Otras tareas del anfitrión. Actos oficiales
A la hora de los discursos, el anfitrión es el primero en dirigir la palabra, a los efectos de agradecer la asistencia, explicar los motivos del acto, presentar a los demás invitados
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Actos oficiales. Reglas de etiqueta para ser un buen anfitrión
Son muchas las tareas o misiones que tiene un anfitrión en un acto. Todas ellas pasan por:
- el cumplimiento de los objetivos que se proponen,
- el trato amable a los invitados,
- la constante atención a los mismos,
- el cumplimiento del programa previsto,
- el respeto hacia los invitados y sus circunstancias,
- la integración de todos
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- y facilitar las relaciones públicas y el conocimiento entre todos los asistentes.
Discursos. ¿Quién habla primero?
A la hora de los discursos, el anfitrión es el primero en dirigir la palabra, a los efectos de agradecer la asistencia, explicar los motivos del acto, presentar a los demás invitados o, al menos, a quienes le acompañan en la presidencia.
En este caso, el invitado de honor es quien cierra los discursos.
Si el anfitrión es al mismo tiempo la máxima autoridad, un representante del propio anfitrión será el primero en intervenir (el caso de un concejal con respecto a su alcalde) y cerrará el anfitrión, quien en todo momento va concediendo o anunciando las intervenciones de acuerdo al orden del día que previamente se ha elaborado. Si se trata de una comida, el brindis lo efectuará el anfitrión, al que puede responder el invitado de honor.
El anfitrión es quien marca el inicio del acto y quien, igualmente, señala el final del mismo, procurando que no se retrase en exceso y que tampoco se prolongue más allá de lo lógico, pues el tiempo es oro para todos. Especialmente en una comida, el tiempo ha de calibrarse muy bien y hay que saber terminarla a tiempo, pues no todo el mundo puede sentirse cómodo y a gusto.
Tareas del anfitrión
El anfitrión, al igual que recibe, despide, y en el mismo sitio o lugar.
Envía las invitaciones a los actos y se ocupa personalmente (con la colaboración de su equipo) de todos los detalles de los actos.
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En aquellos eventos de cierta complejidad, parece conveniente sugerir al anfitrión que estudie detalladamente el programa y los anexos, y que junto a su jefe de protocolo recorra previamente el lugar y estudie su actuación.
El mejor anfitrión es aquél que sabe moverse sólo y muestra continuamente un gran dominio de la situación.
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En los actos y las visitas oficiales se procura buscar un cierto equilibrio jerárquico entre la persona que recibe y la que llega -
No hay nada más desagradable y que muestre tan poco tacto que la persona a la que se le habla no haga más que mirar hacia todas partes y parezca estar atenta de todo lo que ocurre alrededor -
Solo en una visita muy informal nos podemos dar el lujo de preguntar si nos es permitido llevar alguna persona adicional. -
Un buena opción, para los más novatos en estas lides, es tomar algunas ideas o sugerencias de otras personas que tengan más experiencia en la organización de este tipo de encuentros -
Al llamarlo cena fría, no quiere decir que no podamos contar con algún tipo de aperitivo caliente, pero son los menos -
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En la mayoría de las invitaciones o cartas de invitación se suelen indicar al pie de las mismas una frase indicativa del tipo de vestuario a lucir -
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