalmente, y para formalidad, se podrá especificar el tipo de traje que se debe llevar (etiqueta, cóctel, etc.) en la parte izquierda de la tarjeta.

9. Cuando en la invitación no se indique el traje que debe usarse, se entiende que el vestido de calle es el apropiado.

10. Por razones de seguridad, control y en caso de que el número de invitados sea considerable, es conveniente añadir al final de la Invitación la frase "se ruega presentar esta tarjeta a la entrada".

11. Cuando el sitio donde se programa una reunión carezca de nomenclatura urbana y su disección no sea suficientemente conocida, es aconsejable acompañar la Invitación de un croquis que facilite la rápida ubicación del lugar.

12. Color y textura, según el acto.

13. A las autoridades se les envía carta previa.

14. Las invitaciones por tarjeta no deben firmarse.

15. Si la invitación es genérica el invitado debe ser tratado de usted.

16. Toda invitación - sea tarjeta o nota protocolar - debe redactarse en tercera persona.

17. Nunca invita un edificio. Ejemplo: La Universidad Tecnológica de Pereira (si no el Rector, El Honorable Consejo Superior y el Rector, etc.).

18. Si una persona ocupa un cargo, nunca invita como persona natural. Ejemplo: Juan Martínez.

19. Nunca va el nombre antes que el cargo. Ejemplo: Juan Martínez, Gerente de Ventas.

20. La respuesta a toda invitación que la solicite deberá darse dentro del término de 48 horas o inmediatamente, cuando fuese el caso de premura de tiempo, evitando posteriormente modificar esa respuesta, para no causar molestias al anfitrión.

21. Es primordial la confirmación del estado civil del invitado para incluir su esposa sí fuere del caso. Cualquier error en esta materia, por pequeño que parezca, puede dar lugar al rechazo de una invitación y demuestra grave falta de educación.

22. En caso de un imprevisto que impida la asistencia ya confirmada de un directivo o jefe de unidad, deberá dar cuenta a los organizadores, para evitar su inclusión en el protocolo.

23. Por razones de protocolo, la hora de llegada de los asistentes a las diferentes actividades que se realicen en la Universidad, deberá ceñirse exactamente a la Indicada en la tarjeta de invitación.

24. Cuando la persona que ostenta el cargo es una dama: Se envían dos tarjetas en caso de que la invitada sea una mujer que ocupa el cargo y es casada. A su esposo se le manda por separado.