05. Descripción del proyecto. Problema de investigación.

1.2 Problema de investigación.

El problema de investigación se definió de forma sistemática a través de la sigueinte pregunta:

¿Tiene la Universidad Tecnológica de Pereira un manual que regule las técnicas de protocolo adecuadas a cada acto, al servicio de la política general de la institución, para cuidar su imagen y sus relaciones institucionales tanto interna como externamente?, ¿Es necesario que la Universidad Tecnológica de Pereira de acuerdo a su categoría y posicionamiento actual tenga un manual de protocolo?

1.3 Delimitación.

El manual de Protocolo estará conformado por un conjunto de normas, sugerencias, metodologías y costumbres de cortesía las cuales ayudarán al desarrollo armónico de las relaciones humanas dentro y fuera de la institución, las cuales sirven para fortalecer su imagen corporativa.

Las normas de protocolo que en el manual se determinarán deberán ser conocidas por toda la comunidad universitaria y todas las personas que participen en algún acto promovido por la institución, las deberán utilizar con precisión, pero sin descuidar que dichas normas no se redactaron para obstaculizar y hacer más difíciles las relaciones sociales sino todo lo contrario, se deberán utilizar siempre al servicio del objetivo de cada acto que organice la universidad.

Se convierte en un documento de apoyo estratégico para la proyección de la imagen institucional tanto interna como externa.

La Universidad realiza diariamente diferentes actos, los cuales requieren de un cuidado responsable, porque ellos reflejan visiblemente la imagen institucional: la atención de las reuniones internas, el trato a los proveedores y clientes, los desayunos, almuerzos y cenas de trabajo, las presentaciones de los servicios de la institución. Sin embargo, cada día son más frecuentes los actos impulsados por diferentes instituciones o por determinadas entidades que mediante el patrocinio hacen posible que el acto tenga lugar y que la institución participe en ellos.

La cortesía en el trato a los clientes, proveedores, visitantes destacados y también a los propios integrantes de la comunidad; así como el respeto, la seriedad y responsabilidad que tenga en las organización de los diferentes eventos que lleva a cabo la Universidad, juegan un papel importante en la imagen que la institución pueda proyectar tanto al interior como al exterior de la institución.

La improvisación en la preparación integral de los actos hace que éstos sean un verdadero caos, lo que pone en juego la imagen institucional. Es absurdo pensar que el protocolo es solamente ordenar mesas de honor o ubicar banderas. Existen otros elementos como la estructura del orden del día, la ubicación de los integrantes de la mesa principal, la precedencia entre autoridades e invitados especiales, el tratamiento dado a cada personalidad, entre otros.