La invitació

 

Protocolo Municipal: La invitació

És el document per mitjà del qual es convida algú a un acte de caràcter públic: una conferència, una celebració, un espectacle, una inauguració, etcètera. Sol tenir una estructura del contingut força constant i un estil marcadament formal i protocol-lari.

Dimensions: les invitacions s'acostumen a imprimir en cartolines de mesures i formats -apaïsats o verticals- molt diversos; excepcionalment es fan amb paper ISO A4 o ISO A5.

Tractament personal

Emissor:

- tercera persona del singular: us convida, li plau.

- tercera persona del plural: us conviden, els plau.

Receptor:

- segona persona del plural (tractament preferent), sempre que no s'indica el nom de la persona destinatària: assistiu, us invitem, la vostra assistència.

- tercera persona del singular o del plural (tractament secundari): porti, portin, la conviden, les conviden, la seva assistència.

A l'apartat d'informació addicional, els verbs relatius a l'emissor se solen usar com a impersonals; és a dir, en tercera persona del singular i acompanyats del pronom se:

Es demana que confirmeu la vostra assistència. En acabar l'acte, se servirà un refrigeri.

Estructura i fraseologia

1. Identificació de l'emissor (organisme o persona que conviden)

A més de la capçalera impresa, acostuma a tenir una d'aquestes quatre estructures:

a) el càrrec,
b) l'organisme,
c) el càrrec i l'organisme,
d) la forma de tractament protocol-lari, el nom i els cognoms i el càrrec (i opcionalment l'organisme).

2. Nucli del text

Comprèn la fórmula d'invitació, en la qual convidar o invitar són el verb principal; l'especificació de l'acte a què es convida, i el dia, l'hora i el lloc en què es farà.

També s'hi poden incloure aquests altres elements:

El nom i els cognoms del destinatari.

El nom de les persones que presidiran o presentaran l'acte o que hi seran presents:

[...] es complau a convidar-vos a [...], que tindrà lloc a [...]

[...] tenen el goig d'invitar-vos a [...], que es farà a [...]

[...] té l'honor de convidar-vos a[...]

[...] us convida a [...]

[...] us invita a [...]

[...] presidit per [...]

L'acte serà presidit per[...]

La presentació de l'acte serà a càrrec de[...]

Presentarà l'acte[...]

[...], al qual assistirà [...]

Hi assistiran [...]

3. Datació.

La localitat i la data se separen amb una coma. No s'hi concreta el dia; l'any s'escriu amb xifres; el mes, amb lletres. No hi ha d'haver punt final.

Sabadell, novembre de 1992

4. Informació addicional.

És un apartat opcional i varia d'acord amb el tipus d'acte. En determinats casos s'hi explicita la conveniència que la persona convidada confirmi l'assistència a l'acte. Aquesta informació darrera es pot complementar amb la indicació que la invitació és personal.

Es demana la confirmació de l'assistència. Acabat l'acte, se servirà un còctel.

Remarques

Cal tenir el mateix tractament per a l'emissor i per al receptor al llarg de tota la invitació: s'ha de ser coherent en l'ús del gènere, la persona i el nombre. Aneu amb compte, doncs, de no escriure en una mateixa invitació dues frases com les següents: en la primera s'usa el tractament de vós, i en la segona, el de vostè.

Es complau a convidar-vos a [...]

Es demana que confirmi la seva assistència a l'acte

Els verbs convida i invitar porten complement directe, i cal recordar que aquest complement no s'introdueix amb la preposició a:

[...] convida la comunitat universitària [...]

[...] inviten el personal d'administració i serveis [...]

En les invitacions s'ha de reservar el verb celebrar per a les festivitats, les commemoracions i els aniversaris. Els actes, en general, es fan, són, tenen lloc, no se celebren.

Les invitacions mai no duen ni salutació, ni comiat, ni tampoc signatura.

S'hi poden utilitzar les formes de tractament protocol-lari, malgrat que, en general, s'aconselli prescindir-ne en la documentació administrativa.

La invitació es pot substituir per un saluda quan es tramet a un nombre reduït de persones, especialment si es vol que inclogui el nom i els cognoms de cadascuna.