Protocolo empresarial. Negociar de forma correcta y educada. Etiqueta en los negocios

Reglas de etiqueta y cortesía en los negocios y en el mundo de la empresa

Los buenos negocios se hacen respetando las reglas de protocolo y etiqueta

El protocolo empresarial nos ayuda a mejorar nuestras relaciones con tanto con los proveedores como con los clientes o empleados. Son normas sencillas de seguir y aplicar que mejoran los flujos de trabajo.

Una palabra que escuchamos muy a menudo en cualquier medio de comunicación: negociar. Se negocian todo tipo de cuestiones: aumentos de sueldos, acuerdos comerciales, mejoras diversas en la seguridad, etcétera. El arte de negociar es el arte de convencer, hacer ver a la otra parte que nuestra propuesta es interesante para ambos.

Siempre escuché a mi padre decir que un negocio es cosa de dos; si para uno de ellos no es negocio, deja de ser interesante. Los negocios no se hacen por la fuerza, sino con la razón. Un acuerdo debe ser adoptado por convencimiento y no por presiones. Muchos negocios fracasan por intentar imponer y no por tratar de persuadir y convencer.

Puntos básicos para una negociación exitosa

Persuadir a nuestros interlocutores empleando nuestra buena educación y nuestras razones más válidas es un proceso. En este proceso distinguimos estos puntos de gran importancia:

1. Confianza en nosotros y en lo que ofrecemos

Hay que establecer unas bases sólidas, creando un ambiente cordial y agradable para que confíen en nosotros y en nuestras propuestas. Hay que agradecer y ser agradecidos. Hay que saber agasajar y tratar a nuestros interlocutores con nuestros mejores modales.

2. Saber escuchar y prestar atención

Tenemos que saber exponer nuestras ideas, pero también hay que saber escuchar a nuestros interlocutores. Es tan positivo hablar como escuchar.

3. Al otro lado: tener empatía

Debemos ser capaces de ponernos en el lugar del "otro" para conocer nuestras reacciones y saber que haríamos nosotros si fuéramos la otra parte -empatía-. Hay que saber qué puntos pueden ser interesantes para la otra parte, y evitar desde un principio cualquier choque de intereses.

4. Paciencia: puede ir para largo

No hay que pretender "llegar y besar el Santo" como dice la popular expresión. Negociar no es llegar y convencer. Se necesita tiempo. No se debe mostrar prisa, ni impaciencia. Eso puede generar desconfianza, y puede dar al traste con el negocio y con todo el proceso de negociación. Los mejores negociadores son las personas tranquilas y educadas. Ver las cosas con calma, nos puede llevar a lograr un buen acuerdo.

5. Interés común: encontrar lo que nos une

Hay que demostrar un interés común para ambas partes. Muchos negocios fracasan por tratar de "vencer" a la otra parte. Si no creamos este sentimiento de interés común, puede ser rechazada nuestra propuesta, ya que a nadie le gusta ser vencido sino convencido. Hay que tratar de establecer intereses comunes y hablar en un terreno de igualdad.

6. Autoconvencimiento

Nosotros debemos ser los primeros convencidos. Si no creemos en lo que exponemos, será difícil defender nuestra postura. Hay que tratar de persuadir y ser flexibles. Nunca se hace una oferta única, sino que se parte de una base y luego se van perfilando pequeños acuerdos, que nos llevarán al acuerdo final.

Negociación eficaz: sus reglas

1. Se negocia para llegar a un acuerdo.

2. El único acuerdo válido es el que convence a ambas partes.

3. La negociación es partir de las diferencias a la convergencia.

4. El acuerdo más válido, es aquel que se cumple.

5. Negociar tiene su ritmo. Tratar de forzarlo, puede ser un error.

6. Negociar es trabajar con una relación humana. Tratamos con personas, no con cosas. No se le olvide.

7. No todo son cifras y buenas razones. Utilizar su buena educación, su saber estar y su don de gentes, puede hacerle llevar a buen puerto una negociación. Se pueden tener las mejores condiciones para una buena negociación y echarlo todo a perder por un error en su manera de comportarse. La cortesía es lo más importante en cualquier situación, por desfavorable que sea. Mantenga su compostura.

Protocolo y negocio

Organizar una mesa de negociación requiere que los servicios de protocolo tengan claros varios puntos:

1. Establecer un calendario de reuniones y encuentros.

2. Determinar cuál es el objetivo de la reunión.

3. Concretar qué pretendemos con esa reunión (un acuerdo previo, un acuerdo definitivo ...).

4. Qué se va a decir.

5. Cómo se va a decir.

6. Qué hacer en caso de reacciones negativas o imprevistos que surjan.

7. Evaluación de resultados y posibles conclusiones.

¿Solo se negocia?

Un acto de este tipo, como muchos otros, lleva consigo otro tipo de actividades paralelas. Entre ellas podemos destacar:

1. Organización de un comité de bienvenida.

2. Realización de actividades paralelas para esposas y otros acompañantes.

3. Calendario de visitas sociales y empresariales.

4. Elección de un marco adecuado para las reuniones.

5. Provisión de medios materiales (megafonía, banderas, alfombras, etc.).

6. Atenciones diversas (atención a discapacitados, agradecimientos, programas alternativos al principal, alojamiento, medios de transporte, etcétera).

Reglas de cortesía en los negocios

Como hemos dicho, negociar es convencer, persuadir... y todo ello se puede lograr en un marco agradable y cordial. No hace falta ser grosero o desagradable para mostrarse como un negociador más 'duro'. Solo quedará como una persona maleducada.

Los anfitriones son los encargados de preparar, dirigir y gestionar el programa de actividades de los invitados, en coordinación con los servicios de organización de la otra parte. Hay que cuidar hasta el más mínimo detalle para que nuestros invitados se sientan como en casa. Tenemos que ocuparnos de todo, desde su llegada hasta su partida (recepción, equipajes, seguridad, transporte, alojamiento, visitas, agasajos, banquetes en su honor y cualquier otro tipo de actividad).

Organización y previsión. Nunca hay que dejar a los invitados a la improvisación y siempre hay que contar con programas alternativos por si alguno falla (por cosas tan simples como inclemencias del tiempo, indisposiciones o por cualquier otro motivo más complejo).