25. Otras ceremonias de certificación, graduación o premiación.

4.3.1 Otras ceremonias de certificación, graduación o premiación.

En la Universidad se llevan a cabo constantemente ceremonias de certificación y graduación de programas académicos, extracurriculares y de extensión, en los cuales también se debe aplicar el protocolo que demande cada caso según la existencia de las siguientes condiciones:

- Debe haber una mesa principal, en la que se ubiquen quienes presiden la certificación representando las partes vinculadas en la ceremonia, a nivel interno y si hay vinculación externa, igualmente debe estar allí representada. Si el caso es de un premiación que se llevará a cabo en un formato de evento tipo coctel, o en el que sencillamente se decide prescindir de una mesa principal, los presidentes del acto deberán situarse en las sillas centrales de la primera fila del auditorio, si lo hubiere, o de pie en un lado preferencial en frente de los asistentes ya sea mirándolos o como parte del grupo.

- Presidencia de la mesa principal: básicamente se compone por quien representa la máxima autoridad de la Universidad (Rector, Vicerrector, Decano o sus delegados); representante(s) de la(s) dependencia(s) que organizó el curso, diplomado, programa o cátedra (Decano de división académica, Director de dirección administrativa o de Extensión); y en el caso que se de en conjunto con otra entidad o empresa, deberá estar en la mesa principal, el representante de dicha organización también, en la máxima autoridad o su delegado. En el libreto deberá hacerse mención de los miembros de la mesa principal o su presencia en el auditorio cuando no estén en mesa principal.

- La mesa principal debe estar debidamente marcada con los habladores que indiquen el lugar donde se deben sentar los presidentes del acto, ver punto 3.1.11.

- Disposición de los diplomas o certificados que se entregarán a los graduandos, deberán ubicarse ordenadamente y de acuerdo a la lectura que se de en el libreto, en la mesa principal. Si la certificación, graduación o premiación supone la entrega de trofeos o premios en especie que representen volumen y no se puedan ubicar en la mesa principal, deberá disponerse una mesa exclusiva al lado izquierdo de la mesa principal, donde se ubiquen estos elementos y al momento de la entrega a los ganadores o graduandos, deberá haber un encargado de pasarlos a los miembros de la mesa principal. También se puede dar que los miembros de la mesa principal pasen al frente de la mesa de premiación y entreguen en esa ubicación los mismos.

- Debe indicársele a los graduandos, ganadores o premiados, que deben saludar de la mano a cada uno de los miembros de la mesa principal.

- Presentador: puede contarse con un solo presentador, aunque si el evento lo llegara a requerir podría trabajarse con una pareja que intercale la lectura del libreto.

- Se deben observar y aplicar los detalles de logística y protocolo que se listan en el capítulo III.