Organización de ceremonias

Ceremonias, actos y otros eventos: cómo organizarlos

Previo a la realización de una ceremonia o acto, la unidad responsable del mismo deberá determinar fecha y hora de realización, considerando:

- Duplicidad de actividades en la misma fecha u hora, tanto de Casa Central como Campus y Sedes.

- Reserva oportuna de espacios físicos, estacionamientos, equipamientos y dependencias a utilizar.

- Definir objetivo que busca cumplir la Ceremonia.

- Considerar su planifcación con un plazo prudente, que permita cumplir con los procesos establecidos.

- Consulta de compromisos adquiridos por las autoridades, cuya concurrencia se considere necesaria o conveniente.

Después de fijar la fecha y la hora del acto

Una vez establecidas la fecha y hora de la ceremonia, la unidad organizadora deberá:

- Determinar el listado de invitados, en base al objetivo, carácter y naturaleza de la ceremonia.

- Enviar propósito de invitación por escrito a autoridad invitada, especificando si se desea que ésta haga uso de la palabra y, si es así, sugerir la temática a tratar.

- En caso que se desee invitar a autoridades de gobierno (Presidente de la República, Ministros, Senadores, Diputados, etcétera) la invitación deberá ser suscrita por el Rector.

- Las invitaciones deben ser cuidadosamente redactadas, y con el adecuado uso de marca corporativa, indicando teléfono correspondiente para la confrmación. Se sugiere que sean previamente visadas por Relaciones Públicas.

- El tiempo de despacho previo de una invitación es de 10 días hábiles como mínimo y éste estará a cargo de la unidad organizadora, así como la elaboración de sobres y etiquetas, además del ensobrado y franqueo (si correspondiera).

Funciones de la unidad organizadora

Paralelamente, la unidad organizadora tendrá las siguientes responsabilidades:

- Determinar y reservar lugar de realización de la actividad, en base a objetivo de la ceremonia y categoría del acto y de los invitados. Es conveniente tener claridad sobre el número de invitados, para ubicar el lugar más adecuado, de modo que no quede gente de pie o, por el contrario, los espacios queden vacíos.

- Establecer necesidad de amplificación y equipos audiovisuales.

- Informar al Jefe de Prensa y encargada de Relaciones Públicas.

- Confirmar la asistencia/inasistencia de invitados.

- Contactar, si se requiere, personal de apoyo para confrmar asistencia y atender la recepción y ubicación de invitados.

- Verificar otras necesidades: presentación de coro, entrega de diplomas, obsequios y otros.

- Confeccionar libreto (en colaboración con Relaciones Públicas).

- Considerar maestro de ceremonia.

- Reservar estacionamientos para invitados.

- Preparar vocativos para autoridades.

- Definir uso de testera y confrmar la presencia de los convocados a ésta.

- Ordenar, revisar y disponer requerimientos finales: etiquetas, agua, vasos, banderas, ornamentos.

- Determinar la realización de recepción (comida, cóctel o banquete), y si éste se requiere, definir lugar, banquetero y espacios que utilizará el contratado.