05. Organizar un acto. Trabajo técnico.
Diseño de invitaciones y diplomas. Supervisión de discursos. Atención a los invitados de honor.
Organizar un acto. Trabajo técnico.
En función de la naturaleza del Acto:
- Diseño de la invitación (papel o electrónica).
- Preparar el guión del ceremonial, en función de la naturaleza del acto y objetivos marcados.
- Supervisar los discursos, al menos el tiempo.
- Preparar la comitiva académica, si procede por el tipo de Acto.
- Diseñar los diplomas.
- Tener en cuenta si hay entrega de medallas, distinciones, premios.
- Organizar el salón (iluminación, megafonía, disposición del escenario, decoración).
- Si hay un catering (prever el lugar, que sea acorde con la hora del acto, la naturaleza del mismo, los tiempos de crisis).
- Atención a los invitados de honor con anterioridad al acto (poner a su disposición móvil, correo electrónico para solucionar cualquier duda).
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La firma de Convenios constituye otro de los actos comunes en el protocolo universitario.
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En todos los actos organizados por la institución universitaria se establecerá la posición de la presidencia, que ocupará un espacio diferente al resto de invitados.
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El objeto del regalo institucional es, por un lado, agasajar al invitado de honor, al visitante ilustre y, por otro lado, promover y difundir la imagen de la Universidad.
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Regalo publicitario en el que el logotipo o marca ocupa un tamaño pequeño y en un lugar discreto.
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Campos a tener en cuenta en la fichas y registros de la base de datos institucional (BDI).
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Las invitaciones, notas y tarjetones deben cuidarse especialmente, ya que en ellas viaja la imagen de nuestra Institución, contribuyendo a su buen nombre y prestigio.
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