71. Mesa de honor.

8.2 Mesa de honor.

Definir quiénes van a formar la mesa de honor y quién la preside, recordando que la autoridad máxima de la Institución en caso de confirmar preside el acto; de no asistir la autoridad máxima, lo preside el segundo en orden de precedencia. El conferencista tiene un orden relevante.

Además son necesarios:

- Un atril.
- Pendón de la Institución.
- Presentador.
- El Salón debe estar diseñado o adecuado de acuerdo a la conferencia.

Es importante tener una mesa de honor, para las precedencias acorde al número de personas que la integrarán.

Si el conferencista va a realizar una proyección, los integrantes de la mesa de honor como norma de cortesía deberán bajar y sentarse en la primera fila del auditorio, que previamente estará reservada de acuerdo al número de personas que están sentadas presidiendo el evento.

Aspectos a tener en cuenta referente al ceremonial en una conferencia:

1. Elaborar lista de invitados propuesta por el área especializada o la que planifica el evento.

2. Invitación, para los casos especiales con una nota personalizada y firmada.

3. Prestar mucho cuidado en la recepción de los invitados a la conferencia, acompañando y ubicando a las personas.

4. Hoja de vida de los conferencistas.

5. Atender a las autoridades de acuerdo con su jerarquía y rango, prever que los asistentes cuenten con todos los elementos necesarios para desarrollar su labor.

6. Elegir el auditorio adecuado, amplio, claro, acogedor para este tipo de eventos.

7. En el auditorio donde se desarrollará la conferencia, es importante verificar previamente que todos los equipos audiovisuales estén en óptimas condiciones, micrófonos, proyector, laptop, pantalla, señalizador, etc. contar con el debido acondicionamiento acústico, asientos confortables, atril para los conferencistas.

8. Seleccionar el auditorio apropiado cuando se tiene previsto proyecciones, probar oportunamente todo el material que se va a necesitar.

9. El atril ayuda ubicar los papeles de consulta.

10. Además disponer de agua.

11. Realizar un listado de necesidades para el conferencista.

Cuando el conferencista es uno solo es importante que utilice un micrófono de solapa, si va acompañada la exposición de una proyección, así se le facilitaría la explicación.

Se deberá contar por lo menos con dos micrófonos para las preguntas del público.

Se recomienda que las personas encargadas del protocolo cuenten con dos micrófonos inalámbricos para uso de los asistentes, uno a la derecha y el otro a la izquierda de la sala. Así se evitan molestias entre los asistentes.

8.3 Precedencia en la mesa de honor en una conferencia.

1. Preside la máxima autoridad de la Institución.

2. El conferencista invitado.

3. El Directivo principal de la unidad organizadora.

4. El coordinador del evento.

Si entre los invitados se encontrase el Señor Presidente de la República, un Ministro de Estado, un Rector de Universidad, etc. se sugiere invitar a formar la mesa de la mesa de honor como homenaje a sus rangos.

Todas las demás autoridades deberán asistir como oyentes, teniendo reservado un sitio especial en el auditorio.