154. Procedimiento para solicitar apoyo de la oficina de protocolo.
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico.
20.3 Procedimiento para solicitar apoyo de la oficina de protocolo.
Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico, con las siguientes especificaciones:
1. Dirigida a la Oficina de Protocolo.
2. Firmada por la autoridad de la Unidad responsable del evento.
3. Especificar nombre, fecha, lugar, objetivo del evento y servicios solicitados.
4. La solicitud debe hacerse con la anticipación indicada.
5. Actos de protocolo Solemnes: 45 días.
6. Actos de protocolo Académicos, Institucionales e Interinstitucionales: 30 días.
7. Actos culturales o deportivos y sociales: 15 días.
En la Universidad la realización de actividades han tomada cada vez mayor fuerza, por lo tanto para la organización de éstos eventos universitarios, el protocolo debe ser aplicado estratégicamente para transmitir mensajes que difundan la esencia de la Institución, contribuyendo al logro de la misión universitaria, al fortalecimiento de los vínculos institucionales.
Asimismo debe ser utilizado como herramienta fundamental para la organización y planificación de eventos, agregando valor al definir la cultura organizativa de la imagen institucional.
Cabe resaltar que La Oficina de Protocolo debe estar para responder a las exigencias de la Comunidad Universitaria, en la administración y dirección del Protocolo y Ceremonial requerido para el efectivo desarrollo de los eventos universitarios.
Estructura.
Capital Humano.
1. Coordinador(a) de Protocolo.
2. Presentador(a).
3. Auxiliar de Protocolo.
4. Monitores de Protocolo.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Si al acto que se celebra en la Universidad se invitan las primeras autoridades de los diferentes ámbitos. -
Es el actor principal en la organización de un congreso. Este designará a las personas que colaboraran en el comité... -
Saluda, en papel tamaño carta. -
Se precisan todas las distinciones honoríficas de la Universidad Tecnológica de Pereira. -
Etapas del evento: Acto protocolario e Inducción Madres y Padres de Familia. -
Los que organiza la Universidad dentro del ámbito de la misma y cuya función principal es la comunicación interna y propia de la institución -
Si se trata del fallecimiento de otros familiares de los miembros de la Institución, se manifestará su público pésame con la remisión de una nota escrita. -
Esquema de la ceremonia inaugural. -
Se deberá acordar con la familia del fallecido el traslado de los restos al Hall Principal o a auditorio de la Universidad y de ser posible realizar una Misa de cuerpo presente. -
Diligencia de apertura y datos que se hacen constar en cada una de las páginas. -
Es importante destacar que cada uno de estos tipos de eventos poseen sus propias características, objetivos... -
Precedencias en espectáculos, desfiles, funciones...