22. Firma de convenios.

4.2 Firma de Convenios.

Se puede llevar a cabo en la Sala de Arte de rectoría, o en su defecto, en un salón especial dispuesto para tal fin. Las copias de los convenios deben estar en una carpeta institucional. Cuando se trata de una firma protocolaria, las copias de los convenios que se firman no son el original del mismo, sino que se utiliza un Modelo de Convenio que es suministrado por la Oficina Jurídica o también puede consultarse en la Dirección de Comunicaciones.

En la mesa de la firma se disponen los puestos para los personajes que firman el convenio.

Los puestos estarán colocados de un sólo lado de la mesa y en los dos extremos de la misma.

Los responsables del evento por parte de la Universidad, deben recibir a la delegación que acude al acto de la firma de un convenio de igual forma que a las demás visitas.

El firmante por parte de la delegación anfitriona se situará a la derecha y el firmante de la delegación visitante a la izquierda, colocándonos nosotros mismos en el lugar de los firmantes. En caso de que el firmante de la delegación visitante sea de igual o mayor rango que el firmante de la Universidad, se sugiere cambio de situación que decidirá el anfitrión.

Si se ha convocado a los medios de comunicación, las intervenciones y preguntas de los medios, se producirán después de que las delegaciones hayan firmado los documentos.

En la generalidad de los actos de este tipo los firmantes se sentarán juntos, en el mismo lado de la mesa, para facilitar encuadre de la fotografía que eventualmente será publicada.

Junto a la mesa se colocarán sillas solo para los firmantes, cuando se trate de un acto público, y para todos los asistentes, si es privado. Sobre la mesa estarán
dispuestos los documentos que van a firmarse, plumas; un adorno, escribanía de plata o similar nunca en este tipo de actos debemos colocar flores encima de la mesa.

Los periodistas que hayan sido citados para cubrir una firma, deberán tener un sitio preferencial para poder desarrollar su labor y entrevistar cómodamente a los firmantes sin interrumpir el acto ni romper la armonía de su desarrollo.

Ocupados los puestos de la mesa, deberá haber una persona de apoyo que entregue los documentos a firmar de manera simultánea, al anfitrión y al invitado, quienes entre sí intercambiarán los documentos para la firma del otro.

Una vez se cumpla la firma los asistentes estrecharán sus manos y los asistentes al evento podrán aplaudir. Normalmente quienes sirven de apoyo a la firma de convenios, son: la dirección de Cooperación y Desarrollo Internacional para la firma de convenios internacionales, y la dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, para la firma de convenios nacionales.

Todos estos documentos se firman siempre en dos copias idénticas; si es de un país de idioma diferente al castellano debe haber un texto en el idioma extranjero y otro castellano. Se deben rubricar todas las páginas para evitar que se puedan hacer alteraciones del texto.

El orden del día de una firma de convenio por lo general se establece en: Saludo del anfitrión, palabras del invitado firmante, firma protocolaria y sesión de preguntas para la prensa (cuando se les convoque).

En los casos en que se disponga, se podrá ofrecer una copa de vino seguidamente y deberá tenerse en cuenta a los miembros de la prensa para esta atención. Por otra parte, si el acuerdo es de cierta importancia, se ofrecerá un almuerzo a las dos delegaciones.

Siempre deberá haber presencia visual de la Imagen Institucional, la cual puede darse con la presencia de un pendón de la Universidad o con la bandera o el logo en el atril, cuando el caso lo amerite, sobre todo si la firma tiene lugar fuera de las instalaciones del campus.