54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
6.3.2 Segunda fase de ejecución.
Fase de la realidad, se pone en práctica todo lo que se ha planeado en días, semanas y meses. Si hay un buen pre - evento, va a existir un buen evento. Se debe mantener un alto nivel de control general del evento.
a. Registro.
- Puntualidad del personal y la agenda.
- Recibimiento a los invitados.
- Inscripción.
- Entrega de credenciales y portafolios.
b. Desarrollo del evento.
- Lugar de registro e información.
- Desarrollo del evento.
- Acto social - agencia de festejos.
- Música.
- Seguimiento, supervisión y control de los diversos trabajos.
6.3.3 Tercera fase de análisis posterior.
Esta etapa comienza cuando termina el evento, se cierra y se despide al último de los invitados.
Etapa que se puede definir en tres valoraciones:
a. Valoración caliente: Análisis del evento a las pocas horas de haber
concluido.
b. Valoración en frío: Análisis de todos los pormenores, las fases y
conclusiones del evento.
c. Valoración ejecutiva: Informe con conclusiones hacia las directivas del
evento.
Esta fase termina con:
a. Todas las cuentas pendientes, cartas de agradecimiento, informe final.
b. Coordinación pago a proveedores.
c. Envío fotos y cartas de agradecimiento a los invitados VIP y ponentes.
d. Elaboración informe de cierre del evento (participantes, gastos por partida,
material enviado y archivado, relación de gastos del evento, listado de
facturas, cuentas por pagar, evaluación general del evento).
e. Archivo del material usado.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
La ubicación de los invitados a una ceremonia de la institución se determinará de acuerdo al orden de precedencia entre quienes hayan confirmado su asistencia. -
Esquema de la ceremonia inaugural. -
La Universidad Tecnológica de Pereira recibió Acreditación Institucional de Alta Calidad por medio de Resolución 2550 del 30 de junio de 2005 e ingresó a la élite de las universidades en el país con esta distinción. -
Precedencias en los distintos ámbitos sociales. -
El tratamiento para el Rector será "Señor Rector" y siempre se le tratará de usted. -
Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes. -
La toma de posesión de Decanos y miembros del equipo de gobierno, docentes de la universidad, deberá estar dotada de la transcendencia necesaria. -
Su finalidad es poner a conocimiento del público una obra o serie de obras. -
Son importantes para que las personas conozcan y se enteren más de cerca el fortalecimiento de la imagen institucional, el progreso y relevancia de la universidad ante la sociedad. -
Errores en cuanto la ubicación de las banderas, rangos o cargos de los invitados, envío de invitaciones... -
Conocida la ubicación de la sala donde se velarán los restos, la Institución envía un ramo fúnebre.
-
Se encontró que dentro de la comunidad universitaria la mayoría de sus miembros desconocen las normas de protocolo que regulan los actos públicos de la institución.