Correspondència administrativa. La carta
La carta és una comunicació escrita de caràcter interpersonal de contingut general, no prevista en la tramitació d'un procediment administratiu
Protocol Municipal: Correspondència administrativa. La carta
La carta
Aquest model de document forma part de la documentació administrativa revisada i aprovada per la Comissió Assessora de Llenguatge Administratiu.
Definició
La carta és una comunicació escrita de caràcter interpersonal de contingut general, no prevista en la tramitació d'un procediment administratiu.
Criteris generals de redacció
Com hem vist a la definició, la carta pot tractar de més d'un tema, i aquests poden ser molts variats segons si es tracta de relacions personals, comercials o administratives. Les breus explicacions que tot seguit us exposarem afecten principalment, però no exclusivament, les cartes pròpies de la relació administrativa.
Te puede interesar: Estimados Señores... y otras fórmulas de cortesía para la correspondencia
Com a principi general, la redacció administrativa ha de ser clara, rigorosa i concisa. Així, per aconseguir aquests propòsits cal partir d'una estructuració lògica del text en què, per mitjà de paràgrafs breus i separats, es distingeixin els tres grans blocs d'informació: presentació, desenvolupament i conclusió. Això vol dir, doncs, que abans de començar a redactar una carta, cal seleccionar la informació que ha d'incloure. Un cop seleccionada la informació i organitzada en blocs homogenis, cal triar aquells recursos de la llengua que faciliten la simplificació i la precisió de la redacció. Així, sempre que sigui possible, cal mantenir l'ordre lògic de la frase (subjecte, verb i complements), cal utilitzar els mots o els termes adequats al nivell de precisió i cal fer frases curtes i ben puntuades.
Destinació
Els destinataris d'una carta tant poden ser particulars com institucions o organitzacions. Normalment aquests destinataris s'identifiquen al marge superior dret de la carta, de manera completa o reduïda. La informació completa és la mateixa que apareix en l'adreça d'un sobre. Quan per qüestió d'espai es redueix a la informació mínima que ens permet identificar amb facilitat el destinatari, només s'hi consigna el nom o el càrrec i la localitat.
Salutació
Cal ajustar la fórmula de salutació al to de la relació que s'expressi en el cos de la carta. Les fórmules més habituals són les següents:
- Distingit senyor / Distingida senyora. És adequada per a comunicacions solemnes i de màxima consideració.
- Senyor/Senyora. És la més general i a la vegada és respectuosa i atenta.
- Benvolgut amic / Benvolguda amiga. És una salutació adequada per a situacions de franquesa i cordialitat.
Cos
A part dels criteris generals de redacció expressats i com a tret que afecta tot el text de la carta, convé recordar que des del primer moment cal definir el to de relació entre els comunicants. Aquest to, que sempre s'ha de moure en un nivell de formalitat, pot ser solemne, respectuós o cordial.
Pel que fa als tractaments personals, cal distingir l'emissor del receptor. Per a l'emissor podem triar entre la primera persona del singular o la del plural. Si el to ha de ser més directe i personal, cal escriure en primera persona del singular.
Pel que fa al receptor, la forma preferent és el tractament de vós, que presenta força avantatges. El tractament de tu només és adequat en casos de gran amistat i confiança mútua.
Comiat
El comiat, com la fórmula de salutació, també presenta un seguit de variants. Cal que hi hagi, però, una correlació entre la fórmula de salutació i la de comiat, que a la vegada han de ser adequades al to general del document.
Entre les possibles fórmules de comiat, us detallem les següents, ordenades de la màxima cortesia a la mínima:
- Us saludo/em amb respecte.
- Aprofito/em aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament.
- Ben atentament.
- Atentament.
- Cordialment.
- Una salutació cordial.
- Ben cordialment.
Te puede interesar: Las cartas comerciales. Correspondencia entre empresas
Signatura
L'estructura més habitual de la signatura d'aquest document és la següent:
- Signatura.
- Nom i cognoms.
- Càrrec.
A diferència d'altres documents, la carta, com que és un document interpersonal, dóna preferència a la persona, i el càrrec se situa en aposició, en darrer lloc, i, per tant, no s'ha d'introduir per mitjà de l'article determinat.
Datació
Si el paper de carta duu impresa l'adreça, i la localitat ja hi figura, se'n pot prescindir i la datació es pot reduir a expressar el dia, el mes i l'any. Si no és així, cal indicar primerament la localitat i, després d'una coma, la data.
Igual que l'ofici, la carta té un sistema de datació doble pel que fa a l'emissió. Des d'un punt de vista formal, però, la data que cal tenir en compte és la del registre de sortida.
Informació ocasional
Fora del cos de la carta també hi ha la possibilitat d'afegir al peu de l'escrit informacions addicionals, com poden ser les referències a documents, annexos, etc. Normalment aquestes informacions s'introdueixen per mitjà de les sigles PD (postdata: després de la data) o PS (post scriptum: després de l'escrit).
En aquest apartat, també hi podem trobar les inicials de qui redacta (en majúscules) separades per una barra inclinada de les inicials de qui transcriu el text (en minúscules). Per exemple: CD/mc.
Identificació de l'organisme
Pel que fa a la resta d'elements que configuren el disseny gràfic de la carta (amplada de marges, situació del logotip i de l'adreça, etc.), atès que afecta tota la documentació d'un organisme, cal seguir les normes o els programes de cada institució.
Documentos Relacionados
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
¿Què és una invitació??És el document per mitjà del qual es convida algú a un acte de caràcter públic: una conferència, una celebració, un espectacle, una inauguració, etcètera
-
És un document protocol-lari i retòric que s'utilitza per a comunicacions interpersonals breus -com ara els agraïments, les felicitacions, etc.
-
Tipus de taules. Preparatius i organizació de àpats
-
Des del moment en què un ajuntament decideix que un fet susceptible de ser comunicat es transformi en un acte, caldrà adaptar tots els elements de l'esdeveniment
-
L'alcalde acompanyarà les màximes autoritats al cotxe o al peu del recinte. Inauguració real o oficial. És habitual fer una tallada de cinta i/o descobriment d'una placa i/o un recorregut per les instal-lacions
-
Libros y documentos consultados para redactar y confeccionar el manual de Protocolo Municipal de Barcelona
-
La informática. Programes informátics. Correu electrónic multidimensional. Per mitjà d'Internet
-
Càrrecs polítics i els seus tractaments: tractaments de protocol: Alcalde, Conseller, Diputat...
-
Els agraïments. Carta d'agraïment. Emissor: primera persona del singular: agraeixo, em plau agrair-vos... Receptor: segona persona del plural: us faig a mans, la vostra assistència
-
Plantejament. A qui va adreçat. Metodología. El desenvolupament ben planificat...
-
Arribada dels convidats al lloc de l'acte. Salutacions amb les primeres autoritats. Recepció a la sala de plens o al despatx de l'alcalde
-
Arribada dels convidats al lloc de l'acte. L'alcalde acompanyarà les màximes autoritats