
64. Clasificación de los invitados a los actos.
Presidencias, invitados de honor, invitados especiales, colaboradores, patrocinadores, público en general...
6.15 Clasificación de los invitados a los actos.
6.15.1 Presidencias.
Autoridades con competencias en la actividad principal del anfitrión que han contribuido a la realización del hecho que motiva el acto o que con su política pueden jugar un papel determinante en su actividad. Igualmente, aquellas autoridades que representan instituciones de primer orden en la comunidad y que representan la colectividad.
6.15.2 Invitados de honor.
Aquéllos a los que se les conceden por su trayectoria en la institución o por su altísimo grado de colaboración tal distinción o que con su presencia contribuyen a reforzar los objetivos o filosofía del acto.
6.15.3 Invitados especiales.
Aquellos que en razón a su personalidad, su contribución, su grado de relación con la institución, su reconocimiento social, cultural, etc. Son claramente susceptibles de un tratamiento especial.
6.15.4 Colaboradores.
Se refiere al conjunto de personas que sin ser autoridades o estar adscritos a los invitados especiales, son de vital importancia por su grado de colaboración permanente con la institución. Forman parte de este grupo los proveedores, representantes de las empresas colaboradoras, etc.
6.15.5 Usuarios.
Se define por sí mismo. Afecta al conjunto de personas a los que la institución factura y ofrece sus servicios, y a otros que por sus circunstancias o actividades pueden llegar a convertirse en usuarios.
6.15.6 Patrocinadores.
Compuesto por los máximos representantes de las empresas o instituciones que con su aporte contribuyen a la organización del acto, objeto de la convocatoria.
6.15.7 Los Comunicadores.
Los representantes de los medios de comunicación, si se desea que la actividad tenga difusión generalizada.
6.15.8 Público en general.
Se entienden al resto de los invitados que no se adscriben a ninguno de los grupos antes señalados. Serán recibidos por personal de protocolo y se ubicarán tras el grupo de usuarios.
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Mantener un alto sentido de pertenencia institucional, con el fin de responder a las exigencias de la comunidad universitaria en materia de asuntos protocolarios.
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Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
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Se encarga de poner en contacto a los participantes con el público. Tiene la gran responsabilidad de conducir el evento cualquiera que este fuere: Académico, sesiones solemnes, discursos, conferencias, etc.
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La bandera constituye uno de los principales símbolos de una nación, región, municipio e institución.
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Son reuniones convocadas por una persona o entidad a fin de dar a conocer a los medios de comunicación algunos hechos de la institución...
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Se precisan todas las distinciones honoríficas de la Universidad Tecnológica de Pereira.
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Ubicación de las banderas. Ubicación de los invitados. Orden de los oradores.
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La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
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Las recepciones se organizan según se realicen en la tarde o en la noche y sean de carácter formal e informal.
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Designación de un delegado para representar al Señor Rector en acto protocolarios.
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El uso de las prendas de etiqueta, no corresponde a las personas que asisten a los diferentes actos públicos.
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Deben contener los datos básicos: quién invita, a quién invita, a qué, cuándo y dónde.