21. Tipos de actos, eventos institucionales o de trabajo. II.

Tipos de actos, eventos institucionales o de trabajo.

Panel: El panel es una reunión no formal, es una conferencia donde interviene un grupo de expertos, (2 o más conferencistas), manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado con discusión entre ellos. No exponen, sino que dialogan desde el principio. Permite participación de una audiencia por medio de preguntas.

Esta es la gran diferencia que hay con la mesa redonda. Aunque su desarrollo es aparentemente espontáneo, debe seguir una secuencia coherente y ordenada. Todo esto exige una preparación cuidadosa.

El moderador selecciona a los participantes y prepara con ellos las líneas del diálogo. Aunque cabe la improvisación en la presentación, debe seguirse las líneas generales preparadas de antemano.

Cada uno de los panelistas podrá tener encima de la mesa apuntes con el desarrollo general del diálogo, allí estarán indicados los momentos en que cada uno tendrá que intervenir y las ideas que deberá exponer, respondiendo o preguntando, cortando frases de los otros.

Es muy importante que tengan facilidad de palabra y cierto derroche de humor para amenizar la conversación.

Algunos pasos que pueden darse:

- El moderador comienza el tema, presenta a los miembros y formula una pregunta o abre simplemente la sesión.

- Inicia el diálogo.

- Debe estar atento para encaminar la conversación, si ve que ésta se sale del orden lógico preparado, o para evitar eventuales tensiones y animar el diálogo. Puede, de cuando en cuando, hacer un breve resumen de lo expuesto e iniciar otro tema con alguna nueva pregunta.

Foro: El foro es una reunión bastante informal, es una técnica de participación en la cual todos los participantes de igual a igual discuten o intercambian ideas en torno a un tema determinado, bajo la dirección de un coordinador o moderador. Difiere sustancialmente de la mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de oportunidades de los participantes, es necesario proceder a una forma de sorteo para decidir la participación. Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo tema.

Encuentro: Reunión de especialistas, en la cual uno o más expositores abordan temas inherentes a su área, con el propósito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizadas en sus respectivos campos profesionales.

Simposio: El simposio es lo mismo que el panel pero sin discusión entre los conferencistas, es una técnica de participación en la cual un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante un grupo o auditorio.

Los expertos no deben pasar de 4 ó 5. Deben ponerse previamente de acuerdo para no repetirse. Luego el coordinador o moderador los presenta ante el grupo, expone el tema brevemente y explica el procedimiento que se va a seguir. Después cede la palabra a los expositores por orden, asignándole unos 10 minutos a cada uno. Al final del Simposio, el coordinador o moderador hará un breve resumen y dirigirá la plenaria. Esta técnica se utiliza en reuniones de carácter formal, aunque dinámico. Requiere que los expositores sean verdaderos expertos y dominen el tema.

Ciclo: Serie de actividades de extensión (charlas, conciertos, exposiciones, etc.) cuyos contenidos obedecen a una temática central que se realiza en forma periódica.

Jornada: Periodo durante el cual se desarrollan una serie de diversas actividades de extensión, centradas en un área disciplinaria, cuyo propósito es difundir y actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses afines.

Exposición: Es una actividad en la cual se muestran productos y/o servicios, además converge el diálogo de informal a formal con la visualización. Son un excelente medio de comunicación y un punto clave de promoción y divulgación, bien de una empresa o de un producto y/o servicio. La mayoría de las exposiciones no están orientadas a materializar ventas concretas de los productos o servicios expuestos o divulgados en ellas, y cuando esto ocurre y se cierra el negocio el comprador recibe el producto en fecha posterior a la misma. Es una actividad muy importante para establecer contactos.

Feria: Son exposiciones de producto y/o servicios de una actividad seleccionada, con el fin de promocionarla y comercializarla. A diferencia de las exposiciones, en las ferias el participante o visitante pueden adquirir o llevar consigo los productos en venta.

Convención: Reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole, y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente para intercambiar experiencias, tratar asuntos de interés común y tomar decisiones al respecto, así como establecer consenso sobre determinadas políticas, etc., con un marcado objetivo promocional y de búsqueda de consenso.

Puede afirmarse según estadísticas y estudios solventes que, en la actualidad, han llegado a constituir el principal factor de turismo de congresos.

Asamblea General: Reunión estatutaria, ordinaria o extraordinaria, de los miembros de una Asociación. Órgano decisorio.

Comité: Reunión formal de un grupo limitado de personas, elegidas de un órgano directivo, con un mandato limitado en el tiempo, generalmente son nombrados durante una sesión plenaria, cuyo mandato se limita a la asistencia a dicha reunión superior, salvo excepciones. Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos inscritos en la Orden del Día o la Agenda de Trabajo y puede, a su vez, designar subcomités o grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de materias específicas.

Comisión: Con un carácter más efímero pero con un radio de acción más amplio que el Comité, la Comisión es un órgano de control o de consulta que se ocupa de sectores de actividades de la asociación u organización. Las entidades pueden tener varias comisiones permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas regulares, de acuerdo a Estatutos.

Sesión de trabajo de una reunión plenaria de una conferencia o congreso, encargada de tratar una parte del programa ordinario y transmitir las conclusiones a la plenaria para su eventual aprobación.

Visita Guiada: La Universidad, ha adquirido un prestigio, motivo por el cual el medio local, regional, nacional e internacional y la opinión pública se sienten atraídos por conocer la infraestructura y los servicios de la institución; para ello, la oficina de Protocolo, debe prever y organizar visitas guiadas a las instalaciones de tal manera, que se pueda brindar y resaltar la imagen institucional.

En la visita hay que mostrar lo más resaltante de las instalaciones, destacando el aporte a la economía regional y nacional. Estas visitas deben ser guiadas por un equipo dirigido por la Oficina de Protocolo. Se debe mostrar la cordialidad del personal y resaltar la armonía que existe entre todos los componentes de la institución.

Reuniones institucionales: Reuniones limitadas a personas de la misma institución con el fin de actualizar a los participantes sobre aspectos internos de la misma.

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