La nota de prensa. Cómo se redacta. Elementos que la componen

Cómo redactar una nota de prensa de calidad. Sus características

Escribir una nota de prensa perfecta para los medios de comunicación

La nota o comunicado de prensa es la herramienta básica del trabajo de relaciones públicas, en el aspecto de relaciones con los medios, mejor conocido como gabinete de prensa. Es un escrito que reúne la información fundamental sobre algún tema, persona o producto, que se envía a los medios de comunicación para que éstos se encarguen de difundirla entre la población.

Breve historia de la nota de prensa

En la antigüedad, las noticias siempre eran llevadas por mensajeros que recorrían grandes distancias para difundir de viva voz o mediante sencillas cartas la información entre los gobernantes y éstos, a su vez, se encargaban de trasmitirla al pueblo. El ejemplo clásico lo tenemos en la gesta del soldado Filípides, quien, en el año 430 después de Cristo, corrió 40 kilómetros para anunciar el triunfo de los griegos frente a los persas, muriendo momentos después de haber dado la buena nueva. Este esfuerzo de comunicación es recordado hoy en día en la prueba deportiva conocida como "Maratón".

Varios siglos después, con la invención de la imprenta en el siglo XV, la humanidad vivió una gran revolución ideológica, gracias a la posibilidad de la difusión de mensajes entre miles de personas en un soporte estable, de fácil distribución y bajo coste. No fue casual que el primer libro que se imprimiese fuese la Biblia, summum de la propagación ideológica.

Durante el siglo XVII, algunos periódicos comenzaron a editarse en varios países y desde su nacimiento recibían información para su publicación de diferentes actores de la vida pública en forma de cartas, sermones, panfletos y ensayos.

El poder de influencia que tuvieron estos medios los convirtió instrumentos de propaganda para la movilización social, política y económica, que daría pie a los movimientos revolucionarios e independentistas de las sociedades de todo el mundo.

En el año 1748, el King's College (actual Universidad de Columbia en EE.UU.) envió la primera nota de prensa con la finalidad de obtener cobertura en los medios de comunicación (1).

La nota de prensa se extendió rápidamente durante el siglo XIX, al nacer la profesión de agentes de prensa, quienes se encargaban de realizar acciones propagandísticas y comerciales a través de escritos que preparaban a nombre de personas y empresas, y que distribuían finalmente entre periódicos de la época.

Hoy en día, existen servicios de distribución de notas de prensa que pueden hacer llegar la información en segundos a miles de medios, acompañando los datos escritos con imágenes, sonidos y contenidos interactivos.

Características de la nota de prensa

La nota de prensa es también el más versátil de todos los documentos que se puedan distribuir entre los medios de comunicación, ya que responde a un acontecimiento de actualidad (el lanzamiento de un producto, el posicionamiento de un líder de opinión frente al tema del día, la situación sobre una catástrofe, entre otros).

Por este mismo motivo, la nota de prensa tiene una vida útil muy breve y concreta. Esto debe tenerlo presente quien la elabore, para eliminar datos inútiles o redundantes, información sobre otras ideas o personas ajenos al tema central del comunicado, mensajes antiguos, etcétera.

En el caso de la nota de prensa cabe el dicho "si lo bueno es breve, entonces es dos veces bueno". Esta herramienta de comunicación debe ser concisa, clara y directa.

Esto se aplica perfectamente a la utilización de adjetivos. En realidad, cuando se escribe una nota de prensa se trata de no usarlos. Frente al lenguaje publicitario, con sus estrategias de persuasión e impacto en el público, el de la relaciones públicas tiene que basarse en la credibilidad de la fuente y en la posibilidad de contrastar los datos que se aportan.

Puede suceder en los mensajes comerciales, elaborados en primera instancia por personas de los departamentos de marketing, que sean grandilocuentes y demasiado entusiastas con respecto a la realidad del producto. En este caso, el deber del consultor de relaciones públicas está en hacerle ver a su cliente que en los medios de comunicación el primer público al que debe enfrentarse son los periodistas, que éstos valorarán la fiabilidad de la fuente y que los datos sean creíbles, aún antes de la novedad que pueda suponer el lanzamiento de su producto, para decidir finalmente si publica o no la información proporcionada.

