04. Organizar un acto. Reuniones preparatorias.
En primer lugar deberemos mantener una reunión con nuestro superior jerárquico para conocer cuál es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo.
Organizar un acto. Reuniones preparatorias.
En primer lugar deberemos mantener una reunión con nuestro superior jerárquico para conocer cuál es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo. Una vez conocido los fines que perseguimos en cada Acto tendremos todos los elementos que necesitamos: tipo de invitación, a quien va dirigido el acto y por lo tanto los diferentes sectores sociales a los que deberemos cursar la invitación, el ceremonial a desarrollar, los elementos decorativos, la simbología, etc.
Posteriormente mantendremos una segunda reunión con todos los agentes tanto internos como externos que van a intervenir en nuestros Acto. Ya sean los propios protagonistas del Acto (Premiados, Homenajeados, Doctorandos, Posesionarios, Empresarios), es decir, todos aquellos que van a intervenir de forma directa en algún momento de nuestros Acto. Esta reunión de vital importancia va a transmitir seguridad, compromiso y protagonismo a todos los que van a intervenir en el mismo.
No hay que olvidar a todo el personal implicado en el Acto que estamos planificando: los técnicos informáticos, técnicos de sonido, personal de seguridad, auxiliares de servicio y miembros de nuestro equipo para repartir las funciones. Es importante mantener reuniones para intercambiar puntos de vista y realizar una puesta en común, su número estará marcado en función de la naturaleza y complejidad del Acto. Es indudable que un acto bien estudiado y preparado tiene muchas posibilidades de éxito. Para ello es necesario designar un equipo de personas que vele en todo momento por el cumplimiento de lo previsto, ya que una sola persona es imposible que coordine cada uno de los movimientos programados y asesore a los protagonistas del Acto.
Los días anteriores al Acto será necesario realizar diferentes ensayos repartidos con los distintos tipos de protagonistas para culminar con un ensayo general y así comprobar que todo está a punto. Es necesario ensayar con las personas y realizar una puesta a punto con los elementos que se van a utilizar (sonido, luces, medios informáticos).
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Regalos institucionales, corporativos y publicitarios. -
Tratamientos debidos a los miembros del Poder Judicial. -
Tratamientos debidos a los distintos miembros de las Fuerzas Armadas. -
Altas, bajas y modificaciones a realizar en la base de datos. -
Los regalos corporativos son aquellos que se han diseñado para personalidades importantes por lo que también conllevan un coste elevado. -
El objeto del regalo institucional es, por un lado, agasajar al invitado de honor, al visitante ilustre y, por otro lado, promover y difundir la imagen de la Universidad. -
La distribución de los puestos de las demás autoridades se hará según las precedencias que regula el Real Decreto 2099/1983. -
Los escenarios son los espacios físicos donde se va a desarrollar el acto. -
La toma de posesión de un cargo académico como el Defensor Universitario, un Decano de una Facultad, Profesores o Catedráticos son actos que no conllevan gran envergadura a la hora de prepararlos -
Dentro de esta diversidad y posibilidades de movilidad necesitamos encontrar los puntos comunes que nos lleven a una propuesta razonada. -
Tratamientos debidos a los distintos miembros de una confesión católica. -
A la hora de vestirse para un evento tenemos que de saber qué debemos llevar.