¿Protocolo y Relaciones Institucionales? Una profesión del siglo XXI.

Cuarto Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

El protocolo es la comunicación no verbal de una institución, es la forma en que se comunica con la sociedad, para transmitir un mensaje sobre lo que desea hacer, por qué lo va a hacer y para qué lo transmite. El protocolo es el mensaje que se quiere lanzar desde una institución o desde sus representantes. De ahí que su importancia incide en su puesta en práctica y en la visión que el resto de los ciudadanos tienen de dicha institución.

Debemos mirar hacia atrás para entender como ha ido evolucionando. Si nos centramos en el protocolo universitario, veremos que está históricamente acreditado. En el siglo XIII inician su andadura en Europa, al menos diez instituciones universitarias. Las universidades nacen por bula pontificia y al amparo de la Iglesia, e inician su desarrollo en una Europa que une sus ejércitos para las cruzadas, que acepta una política ecuménica y enseña a los estudiantes venidos de todas partes una lengua única, el latín. En este momento la Universidad tiene toda su significación etimológica.

Aunque es a partir del siglo XVI cuando se inicia el cambio de la idea de Universidad tal y como se había concebido tres siglos antes, es en el XIX en el que se culmina el proceso de estatalización y se fijan los símbolos y las normas que tienen su antecedente en su origen eclesial.

En la actualidad, el protocolo universitario debe poseer y responder a valores intrínsecos y demostrativos. En España, es el resultado armónico de la interrelación entre la tradición, el concepto y estructura del Estado y la legislación concreta. La estructura sociopolítica general y de la Universidad se reflejan por la adaptación, a veces sutil, de los usos y costumbres a la nueva situación; algo que la legislación no puede recoger en toda su riqueza. Por ello el protocolo necesita de estudiosos e intérpretes que traten de adecuarlo a cada caso.

Estamos en un laboratorio histórico. Durante la vida laboral de algunos de los responsables del Protocolo Universitario español se han sucedido tres etapas legales. Desde el Estado autocrático, con una Universidad no autónoma, se pasó a una Universidad que teóricamente lo era, descentralizada, con rectores cuyo poder político emanaba, sólo en parte, de las propias instituciones, pero sobre todo del Gobierno. Posteriormente la Constitución dibujó universidades autónomas, con rectores con gran poder interno.

La autonomía afecta a toda la actividad académica, incluida la administrativa, por ello el protocolo universitario deja de estar definido por la administración general del Estado, aunque, como reminiscencia y para confusión, el Rector de la Universidad, se contempla en las normas sobre precedencias del Estado, para los actos públicos no universitarios. El rector en el Decreto de Precedencias de 1983, anterior a toda la legislación universitaria, se sitúa sólo como representante de un servicio público autónomo, no fundamental, que distorsiona la posición social e histórica de algunas Universidades en sus localidades de implantación, en las que pasan por ser la institución de mayor prestigio.

La universidad debe aprender a ocupar su nueva situación político social en los actos externos a ella, y por tanto participar sólo en los que la afecten directamente. Su asistencia debe obedecer a razones de costumbre, historia y oportunidad, no de pertenencia a la Administración del Estado, al menos hasta que reciba una mejor consideración, correlativa con su carácter autónomo.

Un aspecto totalmente diferente son las precedencias en los actos universitarios. Para establecerlas, a pesar de que la mayoría se pueden considerar actos "especiales" y regirse por la normativa propia, hay que acudir a las principales fuentes:

- Usos y costumbres de las antiguas Universidades.

- La Constitución Española de 1978.

- Las competencias de las Comunidades Autónomas.

- La Ley Orgánica de Universidades .

- Legislación y normativa específica.

- Jurisprudencia concreta o doctrina que emana de ella.

La precedencia absoluta del Rector y del Canciller en todo tipo de actos universitarios no tuvo prácticamente discusión hasta casi el siglo XVIII, en que se empieza a pensar en la universidad como un servicio del Estado. Hay muchas anécdotas que pueden ejemplificar la situación medieval y renacentista. Así, la bien conocida de D. Fernando el Católico que cedió puerta y presidencia al Rector de Alcalá y ocupó sitio entre los doctores. A partir del siglo XVII el Rey, y en su caso sus representantes, ocupan la presidencia de los actos por encima del Rector y del Canciller.

