
66. Áreas clave para el éxito de los actos.
Comunicaciones, seguridad, protocolo...
6.17 Áreas clave para el éxito de los actos.
Figura 20. Áreas claves para el éxito de los actos.

protocolo.org
6.17.1 Comunicaciones.
Es necesario contar con la prensa y con los medios audiovisuales, reporteros gráficos y televisión. Un acto sin información no cumple con el objetivo: transmitir el mensaje. Los medios de comunicación son muy influyentes.
6.17.2 Seguridad.
Se trata de una medida preventiva de la mayor importancia, los organizadores de los actos, deberán garantizar la seguridad de las personas o de los bienes de la institución. Por lo tanto es indispensable tener personal de seguridad, ya sea interno o externo. Ellos deberán conocer el guión exacto que refleje todos los detalles del mismo, para establecer los dispositivos adecuados. Si hubiere alguna modificación del acto, ellos la deberán conocer para que puedan prestar su servicio eficientemente.
6.17.3 Protocolo.
La imagen institucional es, sin duda, uno de los elementos más importantes en la proyección de la Universidad Tecnológica de Pereira como entidad pública de educación superior. Es, en consecuencia, la expresión de lo que es y de cómo quiere ser vista.
Es necesario proyectar una imagen de calidad, coherente con la del centro académico, por lo tanto los actos deben tener planeación y/o organización, para que cumplan con el objetivo propuesto: transmitir un mensaje.
La finalidad de protocolo es que los eventos resulten exitosos. Su propósito es dar orden, imagen, compromiso y perfección. Que todo contratiempo pueda ser solucionado oportunamente.
El equipo de protocolo es el encargado de cuidar la imagen del evento, debe atender a los asistentes y velar que el acto se desarrolle con el debido orden y en función de los detalles que fueron previamente planificados.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Se seleccionará un salón adecuado para la reunión, el espacio se ambientará con la iluminación adecuada, con una sencilla decoración.
-
Los que organiza la Universidad dentro del ámbito de la misma y cuya función principal es la comunicación interna y propia de la institución
-
Es el reconocimiento para destacar una calidad personal como admiración por razones profesionales, literarias o artísticas.
-
Su finalidad es poner a conocimiento del público una obra o serie de obras.
-
Deben contener los datos básicos: quién invita, a quién invita, a qué, cuándo y dónde.
-
Es preciso tener en cuenta que para pronunciar un discurso en alguna actividad o ceremonia éste debe prepararse con anterioridad...
-
Las recepciones se organizan según se realicen en la tarde o en la noche y sean de carácter formal e informal.
-
Precedencias en espectáculos, desfiles, funciones...
-
Desarrollo del acto desde el momento de recibir a los invitados hasta su despedida.
-
En cualquier sitio representativo de la Universidad. En toda la papelería y publicaciones que realice la Universidad como parte del logotipo institucional.
-
Modelos de la papelería para correspondencia y eventos protocolarios.
-
Orden de precedencia de Representantes Diplomáticos extranjeros, de acuerdo con el Decreto 1091 de 1945 (marzo 23).