Material. Comprobar. Soporte multimedia. Contratiempos y soluciones

Consejos a tener en cuenta en torno a las charlas y los discursos. Comprobaciones previas. Las pruebas antes de empezar. Resolución de incidencias

Redacción Protocolo y Etiqueta

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Check list para comprobar que todo funciona: material de apoyo

Controlar todos los posibles imprevistos

Hay que comprobar que todo el material que vamos a utilizar funciona perfectamente. Empezaremos por comprobar los micrófonos para que se encuentren en perfecto estado y funcionen correctamente. En determinadas ocasiones hacen un pitido por culpa del "acople", por lo que debemos separarlos o bajar o el volumen.

Para comprobar que los micrófonos funcionan, podemos preguntar al público si se escucha correctamente, aunque también otras personas optan por dar unos golpecitos al micro para ver que funciona -aunque nos parece más recomendable la primera opción-.

Dependiendo del tamaño de la sala y del número de oyentes, se puede intervenir sin micrófono, creando un ambiente mucho más cercano y personal para la charla. Pero hay que asegurarse de que todo el mundo escucha bien, de lo contrario habrá que utilizar sistema de megafonía.

Material de apoyo: informática y audiovisuales

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La utilización de medios audiovisuales, puede ser de gran interés como complemento a nuestra charla. No obstante, los profesionales recomiendan preparar la exposición como si no se tuvieran apoyos audiovisuales. Esta recomendación se hace, para que en caso de que fallen estos medios, no se vea afectada la exposición en gran medida. Cuando usemos medios audiovisuales, hay que procurar no dar la espalda al público.

Mejor el efecto sorpresa

En caso de llevar objetos o piezas que mostrar, no se deben ver hasta el momento de su presentación para evitar la distracción del público -quien no ha asistido a una presentación y se ha pasado todo el rato mirando ese ordenador nuevo que van a presentar o ese nuevo envase de un producto-.

¡Cuidado con el tiempo!, puede pasar volando

Es importante controlar el tiempo de duración de nuestra exposición, y adaptarlo al tiempo del que disponemos. Por ello es fundamental ser puntuales y empezar con total puntualidad. Si no controlamos bien el tiempo de forma "intuitiva" podemos colocarnos un pequeño reloj en el atril, pero no está bien, mirar el reloj cada poco. Es síntoma de nerviosismo y da la impresión de querer acabar pronto.

"La mejor forma de terminar una discusión es no comenzarla"

Los 'espontáneos' y otras incidencias

Si nos interrumpen, no debemos ponernos nerviosos. Es mejor ignorar los comentarios o "ataques" que puedan venir del público. Si son muy insistentes, podemos pedir que abandonen la sala, o podemos dar la orden a los correspondientes servicios de seguridad para que lo hagan. La mejor forma de terminar una discusión es evitarla.

Cualquier otro problema que pueda surgir -irse la luz, quedarse sin sonido...- debe ser tratado con calma, y no debe trasladarse el nerviosismo que podamos tener al público. Se les debe tener informados en todo momento para tranquilidad de todos. Si el problema persiste se puede dar por concluido el acto.

¿La exposición llega a su fin?

Hablando de finalizar actos, es mejor no decir frases que den a entender que va a terminar su exposición, cuando aún falta mucho para ello -para terminar... para ir concluyendo... voy a terminar diciendo…-. Se crea una expectativa que puede resultar negativa para su exposición.

Si la exposición ha sido larga, se puede terminar con un breve resumen de la misma, haciendo hincapié en los puntos más importantes de la charla. También es adecuado terminar con un final "impactante" para dejar un buen sabor de boca a los asistentes.

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Tal y como dijimos para levantar la atención del público, no termine con una frase hecha o un tópico. Debemos huir de ellos. Es mejor terminar con cierta naturalidad que utilizar recursos muy manidos.

Consejos para participar en una entrevista en televisión

Aunque los explicamos en el capítulo de las entrevistas, si nuestra exposición se retransmite por televisión debemos cuidar ciertos detalles -aunque es bastante probable que desde la producción nos den algunos consejos previos como estos-:

1. Evitar los colores brillantes, y los tejidos que brillan, pues dan problemas de reflejos; a veces las prendas blancas, dependiendo del tejido, producen ciertos molestos halos de luz, y no hacen buen contraste; lo mismo que las telas brillantes, debemos evitar ir con demasiadas joyas o bisutería que puede dar lugar a brillos y reflejos muy molestos;

2. Debemos dejar que nos maquillen (aunque no nos guste demasiado) para que no parezcamos un "zombie" en la televisión, pues la luces tan fuertes nos hacen parecer más pálidos;

3. Las gafas, si no son imprescindibles, podemos dejarla, para evitar brillos y reflejos;

4. En definitiva debemos tener en cuenta todas las cosas que no "quedan bien" en la televisión para tratar de evitarlas y facilitar el trabajo de los cámaras.