61. Responsabilidades de los organizadores de actos.
6.12 Responsabilidades de los organizadores de actos.
1. Definir el listado de invitado.
2. Cursar las invitaciones siguiendo los lineamientos del uso del logotipo institucional, de acuerdo al manual de imagen corporativa.
3. Tomar en cuenta el tiempo de entrega/recepción de las invitaciones.
4. Coordinar con la Unidad de Servicios o el proveedor de entrega de correspondencia, para que se hagan llegar reportes de entrega recepción de las invitaciones.
5. Realizar visita al lugar en el cual se llevará a cabo el acto, verificar todos los requerimientos necesarios, establecer contacto con la unidad responsable de atenderlos.
6. Establecer necesidades de amplificación y equipos audiovisuales.
7. Supervisar que todos los equipos de audio estén en óptimas condiciones.
8. Informar a Comunicaciones: Para la difusión del evento.
9. Determinar si es necesario confirmación de invitados y protocolo.
10. Contactar, si se requiere, personal de apoyo para confirmar asistencia y/o atender la recepción y ubicación de invitados.
11. Verificar la asistencia de las autoridades y personalidades que formarán la mesa de honor.
12. Preparar tratamiento y precedencia para autoridades.
13. Responsable del guión.
14. Necesidad de presentador.
15. Verificar otras necesidades: Interpretación himnos, presentación artística, entrega de diplomas, obsequios, etc.
16. Definir el requerimiento de seguridad: Vigilancia y paramédicos cuando el acto lo requiera.
17. Requerimientos finales: agua, banderas, pendones, ornamentos.
18. Decidir necesidad de contratar personal de apoyo.
19. Solicitar reservación del parqueadero cuando los actos asistan personalidades o invitados especiales.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Historia de la Universidad Tecnológica de Pereira y el panorama actual. -
Tarjetas para eventos muy especiales. -
El cierre del congreso y las actividades posteriores a la finalización del congreso. -
En un mundo globalizado y competitivo, donde prevalece el intercambio comercial, conocer el protocolo y las normas de protocolo puede significar el éxito... -
Se deberá acordar con la familia del fallecido el traslado de los restos al Hall Principal o a auditorio de la Universidad y de ser posible realizar una Misa de cuerpo presente. -
Cuando a la institución llega una autoridad extranjera o se recibe a un visitante ilustre, es habitual y adecuado ofrecer el aprecio y reconocimiento. -
El protocolo en la actualidad se emplea como una herramienta de mercadeo, donde las organizaciones manejan las buenas maneras como valor agregado... -
Se entiende por ceremonia a los actos protocolarios con elementos puntuales para que todo se desarrolle de una manera precisa y sin improvisaciones -
Consiste en un doble círculo que lleva el lema en latín "Ciencia y Técnica por la Humanidad bajo la tutela de la Libertad". -
El cóctel resulta ser más favorable con respecto al banquete, porque permite recibir y ubicar sin ningún problema a un mayor número de invitados. -
El estacionamiento, es un tema que muchas veces no es tenido en cuenta en el momento de planear un acto. -
Establecer las categorías necesarias para la correcta ubicación de los elementos y las personas.