150. Confirmar. Base de datos. Asistencia de autoridades.
Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
19.5 Confirmaciones.
Es preciso asignar a alguien para recibirlas, siendo generalmente labor de equipo. Es primordial para las precedencias. Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
19.6 Base de datos.
Es necesario contar con una base de datos actualizada permanentemente para contribuir a la eficiente elaboración de los sobres y tarjetas.
La gestión de los listados no es una operación de un día, sino de todo el año.
Tener una buena base de datos de personas objeto de protocolo es parte fundamental del profesional de esta oficina. Y una buena base de datos no se hace sólo disponiendo de cientos y cientos de personas en la memoria informática, sino teniéndola bien gestionada y que su clasificación permita un manejo sectorial, de tal manera que cada vez que se quiera confeccionar una lista para un acto determinado no se tenga que recurrir a imprimir toda la base para después sacar uno a uno la relación de los asistentes que se desea.
19.7 Asistencia de autoridades.
Cuando en los actos a celebrar en la Universidad esté prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al del Rector, los organizadores de los mismos deberán ponerse en contacto con la Oficina de Protocolo de la Universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un programa.
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Es aquella que se ostenta por cesión o cortesía.
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Se encarga de poner en contacto a los participantes con el público. Tiene la gran responsabilidad de conducir el evento cualquiera que este fuere: Académico, sesiones solemnes, discursos, conferencias, etc.
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Tarjetas lord para reuniones urgentes o de pocas personas.
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La ceremonia de firma de un documento especial por parte del Señor Rector, podrá llevarse a cabo en la Sala del Consejo Superior o el sitio adecuado para tal fin.
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Esquema de la ceremonia inaugural.
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El orden de precedencia en la Universidad, se indicará primero por rango y luego por antigüedad de los programas académicos.
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El cóctel resulta ser más favorable con respecto al banquete, porque permite recibir y ubicar sin ningún problema a un mayor número de invitados.
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La ubicación de los invitados a una ceremonia de la institución se determinará de acuerdo al orden de precedencia entre quienes hayan confirmado su asistencia.
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Las invitaciones. Cómo aceptar, agradecer o posponer una invitación.
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La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
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Se entiende por ceremonia a los actos protocolarios con elementos puntuales para que todo se desarrolle de una manera precisa y sin improvisaciones
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Elementos necesarios para la organización de los distintos tipos de actos.