61. Responsabilidades de los organizadores de actos.

6.12 Responsabilidades de los organizadores de actos.

1. Definir el listado de invitado.

2. Cursar las invitaciones siguiendo los lineamientos del uso del logotipo institucional, de acuerdo al manual de imagen corporativa.

3. Tomar en cuenta el tiempo de entrega/recepción de las invitaciones.

4. Coordinar con la Unidad de Servicios o el proveedor de entrega de correspondencia, para que se hagan llegar reportes de entrega recepción de las invitaciones.

5. Realizar visita al lugar en el cual se llevará a cabo el acto, verificar todos los requerimientos necesarios, establecer contacto con la unidad responsable de atenderlos.

6. Establecer necesidades de amplificación y equipos audiovisuales.

7. Supervisar que todos los equipos de audio estén en óptimas condiciones.

8. Informar a Comunicaciones: Para la difusión del evento.

9. Determinar si es necesario confirmación de invitados y protocolo.

10. Contactar, si se requiere, personal de apoyo para confirmar asistencia y/o atender la recepción y ubicación de invitados.

11. Verificar la asistencia de las autoridades y personalidades que formarán la mesa de honor.

12. Preparar tratamiento y precedencia para autoridades.

13. Responsable del guión.

14. Necesidad de presentador.

15. Verificar otras necesidades: Interpretación himnos, presentación artística, entrega de diplomas, obsequios, etc.

16. Definir el requerimiento de seguridad: Vigilancia y paramédicos cuando el acto lo requiera.

17. Requerimientos finales: agua, banderas, pendones, ornamentos.

18. Decidir necesidad de contratar personal de apoyo.

19. Solicitar reservación del parqueadero cuando los actos asistan personalidades o invitados especiales.