Desde la refundación universitaria de mediados del siglo XIX, por ley, la Reina, el Presidente del Gobierno y el correspondiente Ministro, preceden al Rector en el acto de apertura de curso. Para otros actos no se sigue el mismo criterio pues, al final del siglo y a principios del XX, hay constancia de actos académicos administrativos que preside el Rey, y en los que el Rector precede al Presidente del Gobierno y al Ministro de jornada. Esta parece ser una costumbre que mantiene actualmente la Casa Real que concede la máxima representación al Rector en los actos académicos. Se exceptúa el acto de apertura de curso en el que, por tradición o por filosofía, precede el Ministro al Rector.

Desde los años cuarenta hasta la Constitución, las precedencias en actos internos se rigieron por ley específica. Sólo el Jefe del Estado, el Presidente del Gobierno, el Ministro y el Director General preceden al Rector, que es el máximo representante del Gobierno, para temas educativos de todos los niveles, en la Universidad y en su distrito.

Desde la Constitución no existe legislación protocolaria en la Universidad. El Protocolo interno se rige por la normativa de cada institución, si existe, y por los usos y costumbres adaptados. En la Constitución encontramos los primeros elementos para matizar esto:

- Establecimiento de la autonomía universitaria.

- Coordinación de las Universidades con participación del Gobierno de la Nación, regulada por Ley específica.

- Posibilidad de que las Universidades se relacionen administrativamente con las Comunidades Autónomas.

Todas las Autonomías, no las ciudades autónomas, tienen transferidas las competencias universitarias; el gobierno central retiene la coordinación de los estudios oficiales. Las comunidades autónomas tienen la titularidad de las universidades sin competencias en su administración o en la coordinación de los estudios. La jurisprudencia del Tribunal Constitucional insiste a favor de la autonomía universitaria que ha declarado que es derecho fundamental a la vez que una garantía institucional y concede a la Universidad la titularidad de la autonomía universitaria.

El protocolo universitario es en su mayor parte dependiente de la propia universidad como parte de su autonomía. Para ejercerlo seria conveniente que tuviese una normativa específica, coordinada en los aspectos más generales entre todas las universidades.

La Universidad tiene capacidad normativa para organizar sus actos; a la vez que la filosofía y la forma arquitectónica de sus claustros y paraninfos permite múltiples presidencias, cada una expresando un carácter diferente: administrativo, universitario, académico, político, social.

Los actos protocolarios se han multiplicado porque se han multiplicado las relaciones entre países por la facilidad de comunicación. Los contactos entre países también se realizan a través de Agencias y Organizaciones de países de carácter internacional.

En el caso español, por la llegada del Estado democrático, con un mayor número de instituciones más abiertas que anteriormente, y por el desarrollo del Estado de las Autonomías, se han multiplicado el número de actos oficiales.

La organización y el desarrollo de los actos, adquieren una nueva dimensión por la forma que tienen de hacerse públicos. Se pone así el protocolo al servicio de una idea, la democrática, o la de las relaciones institucionales, para que, a través de sus reglas, se pueda mostrar públicamente el funcionamiento del Estado.

Por otro lado el concepto de protocolo cambia cuando pasa a ser percibido por muchas personas a través de los medios de comunicación. De alguna manera llega a ser un servicio público, pues a la vez que sirve a la Institución y al cargo, sirve al pueblo que debe captar el desarrollo del acto de forma clara, y con ello participar.

En el protocolo dentro del nuevo sistema de comunicación directa y mediática, se deben aplicar nuevos criterios como:

- Distinguir claramente entre actores e invitados.

- Concretar el foco de atención.

- Definir los tiempos y los ritmos.

- Comunicar las fases relevantes al público y a los medios.

- Encuadrar el acto en el contexto social.

- Respetar las normas establecidas.

Esto lleva también a que dentro del nuevo protocolo se deba de trabajar para los invitados inmediatos y para los invitados externos y por ello cuidar de que el sistema de transmisión sea el más adecuado en sus aspectos técnico y profesional.

Pasemos a continuación a hablar del no menos importante tema de las relaciones institucionales en la Universidad, las cuales son cada vez más evidentes y complejas pues el número de instituciones, corporaciones, sociedades, agencias, se han multiplicado. Además todas ellas han aumentado considerablemente su actividad. El mundo de la información y de las relaciones han definido un nuevo valor, la sinergia, propiedad emergente derivada de estas relaciones y de la comunicación institucional.

