35. Protocolo en relaciones con la prensa.

CAPÍTULO VII. Protocolo con los medios masivos de comunicación.

7.1 Protocolo en relaciones con la prensa.

La estrategia adecuada para relacionarse con los medios de comunicación desde la Universidad va ligada a las necesidades de mantener unas buenas relaciones con los periodistas y de unos "mínimos" para que éstas sean lo más objetivas y fluidas posible. Por ello es ideal propiciar una relación profesional fructífera, logrando su continuidad en el tiempo, lo cual exige mantener un relacionamiento continuo, gerenciar ciertas tensiones y hablar siempre con la verdad.

Para ello existe la Política de Comunicaciones de la Universidad, en donde se contemplan las formas, estrategias, directrices y mecanismos de comunicación con los periodistas. Es la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas la única área encargada en la Universidad de convocar, promover y direccionar las relaciones con los periodistas y directivos de los medios de comunicación.

El objetivo último de las relaciones con los medios es comunicarse con los públicos de interés de la Universidad y con la opinión pública general, por ello es importante considerar los siguientes aspectos:

- Tener en cuenta los horarios en que son convocados los actos, que les impiden realizar su tarea.

- Considerar la duración de algunos actos, que les obligan a salir antes de que finalicen.

- Evitar la falta de puntualidad con que inician las ruedas de prensa, presentaciones, inauguraciones, visitas etc. algo que obliga a los periodistas, fotógrafos y camarógrafos irse en mitad del acto, con el trabajo a medio hacer para cumplir con otros compromisos.

- La persecución de la "foto", más pendiente de la imagen que del mensaje.

- Prevenir intervenciones que van mucho más allá del tiempo prudencial y la convocatoria de ruedas de prensa, que perfectamente pudieron ser sustituidas por un boletín de prensa.

- Las condiciones de luz y de sonido de algunos salones en las que se convocan actos son deficientes, lo que lleva a periodistas, fotógrafos y camarógrafos moverse por el salón para hacer bien su trabajo, aún a costa de deslucir el acto.

- Ubicación inadecuada para los periodistas en el salón del evento, lejos de la mesa de honor, de los pasillos de entrada y salida, con poca visibilidad de lo que está sucediendo, etc.