Convenio Simple, ¿Qué es un convenio simple? Firmar un convenio simple

Reglas de protocolo para la firma de un convenio simple

La firma de convenios simples

El acto denominado convenio simple es aquél en el que las partes firman ante los invitados tantos ejemplares como partes, a los efectos de que cada parte, pueda llevarse, suscrito por todos, un ejemplar. Tras la firma es habitual el intercambio de carpetas y el apretón de manos como símbolo del éxito alcanzado y de la satisfacción conseguida. Este tipo de acto es el indicado hasta un máximo de cuatro firmantes; más no, dado que el sistema se complicaría mucho.

Programa protocolario para la firma de un acuerdo simple

De acuerdo al programa antes mencionado, el proceso de la firma tiene en cuenta los siguientes criterios:

- Al sentarse a la mesa los firmantes (generalmente mirando todos ellos hacia el público, en una mesa rectangular de presidencia clásica, sin ningún adorno en la misma), tienen dispuestas las carpetas que contienen los documentos que inicialmente han de suscribir. Dichas carpetas, de buena presentación (en piel o similar, de color oscuro) y en la medida de lo posible con los anagramas o escudos de las instituciones firmantes, permanecen cerradas. Junto a ellas, las plumas de tinta negra dispuestas sobre la mesa. Antiguamente, se añadía a la decoración general de la mesa el secante para pasar por encima de la firma con el fin de evitar borrones.

- Los firmantes permanecen escuchando la lectura del texto (completo si fuera breve o resumido si fuera largo, citando al acabar los nombres de los firmantes). La persona que lee el texto, se colocará de pie, al lado de la presidencia, pero mirando hacia el público y los firmantes, con la ayuda de un atril y un micrófono. Tras la lectura se retirará. En ese momento, los ayudantes de cada uno de los firmantes se aproximarán desde atrás a la mesa y abrirán al mismo tiempo las carpetas. Irán pasando folio a folio, indicando en cada momento dónde se ha de firmar, por regla general en el margen izquierdo en todas las hojas, a excepción de la última que se hará en el espacio reservado a tal fin (firma auténtica). La misión de los ayudantes es conseguir que los firmantes vayan al mismo ritmo y terminen a la vez. Los ayudantes habrán de rubricar con discreción y por la parte más próxima al extremo de la mesa, dejando el espacio central libre (muy indicado para uso de imagen corporativa), de acuerdo al siguiente gráfico:

- Tras la firma del primer ejemplar, los ayudantes cerrarán la carpeta que contiene el documento. Se la tomará y por detrás se la intercambiará con el otro ayudante. De nuevo pondrán las carpetas sobre la mesa y repetirán la operación. Tras la firma el ayudante cerrará la carpeta y la dejará frente al firmante, retirándose a continuación. Seguidamente, los firmantes se pondrán de pie con la carpeta en la mano izquierda. Se intercambiarán la carpeta y posteriormente se saludarán con la mano derecha. Tras ello se sentarán y comenzarán los discursos por el orden correspondiente.

- Si hubiera tres firmantes la operación de los ayudantes para la circulación de las carpetas será de la forma siguiente: Cada ayudante pasará al de su derecha la carpeta y tomará del de la izquierda la nueva. El último entregará al primero su carpeta. Así durante tres operaciones. Es necesario seguir este esquema, pues de lo contrario se crean confusiones.

- Si hubiera cuatro firmantes, el esquema operativo sería el siguiente: primer paso, los dos de cada lado se intercambian entre sí las carpetas; segundo paso, los dos ayudantes situados en el centro toman del ayudante más próximo de su extremo la carpeta, y junto con la suya se intercambian ambas, dando una de ellas al ayudante del extremo; tercer paso, los dos ayudantes de cada lado se intercambian las carpetas.

- Más de cuatro no es muy recomendable, sugiriéndose el sistema múltiple.

El protocolo de la mesa viene determinado por la ordenación de la mesa. Si son dos, el de la derecha ocupa el puesto uno y el de la izquierda el dos. Si son tres, el del centro el uno, el de su derecha el dos y el de su izquierda el tres. Si son cuatro, de los dos del centro, el de la derecha entre sí es el primero y el de la izquierda el segundo; el tercero será el situado a la derecha del uno y el cuarto el situado a la izquierda del dos.

Entre iguales (desde el punto de vista protocolario), y siempre que se celebre en la sede de uno de los firmantes, es habitual ceder el puesto uno al firmante que viene de afuera, ocupando el dos el anfitrión del acto. Si son tres, el anfitrión se queda en el centro, situando a los otros dos a sus lados de acuerdo a la antigüedad de cada uno en el ejercicio de su cargo o de acuerdo a los criterios en su momento establecidos. Si son cuatro, el anfitrión tampoco cederá su sitio, salvo que uno de los firmantes sea un personaje excepcional, cuya presidencia del acto sea bien vista por todos. En este caso, el anfitrión pasará al puesto dos.

Si a la firma de este tipo de convenios acudiera una alta autoridad, ésta ocuparía el asiento central o en cualquier caso el primero, situándose a su izquierda el anfitrión. Si no se desea que esta autoridad ocupe lugar en la mesa durante el momento de la firma, podrá habilitarse un lugar especial para la autoridad. En este caso, la mesa de firmas se ladeará un poco, de forma que mire para el público y para la autoridad. Los firmantes sólo acudirán a la mesa en el momento de la firma, regresando junto a la autoridad. Obviamente, el acto se celebra de pie, por lo que tiene que ser breve.

Si el acto de la firma se celebra en territorio neutral, los firmantes se ordenarán de acuerdo a los criterios previstos con anterioridad (antigüedad, edad, sorteo...), no teniendo nadie el carácter de anfitrión. Todos ellos lo son al mismo tiempo.

Las plumas de los firmantes, con una inscripción en la caja que recuerde la efeméride, suele ser el mejor regalo que haga inolvidable el acontecimiento. Será tarea del anfitrión hacer este ofrecimiento. Lo normal es que los firmantes estampen su firma con la pluma que se les ofrece, no con la que puedan llevar consigo (podría entenderse como una descortesía). La pluma, tras la firma, se deposita sobre la mesa (no debe guardarse si no es de uno). En estos actos, quizá por la antelación con que se disponen o el calor de los focos o del público, las plumas suelen descargarse con facilidad, por lo que un buen consejo es revisar las mismas minutos antes de comenzar.