Una mirada desde el Ceremonial. Conferencias de Prensa
Se debe procurar que el lugar elegido cuente con el debido acondicionamiento acústico, amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables...
protocolo.org
Cómo organizar un rueda de prensa o conferencia de prensa
En el amplio espectro que abarca el ceremonial, también se encuentra la posibilidad de organizar una Conferencia de Prensa. Si bien este tipo de eventos generalmente se delega íntegramente al área de Prensa hay aspectos que conciernen al ceremonial.
El ceremonial, a grandes rasgos, velará por la imagen, asesorará en lo concerniente a la sala en que se efectuará la conferencia para lograr un óptimo aspecto; intervendrá en la redacción de las invitaciones, prestará cuidado en la recepción de los invitados a la conferencia, la ubicación de las personas, procurará que las autoridades conferenciantes sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarquía y que los cronistas y fotógrafos cuenten con todos aquellos elementos necesarios para desarrollar su labor .
El lugar para celebrar una conferencia de prensa
Una vez que se haya realizado el listado de periodistas invitados, se iniciará la tarea de elegir el salón adecuado. Si la Institución no posee un salón cómodo, amplio, claro y acogedor para este tipo de eventos; se estila alquilar el salón de un hotel de jerarquía.
Te puede interesar: Cómo dar una rueda de prensa. Hacer una rueda de prensa
Se debe procurar que el lugar elegido cuente con el debido acondicionamiento acústico, amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables, podios para los conferencistas, teléfonos, fax, etcétera.
Lo ideal sería que la organización contará con una "Sala de Prensa" dentro del edificio. Esto permite el contacto cotidiano con los medios de comunicación y a través de ellos proyectar una imagen institucional prolija y planificada.
Elementos necesarios para ofrecer una conferencia de prensa
Además de los objetos ya mencionados, la sala de prensa debe contar con los siguientes elementos dispuestos de una determinada manera:
- El foco de atención, en otras palabras, el sitio que ocupará el funcionario entrevistado, debe disponerse sobreelevado. De esta forma, podrá ser visualizado por los presentes y los planos de fotografía más fácil de captar.
Este foco debe ubicarse en contraluz de ventanas para que los fotógrafos puedan realizar su trabajo con el sol de espaldas y el objetivo reciba iluminación natural.
- El estrado o tarima debe tener por lo menos unos 20 o 30 centímetros de altura. Así, se logra reforzar la atención de los asistentes a la Conferencia de Prensa y permite que todos pueden observar sin importar la altura corporal de las personas sentadas en primera fila. Por razones estéticas, este entarimado debe estar alfombrado o cubierto por algún revestimiento.
- También pueden emplearse dos tipos de podio: uno individual y otro colectivo. El podio sirve de apoyo tanto para las manos y brazos del entrevistado como así también de ayuda - memoria en el que se ubican papeles de consulta. El podio colectivo se utiliza cuando el entrevistado brinda una conferencia junto a sus colaboradores. Los estrados de Instituciones Públicas deben llevar al frente de los mismos el escudo nacional, provincial o municipal. En caso de empresas privadas se puede grabar el logotipo comercial o escudo institucional.
- Una sala de prensa debe contar con elementos de proyección y reproducción para la ilustración de las conferencias con videotapes o presentaciones multimediales.
La ornamentación de la sala de prensa o lugar de la conferencia
En caso que no se utilicen podios, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso mantel de paño o terciopelo, con el objeto de evitar a los presentes la antiestética visión de los pies de los entrevistados; quienes pueden dejar al descubierto ticks nerviosos o quitarse el calzado.
Deben proveerse al menos dos micrófonos para sortear el pasarse continuamente éstos entre los entrevistados y así responder a las preguntas de los cronistas. Se aconseja utilizar al menos dos micrófonos, para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado y el otro vaya al centro desde la izquierda. Por la misma razón, es aconsejable que los auxiliares del área de protocolo cuenten con dos micrófonos inalámbricos para que los reporteros utilicen; uno de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. Así se evitan las clásicas molestias que acarrean los cables de los micrófonos entre los asistentes.
