45. Netiqueta para el uso del teléfono.
El teléfono puede ser el primer contacto que tiene un tercero con la Universidad y del manejo que se le dé puede posicionar a la Institución de manera favorable o nada favorable.
10.3 Netiqueta para el uso del teléfono.
El teléfono puede ser el primer contacto que tiene un tercero con la Universidad y del manejo que se le dé puede posicionar a la Institución de manera favorable o nada favorable. Por lo anterior, Uninorte debe crear un estilo propio en el uso del teléfono cumpliendo con lo siguiente:
- Las llamadas que entran a la oficina deben ser contestadas con prontitud.
- Debe contestarse de manera educada, presentar un saludo, dar el nombre de quien contesta, el área donde trabaja, y el nombre de la Universidad. Ejemplo: Buenos días, le habla Beatriz Pereira del Programa de Ingeniería, de Uninorte, en que puedo servirle?
- Se debe tratar a la persona que llama de usted hasta cuando le autorice llamarlo por su nombre de pila.
- El teléfono debe contestarse con tono adecuado y buena vocalización.
- Cuando quien llame sea de otro país, hable despacio y claro para hacerse entender de la mejor manera. Si no habla el idioma extranjero asegúrese de tener una frase escrita en inglés y/o francés que indique que lo va a remitir a alguien que domine ese idioma.
- Se deben devolver todas las llamadas pendientes. Especialmente si se ha ofrecido hacerlo.
- No se debe hacer esperar mucho tiempo al cliente o a cualquier persona al teléfono.
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Bibliografía consultada para la elaboración del Manual de protocolo de la Universidad del Norte