Una parte importante de la actividad de un dirigente son las reuniones de trabajo con otros dirigentes. Este trabajo, que hasta hace poco se basaba en relaciones personales entre un reducido grupo de profesionales, se desarrollaba de forma discreta, y ahora, ha pasado a constituir relaciones entre instituciones que tienen o deben tener un carácter abierto e incluso público.

El conocimiento de las instituciones y de sus representantes, y la preparación de los actos, a través de los que se relacionan, no pueden ya dejarse en manos de personas autodidactas guiadas por su sentido común o buena voluntad. En la actualidad, salvo casos excepcionales por su gran experiencia, estos profesionales requieren una formación en técnicas de adquirir y conservar información, en sociología básica, en relaciones personales, y en general en aquellas que permitan crear un clima que haga eficaz el trabajo y dé seguridad a los participantes, sea cual sea el lugar y el ambiente en que se desarrolle la actividad.

Debido al desarrollo de las relaciones institucionales, los actos públicos son cada vez más frecuentes y en ellos es necesario presentar una imagen y un orden que permitan que las relaciones sean fluidas.

En algunos casos, las relaciones se han protocolizado según un esquema que en parte esta reglado y en parte se establece para cada caso. Conocer las reglas tanto las contenidas como las derivadas de la normativa, así como las establecidas por la costumbre, es un cometido que no se puede dejar en manos de los principiantes; debe recaer en profesionales especializados.

A todo lo anterior, hay que añadir la necesidad que tiene cada institución de presentarse al exterior con una imagen concreta que la haga fácilmente reconocible. La uniformidad o multiplicidad de la imagen exterior, las reglas de estilo, ayudan a conformar la imagen de una institución; al tiempo son un elemento importante para que sus miembros se reconozcan como pertenecientes a la misma, y pasen a ser una estructura más de cohesión interna.

La autonomía universitaria y la formalización necesaria de la vida económica y administrativa de la Administración del Estado han llevado a la necesidad de evidenciar mediante Convenios, Contratos, Protocolos, las relaciones entre los diferentes entes y organismos públicos y privados que cooperan en la actividad administrativa. Procesos que hasta hace poco eran de carácter inmediato, como los que relacionan a la administración educativa con la Universidad, requieren actualmente de convenios generales y puntuales que afectan al más mínimo intercambio de recursos. Se ha pasado de una administración que funcionaba por conexión o pertenencia, a otra en la que muchos de sus elementos están adheridos a través de la realización de funciones comunes o de flujos de recursos.

Históricamente, no ha habido una organización ni un reconocimiento de las Relaciones Institucionales, pues estas tenían una entidad menor. Se han desarrollado a partir de la aparición de la nueva Universidad y del nuevo orden democrático, administrativo.

Podemos hablar de dos tipos de Relaciones Institucionales:

- Externas; Las relaciones que mantiene la universidad con otras instituciones, empresas o particulares mediante convenios, colaboraciones con otras entidades de tipo cultural, participación en diversos proyectos, mecenazgo.

- Internas; Las relaciones con y entre los órganos de gobierno, centros y servicios de la universidad.

Por todo lo anteriormente expuesto, se hace necesaria la creación de órganos encargados del protocolo y las relaciones institucionales en las universidades españolas.

Existen diversos criterios en el marco de las universidades españolas, para determinar la figura de la persona o personas responsables del protocolo, herederos del antiguo Maestro de Ceremonias, presente en todas las universidades. Las reconocidas legalmente podrían resumirse en:

- Secretario General de la Universidad, que en muchas universidades y según sus Estatutos, le corresponde a este cargo lajefatura de Protocolo.

- Vicerrector que designe el Rector.

- Maestro de Ceremonias, que con este nombre o similar realiza las funciones pertinentes por nombramiento del Rector.

- Jefe de Protocolo, que como cargo designado está establecido en los estatutos o en su desarrollo.

- Universidades que no tienen nada establecido.

La aparición de los responsables específicos y de los gabinetes de protocolo está ligada al desarrollo de la L.R.U. que cambió el sistema administrativo de la Universidad. A partir de la autonomía, adquieren carta de naturaleza los organigramas administrativos específicos de cada Universidad, cuya expresión concreta es las Relaciones de Puestos de Trabajo y en su caso los Equipos de Gobierno Universitario, en su más amplia expresión.

