154. Procedimiento para solicitar apoyo de la oficina de protocolo.
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico.
20.3 Procedimiento para solicitar apoyo de la oficina de protocolo.
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico, con las siguientes especificaciones:
1. Dirigida a la Oficina de Protocolo.
2. Firmada por la autoridad de la Unidad responsable del evento.
3. Especificar nombre, fecha, lugar, objetivo del evento y servicios solicitados.
4. La solicitud debe hacerse con la anticipación indicada.
5. Actos de protocolo Solemnes: 45 días.
6. Actos de protocolo Académicos, Institucionales e Interinstitucionales: 30 días.
7. Actos culturales o deportivos y sociales: 15 días.
En la Universidad la realización de actividades han tomada cada vez mayor fuerza, por lo tanto para la organización de éstos eventos universitarios, el protocolo debe ser aplicado estratégicamente para transmitir mensajes que difundan la esencia de la Institución, contribuyendo al logro de la misión universitaria, al fortalecimiento de los vínculos institucionales.
Asimismo debe ser utilizado como herramienta fundamental para la organización y planificación de eventos, agregando valor al definir la cultura organizativa de la imagen institucional.
Cabe resaltar que La Oficina de Protocolo debe estar para responder a las exigencias de la Comunidad Universitaria, en la administración y dirección del Protocolo y Ceremonial requerido para el efectivo desarrollo de los eventos universitarios.
Estructura.
Capital Humano.
1. Coordinador(a) de Protocolo.
2. Presentador(a).
3. Auxiliar de Protocolo.
4. Monitores de Protocolo.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Se encontró que dentro de la comunidad universitaria la mayoría de sus miembros desconocen las normas de protocolo que regulan los actos públicos de la institución. -
Deben contener los datos básicos: quién invita, a quién invita, a qué, cuándo y dónde. -
Ubicación de las banderas. Ubicación de los invitados. Orden de los oradores. -
La toma de posesión del Rector revestirá de la mayor solemnidad, con la asistencia de autoridades y personalidades que estén relacionadas con la actividad de la Institución... -
La ceremonia de firma de un documento especial por parte del Señor Rector, podrá llevarse a cabo en la Sala del Consejo Superior o el sitio adecuado para tal fin. -
En toda la papelería y publicaciones que realice la Universidad, deberá estar el escudo, como parte del logotipo institucional... -
La estructura organizativa de un acto público deberá tener la capacidad de responder adecuadamente ante imprevistos. -
La presentación es la forma adecuada en que una persona pone en contacto a otras dos que no se conocen. -
En un mundo globalizado y competitivo, donde prevalece el intercambio comercial, conocer el protocolo y las normas de protocolo puede significar el éxito... -
En las entidades públicas, privadas y organizaciones no gubernamentales existe cada vez mayor demanda de aplicación del protocolo... -
Sugerencias sobre ubicación en la mesa de honor. Ubicación en la mesa de honor. -
Primeras autoridades de los poderes públicos en los ámbitos nacional, departamental y municipal.