Reuniones a distancia. Videoconferencias

La nueva forma de reunirse: la videoconferencia

El uso de la videoconferencia está tomando cada vez más auge, tanto en el mundo de los negocios como en el ámbito más personal o familiar -que sería de muchos estudiantes sin hablar, por skype u otros medios, con sus familiares y amigos-. La reducción en los costes de las comunicaciones, la mejora de la calidad de las conexiones y la continua bajada de los precios de los equipos informáticos han potenciado este uso de las comunicaciones a distancia con imagen.

Las reuniones a larga distancia, son cada vez más habituales evitando desplazamientos largos y costosos, pérdidas de tiempo, comprobando, con el paso del tiempo, que su eficacia es muy alta, y muy similar a las reuniones presenciales. Las nuevas herramientas informáticas, tanto de hardware como de software facilitan la interactuación de todos los participantes como si estuvieran unos al lado de los otros.

Reglas de etiqueta y cortesía para las reuniones no presenciales

Por ser una reunión virtual, no deben perderse ciertas formas y reglas de cortesía a tener en cuenta en cualquier otro tipo de reunión presencial. Veamos algunas de las más importantes.

1. Elegir un sitio adecuado para que cada participante pueda ser visto y escuchado de forma correcta. Hay que escoger un lugar bien iluminado y sin ruidos.

2. Todos los participantes deben presentarse al principio de la reunión a todos los demás participantes. Al igual que se hace en una reunión presencial, es importante para conocer el nombre de la persona con la que vamos a charlar o simplemente a escuchar.

3. Es conveniente elegir un coordinador o moderador de la reunión que pueda ir estableciendo los turnos de intervención y dando paso a cada uno de los participantes. SI habla todo el mundo a la vez no se entenderá nada.

4. El vestuario debe ser el que utilice habitualmente en su trabajo, no hace falta más etiqueta, pero tampoco presentarse con la ropa de "andar por casa". Vestuario adecuado a la ocasión.

5. Sería bueno comprobar antes de comenzar la reunión que todas las líneas están abiertas y que todos los equipos funcionan perfectamente.

6. Si hay documentación de interés debería ser enviada antes de comenzar la reunión para que todos los participantes la tuvieran en su poder. También, se puede enviar de forma inmediata durante la reunión.

7. De igual manera, al terminar, las conclusiones y otra información de interés debería ser enviada a cada uno de los participantes en la reunión.

8. Si tiene que ausentarse por algún motivo, no corte la comunicación de forma brusca, discúlpese como lo haría en cualquier otra reunión presencial antes de cortar la conexión.

9. No permita, salvo que sea necesario o haya una razón importante, que se incorpore gente nueva a la reunión una vez que ha comenzado. También, hay que evitar, en la medida de lo posible, las interrupciones.

10. Si necesita resolver algún asunto propio o contestar una llamada importante, avise del corte momentáneo de su comunicación, al menos del audio, para que los participantes no le estén escuchando su conversación.

11. Procure no salirse del encuadre de su cámara, para que todos los participantes estén visibles durante toda la reunión. Los gestos pueden ser tan importantes o más que las palabras.

12. Al terminar la reunión deben despedirse tal y como lo harían en cualquier otra reunión, dando las gracias por la participación.

Las videoconferencias son una forma económica de aumentar la productividad -no se pierde tiempo en los desplazamientos- reduciendo costes -dietas y otros complementos- y pudiendo hacer casi al 100% lo que se hace en una reunión presencial. Hablar, presentar y compartir datos, imágenes, etcétera, intercambiar opiniones...