74. Organizadores, logística, marketing y comunicación.
Componentes fundamentales a tener en cuenta para la realización de un Congreso.
9.2 Organizadores.
Estos se encargarán de concretar la participación de los profesionales que actuarán como ponentes, identificarán con claridad la pertinencia de fechas y la coincidencia con las agendas personales de los ponentes.
9.3. Logística.
Los que se encargarán de asuntos puntuales como: local, recursos de conectividad, recursos audiovisuales, formularios de registro, procesos de inscripción y pago, reservaciones de hotel, recibimientos y traslados de los ponentes.
9.4 Marketing y comunicación.
Ellos tendrán a cargo la difusión del congreso a través de diversos medios, producirán los materiales impresos: tarjetas de participantes, carpetas, folletos, boletines de prensa, anuncios, afiches, sitios web, etc.
Es importante conocer el número estimado de las delegaciones y participantes con que se puede contar para prever con mayores rangos de precisión la inversión que contemplará el congreso.
Realizar un análisis exhaustivo de los gastos que se harán en el evento.
Elaborar un programa completo que incluya horarios fijos para:
1. Registro de participantes.
2. Evento de apertura del congreso.
3. Reproducción y entrega de memorias.
4. Entrega de certificaciones de participación.
5. Acto de clausura del congreso y entrega de diplomas de agradecimiento a los ponentes que participaron en el congreso.
Además las actividades de cada delegación y para todas en general, se incluirán:
1. Visitas protocolares a los anfitriones.
2. Organización de recepciones de agradecimiento a las delegaciones
participantes.
3. Visitas colaterales: museos, lugares de interés turístico, etc.
4. Según los países de procedencia de las delegaciones extranjeras, debe preverse la traducción simultánea por idiomas, la bilateral para los conferencistas.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Ocurrido el fallecimiento de la máxima autoridad de la Universidad, la autoridad superior de la institución, visitará a la familia para darle el pésame en nombre propio y de la Universidad. -
Cuando se ubican personas siempre se debe tener en cuenta que se considera la derecha y la izquierda... -
El tratamiento de usted facilita las relaciones con los jefes y visitantes así como con los colaboradores y personas con quienes no se tiene confianza. -
La ofrenda floral se mantendrá cerca al monumento, sostenida por una persona o dos personas designadas por la oficina de protocolo y deberá ser elaborada con flores que formen la bandera o símbolo institucional. -
Se seleccionará un salón adecuado para la reunión, el espacio se ambientará con la iluminación adecuada, con una sencilla decoración. -
Primeras autoridades de los poderes públicos en los ámbitos nacional, departamental y municipal. -
Designación de un Directivo para que presida un acto. -
La estructura organizativa de un acto público deberá tener la capacidad de responder adecuadamente ante imprevistos. -
Esquema de la ceremonia inaugural. -
Elementos necesarios para la organización de los distintos tipos de actos. -
El protocolo que debe acompañar a un acto público implica la planificación previa del acto. -
El lugar de honor es a la derecha de la máxima autoridad de la institución o punto central de referencia