
57. Pendones, atril, micrófonos y monitores.
Elementos necesarios para la organización de los distintos tipos de actos.
6.5 Pendones.
Es necesario colocar oportunamente los pendones institucionales. La disposición de los pendones (cuando son varios) debe hacerse de acuerdo con la jerarquía de las dependencias o entidades invitadas.
6.6 El atril y los micrófonos.
El atril va al lado derecho de quien preside el acto, los micrófonos se usan uno para el atril y otro si se desea, para el personaje principal de acuerdo al evento.
6.7 Monitores.
En los actos públicos masivos y protocolarios, es importante el apoyo de monitores. Este apoyo, en ocasiones, suele reducirse a ubicar a los invitados, estar a un lado de los asistentes, responder hasta donde saben a las preguntas del público, repartir material, encuestas e información relacionada con el evento.
Se hace necesario que estas personas que prestan sus servicios como monitores tengan información completa y suficientes datos sobre el programa de la actividad, dónde se encuentran los servicios y apoyos básicos, para poder prestar un servicio eficiente.
Cada monitor representa la institución y a los organizadores de la actividad a través de la atención inmediata de las necesidades de los asistentes. Es importante que se le dé una inducción previa adecuada para que sean diligentes y atentos a resolver dudas del público. Por ello es recomendable que uno de ellos actué como coordinador, y que pueda apoyar al monitor en la atención que una persona requiera, desde un programa del evento hasta una atención de primeros auxilios.
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Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es bienvenida y por tanto brindarle hospitalidad.
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Mantener un alto sentido de pertenencia institucional, con el fin de responder a las exigencias de la comunidad universitaria en materia de asuntos protocolarios.
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Si en una ceremonia se deben colocar varias banderas de departamentos o municipios, ocupará el segundo lugar, a la derecha de la nacional, la bandera de la Universidad Tecnológica de Pereira.
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El cóctel resulta ser más favorable con respecto al banquete, porque permite recibir y ubicar sin ningún problema a un mayor número de invitados.
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La ofrenda floral se mantendrá cerca al monumento, sostenida por una persona o dos personas designadas por la oficina de protocolo y deberá ser elaborada con flores que formen la bandera o símbolo institucional.
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