La historia de la organización universitaria, aparte de la pérdida de la histórica con las reformas del siglo XIX y XX, se inicia en los años cincuenta, en los que se reconocen diferentes servicios que se habían venido creando poco a poco, más o menos formalmente, en las Universidades: Secretarías de los Centros, Secretaría General de las Universidades, Servicios de Personal, que funcionaban con mayor o menor autonomía de la autoridad académica, dependiendo de las Universidades. Este proceso de organización continuó en los años setenta, durante la gran etapa de crecimiento de las Universidades.

Poco a poco desaparecen los restos de la vieja estructura, correlativamente con la creación de los Departamentos frente a las antiguas Cátedras, dejan de existir las secretarías particulares de profesores y autoridades académicas y se crean las Secretarías de los Departamentos, Centros, Decanatos, Vicerrectores. Las autoridades académicas y los profesores dejan de tener que coordinar, y a veces contratar directamente, a las personas que constituyen el aparato administrativo, y se empiezan a formar equipos de trabajo coordinados entre si y con el resto de la administración universitaria. Nace con ello lo que se ha denominado Secretarias y Servicios. Lo específico y la amplitud de la labor de las autoridades académicas irán definiendo las nuevas secretarías, que posteriormente, de forma muy lenta, se transforman en servicios dependientes de la propia administración y cada vez más desligados orgánicamente, aunque no funcionalmente, de las estructuras típicas del profesorado.

La L.R.U. en su artículo 50, traspasa a las Universidades las competencias en materia de personal, con la única condición del respeto a las titulaciones que se exigen para acceder a los distintos cuerpos de la administración. Por lo tanto, permite la fijación en plantilla en los casos en los que las universidades optan por esta figura del Jefe de Protocolo, que se crea retomando el viejo título de los siglos XVII y XVIII de Maestro de Ceremonias. Este se conservaba solo de forma figurada y encarnado en un bedel o jefe de bedeles, que portaba la vara o pértiga, símbolo unido a la figura.

La creación de las relaciones de puestos de trabajo y la disminución de las libres designaciones, ligadas por costumbre a las secretarias particulares, hace que el trabajo administrativo tenga cada vez más continuidad y profesionalidad. Poco a poco, a favor del interés o las preferencias personales, se ligan funciones a personas concretas de los gabinetes, que por un proceso casi normal, no faltan detractores que llaman endogámico, pasan a los descriptores de los puestos de trabajo.

En cuanto a la necesidad de la creación de un puesto específico que desarrolle las funciones de protocolo, viene dado por su necesidad o utilidad en relación con:

- La Autonomía Universitaria que obliga a cada Universidad a ser autosuficiente en todos los actos que organiza.

- Una vuelta de las viejas universidades a sus costumbres históricas, como cultivo de un mecanismo diferencial, frente a la anterior uniformidad, impuesta por el centralismo.

- Un fenómeno sociológico ligado a la maduración y que aumente la autoestima de la Comunidad Universitaria y de sus autoridades, la mayor parte de ellas pertenecientes a la generación de los años sesenta.

- Un crecimiento cuantitativo y cualitativo de la Universidad, y portante de una mucho mayor actividad Universitaria. En la mayor parte de las provincias, las Universidades están entre las cinco primeras entidades por personal y presupuesto.

- La internacionalización de la actividad universitaria, que obliga a mantener relaciones directas con gran cantidad de universidades.

- La mayor relación Universidad-Sociedad, partiendo de la autonomía universitaria.

- Una mayor racionalidad y control administrativo y presupuestario que obliga a tener relaciones contractuales o por Convenio con los entes o instituciones con los que, o con cuyo personal, se realiza algún tipo de actividad económica, de servicios o que implique responsabilidades civiles o penales.

La autonomía de la Universidad, aparte de por la tradición, es necesaria por el carácter del trabajo que en ella se realiza: docencia, investigación y administración, que requieren en una primera aproximación, de la independencia y de la creatividad. En la universidad actual, es imposible que toda la actividad que gira en torno a la docencia y a la investigación, pueda recaer solamente en el profesorado. De ahí que el principio de la libertad de cátedra inherente a su actividad, tenga también un reflejo en la del personal de administración y servicios: un mayor desarrollo de la profesionalidad.

Tras esta exposición, donde se ha tratado de mostrar la evolución del protocolo y su cada vez mayor implantación en las universidades españolas, queda patente la necesidad de facilitar a los profesionales del protocolo, todas las vías que conduzcan a una formación capaz de profesionalizar y estandarizar esta nuestra especialidad.