04. Organizar un acto. Reuniones preparatorias.
En primer lugar deberemos mantener una reunión con nuestro superior jerárquico para conocer cuál es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo.
Organizar un acto. Reuniones preparatorias.
En primer lugar deberemos mantener una reunión con nuestro superior jerárquico para conocer cuál es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo. Una vez conocido los fines que perseguimos en cada Acto tendremos todos los elementos que necesitamos: tipo de invitación, a quien va dirigido el acto y por lo tanto los diferentes sectores sociales a los que deberemos cursar la invitación, el ceremonial a desarrollar, los elementos decorativos, la simbología, etc.
Posteriormente mantendremos una segunda reunión con todos los agentes tanto internos como externos que van a intervenir en nuestros Acto. Ya sean los propios protagonistas del Acto (Premiados, Homenajeados, Doctorandos, Posesionarios, Empresarios), es decir, todos aquellos que van a intervenir de forma directa en algún momento de nuestros Acto. Esta reunión de vital importancia va a transmitir seguridad, compromiso y protagonismo a todos los que van a intervenir en el mismo.
No hay que olvidar a todo el personal implicado en el Acto que estamos planificando: los técnicos informáticos, técnicos de sonido, personal de seguridad, auxiliares de servicio y miembros de nuestro equipo para repartir las funciones. Es importante mantener reuniones para intercambiar puntos de vista y realizar una puesta en común, su número estará marcado en función de la naturaleza y complejidad del Acto. Es indudable que un acto bien estudiado y preparado tiene muchas posibilidades de éxito. Para ello es necesario designar un equipo de personas que vele en todo momento por el cumplimiento de lo previsto, ya que una sola persona es imposible que coordine cada uno de los movimientos programados y asesore a los protagonistas del Acto.
Los días anteriores al Acto será necesario realizar diferentes ensayos repartidos con los distintos tipos de protagonistas para culminar con un ensayo general y así comprobar que todo está a punto. Es necesario ensayar con las personas y realizar una puesta a punto con los elementos que se van a utilizar (sonido, luces, medios informáticos).
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Hay muchos elementos que deberemos controlar, coordinar y preparar para que el acto brille con luz propia. -
La intención es analizar el uso del traje académico por las universidades y tratar de consensuar una propuesta de color para cada una de las titulaciones. -
Diseño de invitaciones y diplomas. Supervisión de discursos. Atención a los invitados de honor. -
Los actos pueden ser solemnes, administrativos, académicos o diversos. -
Tratamientos debidos a las distintas autoridades universitarias. -
Los escenarios son los espacios físicos donde se va a desarrollar el acto. -
Regalo publicitario en el que el logotipo o marca ocupa un tamaño pequeño y en un lugar discreto. -
Un estilo propio marcado por el respeto a las tradiciones y costumbres características de cada universidad. -
Dentro de esta diversidad y posibilidades de movilidad necesitamos encontrar los puntos comunes que nos lleven a una propuesta razonada. -
Cuando un alto cargo toma posesión de su nuevo puesto en la ciudad realice una visita de presentación ante el Rector.
-
Altas, bajas y modificaciones a realizar en la base de datos. -
La organización de un acto es tan compleja que no sólo hay que tener en cuenta los elementos propios del acto sino que a la hora de organizar el acto hay que conocer el objetivo del acto...