Llamar por teléfono. Qué decir. Cortesía al teléfono. Conversación. Tratamientos
Las llamadas telefónicas de oficina no se realizan fuera del horario de trabajo, salvo que haya una razón muy poderosa para hacerlo
Martin Cathrae
Cómo hacer y contestar una llamada en el trabajo
El uso del teléfono en el ámbito laboral y profesional
Tanto en el ámbito profesional como en el laboral el teléfono se utiliza de forma ligeramente diferente a como se hace en otras ocasiones. Hay que guardar unas ciertas reglas de etiqueta y de cortesía que en llamadas personales se suelen 'relajar' un poco más. Veamos algunas diferencias a tener en cuenta.
El horario de las llamadas de teléfono
Las llamadas telefónicas de oficina no se deben realizar fuera del horario de trabajo -salvo que haya una razón muy importante para hacerlo-. Por supuesto, no se realizan llamadas de trabajo a domicilios particulares, salvo que sean parte de su trabajo y sea una cuestión urgente. A nadie le gusta que interrumpan su tiempo de ocio y descanso fuera del trabajo.
- Cuando se hace una llamada hay que identificarse con el nombre y con el nombre de la empresa a la que se representa. Se debe saludar a la persona que contesta al otro lado del teléfono con alguna frase de cortesía. El tratamiento en un primer momento debe ser 'de usted', al menos, hasta que alguno de los interlocutores proponga otro.
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- Si la persona a la que llama no está, hay que preguntar por el horario en el que se puede encontrarla en la oficina. Si la persona está ocupada, también hay que informarse, si es mejor esperar al teléfono o llamar un poco más tarde.
- Las llamadas de trabajo deben ser cortas -puede haber personas esperando por la persona que está llamando o por el otro interlocutor-. Es mejor no tratar de temas personales en este tipo de llamadas. Si quiere hablar de temas personales, lo mejor es dejarlo para otro momento, y a ser posible, fuera del horario de trabajo.
- No hable con la persona que está al teléfono y con alguna otra persona que esté en su oficina en ese momento. Es de mala educación. Tampoco es muy elegante tapar el auricular para hacer comentarios sobre la llamada. Debe prestar atención a la llamada con la que está.
"Cuando llama a una persona importante debe esperar usted al teléfono, no su secretaria o ayudante"
- Si tiene alguna llamada pendiente, no le haga esperar demasiado. Es mejor advertirle que llame con posterioridad pues la conversación actual va a durar un buen rato. Lo mismo si estamos reunidos y nos pasan alguna llamada.
- Cuando termine lo que está haciendo, no se olvide devolver todas las llamadas que tiene pendientes, excepto aquellas en las que haya acordado que le llamen pasado un tiempo.
- Si ha tenido a una persona esperando un cierto tiempo, pida disculpas antes de empezar la conversación.
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