
58. Atención a imprevistos.
La estructura organizativa de un acto público deberá tener la capacidad de responder adecuadamente ante imprevistos.
6.8 Atención a imprevistos.
La estructura organizativa de un acto público deberá tener la capacidad de responder adecuadamente ante imprevistos. Algunos son propios de la logística de la actividad: "Uno de los invitados especiales no llegó a tiempo y hay que reacomodar la mesa de honor; una proyección en Power Point no funciona; la asistencia al evento es mínima o, por el contrario, hay sobrecupo y las sillas no alcanzaron, quedan muchas personas de pie; uno de los expositores se alarga mucho más de la cuenta en su exposición, y en el público empieza a haber expresiones de aburrimiento o cansancio".
Quien o quienes estén a cargo de la organización general de la actividad deben tener la capacidad de atender éstas u otras situaciones. El principio sobre el que debe atenderse, es la comodidad, cortesía y agrado de los participantes.
Como prevención ante imprevistos, conviene establecer un contacto permanente con quien coordine la labor concreta de apoyos de las oficinas de Comunicaciones, Mantenimiento, Brigada de Emergencia, Administración de Auditorios y Protocolo, etc.
El organizador de la actividad deberá prever qué hacer si los invitados especiales no llegan o llegan tarde, así como el límite de tolerancia en caso de este tipo de retrasos. En el caso de algún cambio, deberá informar al maestro de ceremonias, al presentador y a la persona encargada de colocar las tarjetas de mesa.
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Mantener un alto sentido de pertenencia institucional, con el fin de responder a las exigencias de la comunidad universitaria en materia de asuntos protocolarios.
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Son los actos organizados por la Universidad a la vista de pocos, sin formalidad ni ceremonia alguna.
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En las entidades públicas, privadas y organizaciones no gubernamentales existe cada vez mayor demanda de aplicación del protocolo...
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El cóctel resulta ser más favorable con respecto al banquete, porque permite recibir y ubicar sin ningún problema a un mayor número de invitados
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Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia.
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La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
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Tarjeta lord en la que invita la Universidad con otra institución.
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Deben contener los datos básicos: quién invita, a quién invita, a qué, cuándo y dónde.
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Identificar un lugar para llevar a cabo la Audiencia Pública, debe ser amplio, respondiendo a las necesidades de la Institución y de fácil acceso a la ciudadanía.
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La mesa de honor debe estar organizada con mucha antelación y mostrar pulcritud, con los implementos necesarios.
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Si al acto que se celebra en la Universidad se invitan las primeras autoridades de los diferentes ámbitos.
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Orden de precedencia de Representantes Diplomáticos extranjeros, de acuerdo con el Decreto 1091 de 1945 (marzo 23).