Reglas de etiqueta para el correo electrónico que todo profesional debería conocer

El correo electrónico -email- y sus reglas de etiqueta

El uso correcto del correo electrónico en el mundo profesional y de la empresa

El correo electrónico (e-mail) ha pasado a ser una de las herramientas fundamentales dentro de la comunicación empresarial. La facilidad con la que poder mandar un correo desde cualquier dispositivo como un ordenador, una tableta, un teléfono móvil -celular- o cualquier otro dispositivo ha facilitado esta gran difusión. Poder enviar un mensaje, un comunicado, una carta, un pedido... desde casi cualquier lugar del mundo ha hecho del correo electrónico un "arma" de trabajo muy importante e imprescindible.

Enviar y leer a cualquier hora y en cualquier momento

Una de las grandes ventajas del correo electrónico es que no molesta o interrumpe como lo puede hacer una llamada telefónica. El correo se recibe en cualquier momento, pero se lee y contesta cuando quiere la persona receptora. Es el receptor el que elige el momento que considera más oportuno para contestarlo.

El correo electrónico profesional o de negocios, debe atenerse a unas mínimas reglas de etiqueta, que algunas personas, o desconocen, o no aplican de forma correcta. Los correos electrónicos dentro del ámbito de trabajo deben guardar cierta formalidad, no tienen porqué ser graciosos, ni divertidos, ni llenos de abreviaturas... deben ser profesionales, serios, breves y directos, manteniendo una redacción correcta y unos tratamientos de cortesía adecuados.

Sugerencias importantes para escribir un correo electrónico de forma apropiada

Los principales puntos a tener en cuenta y que pueden ser más importantes a la hora de redactar un correo electrónico son:

1. Indicar un "subject" -asunto- claro y significativo.

El asunto es un titular que con pocas palabras que resuma el contenido del correo electrónico. Por ejemplo: "Cambio fecha de reunión", "Reclamación pedido", "Facturas pendientes de abonar", etc.

2 . Correos con dominios propios.

Las direcciones de correo electrónico, mejor con un dominio de su empresa o de su compañía. Da mucha mejor imagen y dice mucho más de una empresa o profesional, utilizar un correo con el nombre de la empresa que cuentas genéricas de grandes proveedores como gmail, hotmail, outlook, yahoo, etc. Las cuentas personales, para asuntos propios y privados.

3 . Qué responder y a quién.

El botón responder hay que utilizarlo con cierto cuidado. Si no se fija bien, puede responder a un grupo de personas que no deberían recibir el mensaje que iba dirigido a una sola. Observe quién le remite el mensaje, que no sea una lista con varios remitentes.

4 . Utilice los signos de exclamación con moderación.

Si quiere darle énfasis a sus palabras no utilice las letras mayúsculas ni abuse de los signos de exclamación. Es un correo profesional, no el guión de una película. No hay que abusar tampoco de otros recursos gráficos como emoticones, combinaciones de signos de puntuación y caracteres, etcétera. El correo puede quedar poco serio.

5 . Nacional o internacional.

Un correo electrónico hay que redactarlo acorde al destinatario que lo va a recibir. Las diferencias idiomáticas y culturas, en algunos casos, hacen que el mensaje deba ser redactado con cierto cuidado, para no dar lugar a malas interpretaciones debido a las palabras, giros o expresiones utilizadas. La gran desventaja del lenguaje escrito es la falta de comunicación no verbal -gestos, movimientos...- y de las distintas entonaciones de la voz.

6 . Responder a sus correos electrónicos.

Al igual que ocurre con la correspondencia comercial tradicional, los correos electrónicos hay que contestarlos lo antes posible, siempre estableciendo un orden de prioridades en función de la importancia de los mismos.

Los correos electrónicos enviados a destinatarios equivocados

Si un correo electrónico que ha recibido es para otra persona o departamento, lo correcto es reenviarlo a esa persona, si sabe quién es. Si no lo sabe, también debe contestar al remitente indicando el error cometido. Si no le contesta, el remitente puede que esté esperando una respuesta que nunca le llegará.

Si, por el contrario, es usted el que envía un correo electrónico a la persona equivocada y se lo comunican, hay que dar las gracias y pedir disculpas por el error.