Los principales elementos de ornamentación de un salón son: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte. Algunas consideraciones:
- Arreglos florales: no utilizar arreglos de grandes dimensiones ni flores artificiales; dan un aspecto de funeral.
- Plantas ornamentales: deben ser sencillas y armónicas. Se desaconsejan cataratas las vegetales ya que su uso indiscriminado confiere una imagen de selva tropical al salón elegido .
Las invitaciones para la conferencia de prensa
El responsable de Protocolo supervisará la redacción y se encarga que las invitaciones lleguen a destino de acuerdo a la información que les proporcionó Prensa.
El agasajo: un lunch
Uno de los detalles más importantes de las conferencias es la organización de un servicio de lunch. La dinámica de trabajo de los profesionales de los medios es compleja. Si incorporamos un lunch, no sólo incrementamos la posibilidades de asistencia sino también demuestra es un gesto de respeto y comprensión que será valorado por los periodistas.
El lunch debe preverse, en preferencia, en horas que no coincidan con las de mayor trabajo en los medios de comunicación y deberá inscribirse en las invitaciones.
Una alternativa, si el tiempo apremia, es servir bebidas a los asistentes antes de iniciarse la conferencia y durante la misma en mesas previstas al alcance de los asistentes. Así, se habrá demostrado la cortesía de la Institución sin demorarlos innecesariamente
Te puede interesar: La nota de prensa. Cómo se redacta. Elementos que la componen
Entrega de material: el dossier de prensa - información
Desde el área de Protocolo, también se puede confeccionar material específico o complementario -Dossier de Prensa- para entregar a los medios de prensa que asistan. En una buena carpeta de presentación se puede incluir la información pertinente. Este tipo de material es de suma utilidad para los periodistas ya que les sirve de background en sus notas, para contextualizar al lector o interpretar la información.
Por último, cabe subrayar que el personal del ceremonial recibirá a los medios de comunicación, los guiará hasta el salón donde se realizará el evento y , terminado el acto, los acompañará hasta la puerta.
BIBLIOGRAFÍA:
GOTELLI Aníbal (2001) Manual de Ceremonial Empresario e Institucional. Editorial Imagen. Argentina
VILLALTA Blanco Jorge (1996) Ceremonial, Filosofía, Ciencia y Arte de la Convivencia. Lugar Editorial. Argentina.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Los mensajes que se dejan en un contestador particular no requieren del rigor ni la abundancia de datos que los solicitados para una empresa o negocio -
Gesticular mientras se habla. El lenguaje no verbal de sus manos y su cara. Qué dice su cuerpo. El uso correctos de los gestos. Exposición y gestos -
Resultar atractivo en los medios de comunicación es importante, pero en televisión es fundamental -
Después de haberse informado del estado sanitario de la persona a quien se visita, conviene preguntarle acerca de su familia. -
Es conveniente que nos deje ver algunos programas antes de acudir a la entrevista para conocer mejor los contenidos y ver cómo es el entrevistador -
Si en nuestra intervención tenemos que citar algunos nombres, es conveniente apuntarlos para no olvidarlos o confundirlos -
El momento de la verdad. Comenzar un discurso. Los primeros momentos. Controlar la audiencia y su interés por el discurso -
En nuestra relación con los medios, lo más importante, es mantenernos en nuestro sitio. No perder los papeles -
El miedo a hablar en público puede limitar o entorpecer nuestra alocución... -
La chanza o burla dulce, graciosa, ligera debe ser compartida con buena intención por los mismos que son objeto de ella. -
Una conversación por teléfono reduce en cierta medida nuestra capacidad de comunicación pues se pierden los gestos y expresiones tan importantes para interpretar bien lo que se quiere decir o comunicar -
Importantes empresarios, políticos, artistas, etc. que comparecen de forma habitual en la televisión, algunas veces descuidan los aspectos más básicos de una buena educación.