Cómo preparar una llamada de trabajo. Etiqueta telefónica en el mundo de la empresa

Cómo hacer llamadas profesional con éxito: reglas de etiqueta y buenas habilidades

La etiqueta telefónica engloba un conjunto de reglas y normas que se deben seguir al hacer o recibir llamadas telefónicas en nuestro lugar de trabajo. Estas reglas se aplican independientemente de si llamamos a un cliente, a un colega o a un superior. Los buenos modales y las reglas de etiqueta no son de quita y pon.

En el mundo de la empresa, el primer punto de contacto con clientes, colegas o proveedores suele ser a través de una llamada telefónica. Saber manejar de forma correcta las llamadas telefónicas en el ámbito laboral puede ser muy importante para ese primer contacto, y para los siguientes, si los hay. Una adecuada etiqueta telefónica y unas buenas habilidades de comunicación pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. 

¿Por qué es importante la etiqueta telefónica?

La etiqueta telefónica es importante porque ayuda a crear una buena impresión. Cuando respondemos al teléfono de una manera profesional y amable, damos una buena imagen a nuestros interlocutores. Ya sabemos que en el mundo de los negocios las primeras impresiones pueden ser muy importantes y determinantes -y no solo en el mundo de los negocios-.

Las reglas de etiqueta telefónica también son importantes porque ayudan a mejorar la comunicación y nos ahorran tiempo. La buena comunicación evita malos entendidos y evita hacernos perder el tiempo con cuestiones innecesarias o que no tienen nada que ver con el objeto de la llamada.

La pregunta es: ¿cómo podemos prepararnos para mejorar nuestras habilidades comunicativas cuando hacemos llamadas telefónicas y cómo seguir una etiqueta telefónica adecuada? ¿Es posible?

Sí, es posible. Solo tenemos que seguir estos consejos de etiqueta que harán mucho más eficiente y profesional nuestra llamada.

Preparación. Es fundamental prepararnos antes de hacer una llamada telefónica. Al igual que un atleta se prepara antes de una competición, debemos recopilar la información necesaria sobre lo que vamos a tratar para que tengamos una conversación fluida. Debemos tener claro cuál es el propósito de la llamada. ¿Por qué estamos llamando? ¿Qué queremos conseguir? Tener una idea clara del propósito de la llamada nos ayudará a dirigir la conversación a los puntos clave y a evitar que perdamos el tiempo, nosotros y el destinatario de la llamada.

También puede ayudarnos bastante saber con quién vamos a hablar. ¿Quién es la persona con la que vamos a hablar? ¿Qué cargo tiene? ¿Cuáles son funciones dentro de la empresa?, etcétera. No todas las personas son igual de expresivas y extrovertidas.

Educación y buenos modales. Al hacer una llamada, es importante saludar correctamente. Al igual que damos la mano cuando asistimos a una reunión cara a cara, un saludo amable debe ser el punto de partida para una buena conversación telefónica. Un simple "buenos días" o "buenas tardes" puede marcar una gran diferencia. Además, debemos presentarnos de manera clara y concisa para que el interlocutor sepa con quién está hablando. ¿Cómo vamos a tratar a nuestro interlocutor? Sin dudarlo, de usted.

A medida que avanza la conversación, es importante escuchar atentamente a nuestro interlocutor. Necesitamos seguir el tema de la conversación y responder de manera adecuada. Escuchar activamente implica prestar atención a las palabras, sin distracciones, mostrando interés por lo que tienen que decirnos. No debemos interrumpir y hay que esperar a que la otra persona termine de hablar antes de expresar nuestras ideas o dar nuestras opiniones.

Ir al grano. La claridad y la brevedad en la comunicación son fundamentales. Al no poder vernos cara a cara, nuestra voz es la herramienta principal para transmitir cualquier idea o mensaje. Por este motivo, es muy importante hablar con mucha claridad para evitar malentendidos. Podemos utilizar ejemplos y analogías para hacer que la información sea más fácil de entender y recordar. Pero, debemos asegurarnos de que nuestras palabras sean precisas y relevantes, evitando irnos por las ramas o utilizar una jerga innecesaria. Este tipo de conversaciones, salvo que sean entre colegas de profesión, únicamente pueden llevarnos a la confusión. Bien por la complejidad de sus términos -jerga- o porque perdemos el objetivo divagando.

¿Qué nos pueden preguntar?

Debemos estar preparados para responder preguntas de manera concisa y con información relevante. Por eso, hemos comentado anteriormente que es indispensable estar bien preparados. Cuando respondemos de forma imprecisa, titubeantes o saliéndonos del tema, daremos una mala imagen de nuestra empresa y de nuestra falta de profesionalidad.

Si necesitamos obtener alguna información, haremos preguntas abiertas para fomentar una conversación más fluida y obtener respuestas más largas. Si queremos respuestas más breves y específicas, haremos preguntas cerradas.

Consejos básicos para hacer una buena llamada profesional.

1. Hablar con claridad y con un tono adecuado.

2. Utilizar un lenguaje formal y respetuoso. Evitaremos, en la medida de lo posible, el uso de jerga o palabras muy rebuscadas.

3. No comer ni beber mientras estamos en una llamada telefónica.

4. Prestar atención. No debemos hacer otras tareas mientras se está en una llamada telefónica.

5. Ser cortés y educado con nuestro interlocutor.

6. Finalizar la llamada de una manera profesional y amable.

Nuestras habilidades telefónicas pueden abrir muchas puertas en nuestras relaciones comerciales y personales. Es necesario practicar y perfeccionar estas habilidades para que se conviertan en una forma natural de expresarnos. Un buen comunicador logra conversaciones más productivas y eficaces.