74. Organizadores, logística, marketing y comunicación.
Componentes fundamentales a tener en cuenta para la realización de un Congreso.
9.2 Organizadores.
Estos se encargarán de concretar la participación de los profesionales que actuarán como ponentes, identificarán con claridad la pertinencia de fechas y la coincidencia con las agendas personales de los ponentes.
9.3. Logística.
Los que se encargarán de asuntos puntuales como: local, recursos de conectividad, recursos audiovisuales, formularios de registro, procesos de inscripción y pago, reservaciones de hotel, recibimientos y traslados de los ponentes.
9.4 Marketing y comunicación.
Ellos tendrán a cargo la difusión del congreso a través de diversos medios, producirán los materiales impresos: tarjetas de participantes, carpetas, folletos, boletines de prensa, anuncios, afiches, sitios web, etc.
Es importante conocer el número estimado de las delegaciones y participantes con que se puede contar para prever con mayores rangos de precisión la inversión que contemplará el congreso.
Realizar un análisis exhaustivo de los gastos que se harán en el evento.
Elaborar un programa completo que incluya horarios fijos para:
1. Registro de participantes.
2. Evento de apertura del congreso.
3. Reproducción y entrega de memorias.
4. Entrega de certificaciones de participación.
5. Acto de clausura del congreso y entrega de diplomas de agradecimiento a los ponentes que participaron en el congreso.
Además las actividades de cada delegación y para todas en general, se incluirán:
1. Visitas protocolares a los anfitriones.
2. Organización de recepciones de agradecimiento a las delegaciones
participantes.
3. Visitas colaterales: museos, lugares de interés turístico, etc.
4. Según los países de procedencia de las delegaciones extranjeras, debe preverse la traducción simultánea por idiomas, la bilateral para los conferencistas.
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Orden del día. Lista de protocolo. Saludo protocolario. Línea de recepción.
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Invitar es un acto voluntario en el que se expresa el deseo de considerar una serie de personas como algo importante dentro de la institución, para que la acompañen en un acontecimiento que considera importante.
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Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico.
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Tarjetas lord para reuniones urgentes o de pocas personas.
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La presentación es la forma adecuada en que una persona pone en contacto a otras dos que no se conocen.
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Consiste en un doble círculo que lleva el lema en latín "Ciencia y Técnica por la Humanidad bajo la tutela de la Libertad".
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Tarjeta lord en la que invita la Universidad con otras instituciones.
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Criterios más utilizados para establecer un orden de precedencia en un acto.
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El estacionamiento, es un tema que muchas veces no es tenido en cuenta en el momento de planear un acto.
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El comportamiento en un espectáculo de este tipo tiene ciertas indicaciones similares a la de una ceremonia.
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La ceremonia se desarrollará de la siguiente manera: a la derecha del señor Rector se colocará el homenajeado, quien intervendrá en representación del grupo...
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El orden de precedencia en la Universidad, se indicará primero por rango y luego por antigüedad de los programas académicos.