09. Organizar un acto. Bases de datos. Explotación.

Organizar un acto. Bases de datos. Explotación.

- Altas, bajas, modificaciones (sólo podrán efectuarlas un número limitado de personas autorizadas).

- Consultas. Permitirán efectuar selecciones y clasificaciones de los datos, obteniendo los mismos por pantalla o impresora.

- Listados. Completos en los que figuren todos los campos rellenados incluidos en la ficha.

- Listado etiqueta. Aparecen los mismos datos que salen en la etiqueta, pero con formato listado.

- Personalizado que permitirá que el usuario defina los campos a incluir en el mismo.

- Por eventos / actos realizados en la institución.

La función del listado es auxiliar en la consulta, permitiendo labores de información, corrección, estadísticas sobre personalidades/ colectivos genéricos o específicos.

- Cartas / Sobres. La aplicación debe dar la opción para depuración de personas que pertenezcan a distintos colectivos.

- Etiquetas.

- Modelo de etiqueta genérico.

- Modelo de etiqueta personalizado, el usuario podrá definir los campos de su interés.

- Opción de una pegatina por hoja.

- Opción de un grupo por hoja.

- Opción de un colectivo por hoja.

- Opción de seleccionar un número determinado de personas /instituciones, según las necesidades del acto a realizar.

Esta base de datos llevaría un control de los regalos institucionales, quiénes los han recibido, el motivo y en el acto en el cuál se le hizo la entrega. Podríamos llevar un control de existencias de los regalos con sus proveedores, precios, etc.

También quedaría reflejado los almuerzos y cenas institucionales pudiendo consultar hasta el más mínimo detalle: minuta, lugar, asistentes, regalos.

Y como no tendremos la posibilidad de elaborar informes por cada uno de nuestros actos con su presupuesto incluido, repercusión mediática, aciertos y fallos acometidos en cada uno de ellos.

Base de datos que podría convertirse en una herramienta de trabajo diario para llevar el control de reuniones, peticiones y consultas diarias que llegan a la unidad de protocolo con su nivel de influencia y la solución planteada; también puede ayudarnos a la hora de distribuir el trabajo si la unidad de protocolo está formada por varias personas anotando los avances realizados, con el fin de no duplicar el trabajo y de cara a una buena organización del mismo.

Otro de los apartados estará reservado para la legislación más utilizada en nuestro trabajo. Y algo que es fundamental un dossier de imágenes y prensa donde se recoja todo lo relacionado con los actos que organizamos.