Cómo escribir cartas comerciales. Correspondencia entre empresas. Protocolo empresarial

Consejos para escribir bien una carta comercial: cómo escribir de forma apropiada

La correspondencia en el mundo profesional y en el ámbito empresarial

La correspondencia comercial es la que más rápidamente se ha adaptado a los 'nuevos tiempos'. El correo electrónico es, sin lugar a dudas, el medio más utilizado para la correspondencia comercial actual.

Una carta comercial, a diferencia de la correspondencia personal, no debería escribirse nunca a mano. Es por una cuestión de imagen y legibilidad. Como dijimos en el artículo sobre hablar por teléfono, la carta debe tener una buena presentación. Con una carta mostramos la imagen de nuestra empresa ante el destinatario de esta carta -y ante cualquiera que pueda ver esa carta-.

Si alguien recibe una carta con una mala imagen general, se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal redactada, con faltas de ortografía, con tachones, sin datos del remitente, etcétera. Debemos recordar que es muy importante la claridad en los conceptos, la brevedad y hacer una buena presentación.

El papel de la carta comercial

El papel debería ser blanco, con membrete y logotipo, o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene.

El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de doblar y ensobrar. El tamaño utilizado por regla general es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible usar el tamaño folio (21,5 x 35). Un gramaje de 80 gramos metro cuadrado es de una buena calidad para este tipo de cartas.

¿Escribir a mano? Mejor dejarlo solo para la firma

Importante, no debemos escribir nunca la correspondencia comercial a mano. Podemos utilizar una máquina de escribir (manual o eléctrica) o un ordenador. Pero escribir a mano, debería ser un último recurso si no contamos con otros medios y es urgente comunicar algo.

El tipo de letra a emplear deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o una fuente similar), evitando usar esas fuentes tan "bonitas" que todos tenemos en nuestro ordenador. Debemos evitar usar más de dos tipos de letra distintos en las cartas. Si usamos varias fuentes para remarcar cada palabra, nuestra carta va a parecer una exposición de tipos de letra.

El sobre para una carta comercial

Uno de los más usados es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que nos permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior).

La medida más utilizada para el sobre es el tamaño 22 x 11, 5 aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logotipo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suele ir colocado en la parte delantera del sobre. Ahora bien, también pueden ir impresos los datos en la parte posterior, a gusto de cada empresa.

Los datos del destinatario se escriben en la parte superior derecha, aunque también se admiten en el lado izquierdo. Cada empresa y en cada país puede haber costumbres diferentes. Debajo, dos o tres líneas después la fecha (datar la carta), con el lugar desde donde se escribe (León, a ...). Mejor escribir la fecha con mes en letra que representarlo con dígitos.

En muchos casos, indicar s/ref o n/ref (ver abreviaturas), significa que se hace referencia al asunto tratado. Hace referencia a un número de expediente, de informe, etcétera.

Las fórmulas de cortesía pueden ser muy diversas:

- Estimado señor ...,

- Muy señor mío / nuestro ...,

- Apreciado señor ...,

- Distinguido señor ...,

- Muy distinguido señor ..., etcétera.

Las fórmulas de cortesía son válidas en función del conocimiento personal o no de la persona a la que nos dirigimos, así como del tratamiento que tenga por su cargo o título.

El cuerpo o contenido de una carta comercial

En este apartado expondremos con claridad el motivo de la carta, de forma breve y sencilla. Redactaremos los puntos fundamentales, objetivo por el cual se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido, comunicación de una nueva apertura, etcétera).

Cuando en la carta se tratan varios asuntos, se escribirá cada uno de ellos en párrafos separados. Tenemos que procurar dejar un amplio margen izquierdo (al menos 2,5 ó 3 centímetros). El margen derecho puede ser menos amplio. En la medida de lo posible, "justificar" los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable.

El pie de una carta comercial

Es la despedida y 'cierre' de la carta. Debemos utilizar una fórmula de cortesía acorde con la utilizada en la cabecera de la carta. Tenemos que evitar emplear formas obsoletas para hacer una despedida en una carta como 'Dios guarde a Usted muchos años', 'Quedo a sus pies', etcétera.

Aunque hay muchas maneras de terminar una carta, podemos utilizar expresiones de este tipo:

- En espera de sus gratas noticias ...,

- Sin otro particular por el momento ...,

- Reciba un cordial/atento saludo ...,

- Se despide atentamente ...,

- Un saludo ..., etcétera.

Muy importante. No debemos olvidarnos que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esta fórmula de despedida debería ir nuestro nombre y nuestra firma (de nuestro puño y letra, aunque en determinados casos, por el alto volumen de correspondencia, la firma está impresa o se hace con en un sello de caucho). Pero, nunca debemos enviar una carta sin firmar.

Algunos consejos finales para redactar una carta comercial

1. Evitar faltas de ortografía.

2. Escribir las cartas comerciales por una sola cara del papel.

3. Si escribimos varias hojas, no debemos olvidarnos de numerarlas.

4. Es aconsejable insertar una línea en blanco entre los párrafos.

5. También es apropiado insertar tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.

6. La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra (aunque hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida y se hace de forma mecánica).

7. Revisar la carta para evitar tachones, manchas, arrugas, etcétera. Si es así, es mejor rehacer la carta cuantas veces sea necesario.