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150. Confirmar. Base de datos. Asistencia de autoridades.
Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
19.5 Confirmaciones.
Es preciso asignar a alguien para recibirlas, siendo generalmente labor de equipo. Es primordial para las precedencias. Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
19.6 Base de datos.
Es necesario contar con una base de datos actualizada permanentemente para contribuir a la eficiente elaboración de los sobres y tarjetas.
La gestión de los listados no es una operación de un día, sino de todo el año.
Tener una buena base de datos de personas objeto de protocolo es parte fundamental del profesional de esta oficina. Y una buena base de datos no se hace sólo disponiendo de cientos y cientos de personas en la memoria informática, sino teniéndola bien gestionada y que su clasificación permita un manejo sectorial, de tal manera que cada vez que se quiera confeccionar una lista para un acto determinado no se tenga que recurrir a imprimir toda la base para después sacar uno a uno la relación de los asistentes que se desea.
19.7 Asistencia de autoridades.
Cuando en los actos a celebrar en la Universidad esté prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al del Rector, los organizadores de los mismos deberán ponerse en contacto con la Oficina de Protocolo de la Universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un programa.
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Son reuniones convocadas por una persona o entidad a fin de dar a conocer a los medios de comunicación algunos hechos de la institución...
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Solicitar la presencia del Rector para un determinado acto o evento.
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Esta herramienta permite ordenar por escrito el programa de una ceremonia y contiene la estructura del programa.
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Libro de firmas de visitantes ilustres.
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La toma de posesión de Decanos y miembros del equipo de gobierno, docentes de la universidad, deberá estar dotada de la transcendencia necesaria.
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Se refiere a los actos que organizados por otras instituciones públicas o privadas, por algún motivo asisten personas de la Universidad.
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Sobre un amarillo ocre, cuatro franjas delgadas de igual tamaño en su orden: blanco, azul celeste, verde y rojo.
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Cuando asistan invitadas autoridades del sector público y privado a un acto, se dará preferencia, en caso de igualdad al sector público.
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Modelo de carta protocolaria, papel oficio doble; 17 cms, por 24 cms.
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Ingreso de personajes. Portanombres. Tarjetas de reservado. Plano de ubicación. Simulacro.
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Diploma en pergamino de Visitante Ilustre.
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La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.