150. Confirmar. Base de datos. Asistencia de autoridades.
Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
19.5 Confirmaciones.
Es preciso asignar a alguien para recibirlas, siendo generalmente labor de equipo. Es primordial para las precedencias. Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
19.6 Base de datos.
Es necesario contar con una base de datos actualizada permanentemente para contribuir a la eficiente elaboración de los sobres y tarjetas.
La gestión de los listados no es una operación de un día, sino de todo el año.
Tener una buena base de datos de personas objeto de protocolo es parte fundamental del profesional de esta oficina. Y una buena base de datos no se hace sólo disponiendo de cientos y cientos de personas en la memoria informática, sino teniéndola bien gestionada y que su clasificación permita un manejo sectorial, de tal manera que cada vez que se quiera confeccionar una lista para un acto determinado no se tenga que recurrir a imprimir toda la base para después sacar uno a uno la relación de los asistentes que se desea.
19.7 Asistencia de autoridades.
Cuando en los actos a celebrar en la Universidad esté prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al del Rector, los organizadores de los mismos deberán ponerse en contacto con la Oficina de Protocolo de la Universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un programa.
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Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia. -
El orden de precedencia en la Universidad, se indicará primero por rango y luego por antigüedad de los programas académicos. -
En las entidades públicas, privadas y organizaciones no gubernamentales existe cada vez mayor demanda de aplicación del protocolo... -
La toma de posesión del Rector revestirá de la mayor solemnidad, con la asistencia de autoridades y personalidades que estén relacionadas con la actividad de la Institución... -
Definir quiénes van a formar la mesa de honor y quién la preside, recordando que la autoridad máxima de la Institución en caso de confirmar preside el acto. -
Ocurrido el fallecimiento de la máxima autoridad de la Universidad, la autoridad superior de la institución, visitará a la familia para darle el pésame en nombre propio y de la Universidad. -
Es importante destacar que cada uno de estos tipos de eventos poseen sus propias características, objetivos...
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Diligencia de apertura y datos que se hacen constar en cada una de las páginas. -
La precedencia de los puestos, cuando dos o más personas deben colocarse una al lado de la otra para asistir a una ceremonia. -
La bandera constituye uno de los principales símbolos de una nación, región, municipio e institución. -
Se entiende por ceremonia a los actos protocolarios con elementos puntuales para que todo se desarrolle de una manera precisa y sin improvisaciones -
Elementos necesarios para la organización de los distintos tipos de actos.