54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
6.3.2 Segunda fase de ejecución.
Fase de la realidad, se pone en práctica todo lo que se ha planeado en días, semanas y meses. Si hay un buen pre - evento, va a existir un buen evento. Se debe mantener un alto nivel de control general del evento.
a. Registro.
- Puntualidad del personal y la agenda.
- Recibimiento a los invitados.
- Inscripción.
- Entrega de credenciales y portafolios.
b. Desarrollo del evento.
- Lugar de registro e información.
- Desarrollo del evento.
- Acto social - agencia de festejos.
- Música.
- Seguimiento, supervisión y control de los diversos trabajos.
6.3.3 Tercera fase de análisis posterior.
Esta etapa comienza cuando termina el evento, se cierra y se despide al último de los invitados.
Etapa que se puede definir en tres valoraciones:
a. Valoración caliente: Análisis del evento a las pocas horas de haber
concluido.
b. Valoración en frío: Análisis de todos los pormenores, las fases y
conclusiones del evento.
c. Valoración ejecutiva: Informe con conclusiones hacia las directivas del
evento.
Esta fase termina con:
a. Todas las cuentas pendientes, cartas de agradecimiento, informe final.
b. Coordinación pago a proveedores.
c. Envío fotos y cartas de agradecimiento a los invitados VIP y ponentes.
d. Elaboración informe de cierre del evento (participantes, gastos por partida,
material enviado y archivado, relación de gastos del evento, listado de
facturas, cuentas por pagar, evaluación general del evento).
e. Archivo del material usado.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
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Si se trata del fallecimiento de otros familiares de los miembros de la Institución, se manifestará su público pésame con la remisión de una nota escrita.
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El orden de interpretación de los himnos siempre es de mayor a menor.
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Saluda, en papel tamaño carta.
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Tarjeta lord en la que invita la Universidad con otra institución.
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Matrículas de honor. Estudiante distinguido. Premios a la investigación. Exaltación de mértios. Beca "Jorge Martínez Roa".
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Las placas conmemorativas, dentro del contexto protocolario, se colocan con la finalidad de dejar constancia de un hecho para el futuro, para recordar...
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En Colombia está regido por el decreto 770 de 1982 y establece que según su jerarquía, el que está en la cabecera es el poder ejecutivo.
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Se refiere a los actos que organizados por otras instituciones públicas o privadas, por algún motivo asisten personas de la Universidad.
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Su finalidad es poner a conocimiento del público una obra o serie de obras.
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Visitas generales a la Universidad.
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Mantener un alto sentido de pertenencia institucional, con el fin de responder a las exigencias de la comunidad universitaria en materia de asuntos protocolarios.
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Designación de un delegado para representar al Señor Rector en acto protocolarios.