Decir que algo es "lo mejor" será creíble en la medida que se acompañe de una explicación clara de qué es lo que le da esta condición. Por ejemplo, en el caso de un detergente, si ayuda a ahorrar más agua que ninguno, si es el que más respeta los colores, si no daña los tejidos, si deja un olor durante más tiempo, etc. y si estas características están avaladas por laboratorios reconocidos e independientes entonces podrá decirlo, aunque aún así pueda ser recomendable no hacerlo.

Cuando se dice que el lenguaje de la nota de prensa tiene que ser claro y conciso, también se refiere a que se debe huir de términos incomprensibles para el gran público, ya sea de carácter técnico o de temas que sean dominados por un grupo de "iniciados". Hay que intentar ser cercanos al lector, tener empatía y preguntarnos si aquello que queremos trasmitir lo puede entender sin ninguna dificultad.

Por otro lado, en la actualidad, los líderes de algunas grandes organizaciones presionan a sus agentes de relaciones públicas para que incluyan sus pronunciamientos sobre el lanzamiento de un producto o cualquier acontecimiento sobre el que consideran necesario "declarar", sin que este tipo de información sea relevante para el periodista ni aporte información de valor para el hecho noticioso en sí mismo.

Para ser incluidas, las declaraciones deben ser siempre valoradas en el marco de la noticia y no meterlas si no es realmente necesario hacerlo.

Hablar de la extensión de una nota de prensa puede resultar discutible, ya que depende del acontecimiento que le dé lugar la cantidad de información a trasmitir será mayor o menor.

Pongamos un ejemplo: se ha cerrado un acuerdo de fusión entre dos grandes empresas de diferentes países con presencia en decenas de mercados y que cotizan en tres bolsas de valores diferentes. El proceso será largo y complejo con intercambios de valores, pagos en efectivo, asunción de deuda, etc., y no estará exento de algunas complicaciones como restructuraciones de plantilla y cierre de fábricas para evitar duplicidades, nuevos enfoques estratégicos de la actividad del negocio, entre otros muchos temas.

Todo esto no es posible escribirlo en una hoja sin dar la impresión de que se está dejando fuera información de interés, lo que pueda provocar la suspicacia de analistas financieros e inversores. En este caso, la necesidad de dar la mayor cantidad de información prima frente a la necesidad de brevedad.

También hay que tener cuidado con que la brevedad no cree ambigüedad al lector. La concisión no está peleada con la claridad.

Resumiendo, las características de la nota de prensa son:

- Debe obedecer a un hecho noticiable de actualidad.

- Vida útil breve y concreta.

- Claridad y concisión en los mensajes.

- Sin información redundante, antigua o inútil.

- Lenguaje accesible al lector.

- Sin adjetivos.

- Fuente fiable y datos contrastables.

- Declaraciones, si son relevantes y aportan información de valor para el hecho noticiable.

Elementos de una nota de prensa

Como ya se ha expuesto antes, sus funciones pueden ser varias, principalmente ideológicas y comerciales, pero, salvo estilos, siempre tiene que contar con las siguientes características:

- Titular.

- Lugar y fecha de edición.

- Cuerpo del comunicado.

- Información básica de la entidad que promueve la información.

- Datos de contacto.

Titular: la cabecera de la nota de prensa

El titular o encabezado es la frase destacada que se coloca en primer lugar en la nota de prensa.

Esta frase tiene que presentar, de una forma resumida, clara e impactante, la información más importante que se quiere trasmitir al periodista.

Depende del titular que la nota de prensa cumpla con mayor éxito su función, ya que si su construcción es larga, confusa y sin interés, probablemente no se le atienda con la debida atención, aunque la información del cuerpo del comunicado sea relevante para el lector.

Es recomendable que el titular se distinga desde su tipo de letra. Tendrá un tamaño mayor, estará en negrita y centrado con respecto al cuerpo del texto.

Según estilos, se pueden usar antetítulos y subtítulos -o "bullets" en su término en inglés- para apoyar al titular, situándolo, complementándolo o destacando una información que interese que el lector conozca rápidamente.

• La nota de prensa. Cómo se redacta. Elementos que la componen
• La nota de prensa. Cómo se redacta. Elementos que la componen, parte II