Consejos para 'hablar' con un contestador automático. Qué decir o qué mensaje dejar en un contestador automático

Cómo dejar un mensaje en una grabadora o contestador automático

Reglas de etiqueta para dejar un mensaje en el buzón de voz de un teléfono fijo, móvil o celular

En un mundo en el que las comunicaciones se han vuelto instantáneas, el contestador automático, mejor dicho los buzones de voz, siguen siendo unas herramientas muy útiles para dejar mensajes cuando no podemos atender el teléfono. Ahora bien, el mal uso de estos buzones de voz o contestadores automáticos pueden tener un impacto negativo en nuestra imagen si no transmitimos un mensaje adecuado.

Cuando hacemos una llamada de teléfono nos gusta que al otro lado nos conteste una persona, no una máquina. Pero debemos comprender que no siempre las personas están disponibles para responder a una llamada las 24 horas del día. Para eso están los contestadores automáticos o los buzones de voz.

Los contestadores automáticos han sido sustituidos por los llamados buzones de voz de los teléfonos móviles - celulares. Su función es la misma: sirven para dejar un recado o un aviso cuando el propietario del teléfono está ausente, ocupado o tiene su teléfono apagado o fuera de cobertura. El contestador automático o la grabadora de mensajes, es el 'buzón de voz' de los teléfonos fijos, con algunas pequeñas diferencias.

Deje su mensaje cuando escuche la señal: personalizar el mensaje

El contestador automático no suele ser del agrado de muchas personas que esperan que al otro lado de la línea conteste una persona, no una máquina o una voz robotizada. La mayoría de las veces es de gran utilidad dejar el mensaje, razón o motivo por el que se llamó. Al igual que en las llamadas de teléfono, tenemos que distinguir el contestador de casa del contestador de una empresa o negocio. Tanto en la manera de dejar el mensaje, como en la manera de grabarlo, debemos hacerlo de forma distinta.

¿Qué mensaje hay que dejar?

Los mensajes que se dejan en un contestador particular no requieren del rigor ni la abundancia de datos que los dejados en una llamada a una empresa. Si llamamos a un teléfono particular, por ejemplo, a un amigo o familiar, bastará con dejar el recado, el nombre de quien lo deja y el número de teléfono al que devolver la llamada. Es una falta de cortesía no devolver las llamadas.

Si hemos llamado a una empresa, además de los datos de contacto, debemos dejar el motivo o la razón por la que hemos llamado. Dejar un recado en un contestador, no quiere dejar un extenso relato. De hecho, la mayoría de los contestadores tienen un tiempo limitado de grabación. Es conveniente dejar un mensaje, para que se pongan en contacto con nosotros, cuando llamamos a una empresa y no respondan. Aunque el mensaje del contestador nos suele decir lo que tenemos que grabar, algunos datos que no debemos olvidar son:

- nuestro nombre,

- cargo,

- empresa,

- a quién va dirigido el mensaje,

- motivo del mensaje (pedido, reclamación, etcétera) y

- dejar nuestro número de teléfono de contacto.

El mensaje a grabar debe ser breve y claro, indicando qué empresa nos está respondiendo (una grabación clásica es: "Les habla el contestador automático de... nombre de empresa... deje su mensaje y su teléfono tras escuchar la señal, beep").

¿Qué mensaje grabar en un contestador?

Es importante grabar un mensaje personalizado y no dejar la locución que suele venir por defecto. Nos dará una imagen mucho más cuidada y distinguida. Debemos grabar un mensaje breve y claro. No debemos grabar mensajes largos que hagan perder el tiempo a las personas que llaman.

Si queremos grabar un mensaje en el contestador automático de casa, podemos optar por fórmulas más jocosas e informales que si lo hacemos para una empresa o negocio, pero sin caer en el mal gusto. Ser ingenioso, no quiere decir ser ordinario, ni soez, ni grosero.

Para terminar, siempre que recibimos algún tipo de mensaje, debemos contestar la llamada a la mayor brevedad de tiempo. No contestar a una llamada, o hacerlo después de mucho tiempo, es una descortesía. De la misma manera, debemos evitar grabar mensajes excesivamente largos. Estos mensajes de respuesta hacen perder mucho tiempo a la persona que desea dejar algún mensaje o aviso. La duración ideal de un mensaje grabado, no debería superar los 10-12 segundos.

No debemos utilizar el contestador automático como escudo. Es decir, para evitar hablar con determinadas personas. Sólo lo deberíamos dejar responder al contestador automático o al buzón de voz cuando no podamos atender la llamada por estar ocupados o bien porque la llamada se ha hecho fuera de un horario comercial o poco adecuado, si es una llamada particular.