Funcionamiento de la sección de organización de congresos y exposiciones de la Universidad Complutense de Madrid.

Primer Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

INTRODUCCIÓN.

La Sección de Organización de Congresos y Exposiciones de la Universidad Complutense de Madrid fue creada en la Recatalogación de puestos de trabajo en 1991 como una Sección, nivel 22, que fue cubierta por concurso entre funcionarios de nivel C.

La dependencia orgánica de esta Sección es de Oficialía Mayor que, a su vez, depende de la Secretaría General, aunque la dependencia funcional de la Sección es de la Gerencia de la Facultad de Medicina, ya que la ubicación de la misma es en esa Facultad, dado que una de sus principales funciones es la de alquilar los locales que en esa Facultad existen para la organización de actos tanto científicos como culturales.

La necesidad de la creación de dicho Departamento viene dada por la gran cantidad de Congresos, Simposios y Reuniones Científicas que se organizan cada año dentro de la comunidad universitaria y cuya realización se encarga a empresas especializadas de fuera de la Universidad.

La Sección de Congresos en consecuencia, compite con otras empresas de fuera de la Universidad a la hora de obtener la realización completa de algún Congreso, constituyéndose en Secretaría Técnica del mismo.

MATERIAL Y MÉTODOS.

- Recursos Humanos.

Actualmente, dicha Sección cuenta con 1 Jefe de Sección y 1 Auxiliar de apoyo, con amplios conocimientos de idiomas, aunque el total de personas deseable sería de al menos 4.

Asimismo contamos con 2 técnicos de medios audiovisuales, bedeles y  personal de limpieza.

- Recursos Físicos.

Los locales que se administran por el momento son un Gran Auditorio (con capacidad para 900 personas) y cuatro Aulas de apoyo (dos de 120 asientos y dos de 142, éstas últimas ampliables a casi 200). Todas ellas disponen de cabinas para traducción simultánea. La dotación deseable para tales Aulas, -y decimos deseable ya que hasta el momento no disponemos de todos los recursos-, sería de pantallas para doble proyección, dos proyectores, con mando a distancia por Aula, 1 retroproyector por Aula, punteros laser, micrófonos de sobremesa, micrófonos inalámbricos, y receptores para traducción simultánea, así como la megafonía necesaria.

Asimismo, existen varios halles de casi mil metros cuadrados cada uno para las exposiciones científicas y técnicas.

La Sección cuenta con dos despachos dotados de teléfono y fax, fotocopiadora, dos Ordenadores 486x2 con impresoras laser, una de ellas en color, con el software en entorno windows como para soportar tratamientos de textos, programas de diseño, bases de datos y hojas de cálculo.

- Método de Trabajo.

El trabajo que desarrolla la Sección consta de dos facetas:

1. Alquiler de locales para el desarrollo de Congresos o actos Científicos y culturales en general, y

2. Organización general de cualquiera de ellos.

En el primer caso, realizamos un planning mensual con la ocupación de los locales, que se envía a todos los servicios implicados de la Universidad como son los de Información, Extensión Cultural, Gerencia, bedeles, técnicos, etc. para su debido conocimiento y abrimos por cada acto a desarrollar una ficha donde constan todos los servicios que requieran.

Igualmente, realizamos el control de pagos enviando mensualmente a la Sección de Contabilidad, un estadillo en donde se reflejan los actos realizados y el importe recaudado por cada uno de ellos, y, anualmente, se realiza un estadillo con el importe recaudado mes a mes.

Se mantiene la correspondencia necesaria para toda esta gestión, ocupándonos muchas veces de coordinar o contratar algunos de los servicios que precisen: cattering, azafatas, montaje de stands, etc.

En cuanto al segundo punto, que muchas veces se deriva del primero, iniciamos el contacto con el futuro cliente que pretenda organizar un Congreso y cuando ponemos a su disposición nuestro Departamento le entregamos el cuestionario, que podéis ver a continuación, que una vez rellenado por ellos, nos permitirá elaborar el Presupuesto Orientativo del Congreso.

Una vez que el cliente acepta el presupuesto Preliminar del Congreso, (un 15% del presupuesto final será la minuta de la U.C.M. por la organización del evento) procedemos a confeccionar la siguiente documentación:

1. Realización de la Memoria Preliminar.

Constaría, esencialmente, de los siguientes capítulos:

- Introducción.
- Objetivos.
- Participación prevista y fecha del evento.
- Sedes Comité y Congreso.
- Presupuesto Preliminar.
- Programa Científico Preliminar.
- Relación de los principales Ponentes.
- Composición de los Comités de Trabajo.
- Planning de actividades.

Esta Memoria es necesaria para solicitar ayudas oficiales. Igualmente, es requerida por las empresas privadas que colaboren en el evento con la instalación de algún stand en la exposición técnica, o con algún otro tipo de colaboración.

2. Gestión de Reconocimientos Oficiales.

Actividades encaminadas a conseguir el auspicio o el patrocinio de Organismos Oficiales o Privados, ya sean únicos o compartidos. Firma de Diplomas de Asistencia, Declaración de Interés Sanitario, en su caso, solicitud de Ayudas Oficiales y, finalmente, Prólogos o Introducciones en el Libro de Ponencias y Comunicaciones.

3. Presidencia de Honor.

Acciones encaminadas a su elección y nombramiento

4. Comité de Honor.

Acciones encaminadas para su elección y nombramiento

5. Organización del Protocolo.

Organización del Protocolo de las Autoridades asistentes a las Sesiones de Inauguración y Clausura.

6. Diseño del Logotipo del evento.

En caso de que no exista, proponer el diseño del mismo.

7. Elaboración de Carteles.

Diseño e impresión de Carteles anunciadores del Congreso.

8. Diseño e impresión del Programa Preliminar.

Diseño, organización e impresión del Programa Preliminar.

9. Otra Documentación.

Diseño, elaboración e impresión de la siguiente documentación:

- Boletines de Preinscripción.
- Boletines de Inscripción.
- Boletines de Abstracts.
- Tarjetones de Invitación.
- Tarjetas de Comidas, Cenas.
- Identificadores de Solapas.
- Papel Timbrado.
- Sobres timbrados de varios tamaños, etc.

10. Realización del Programa Definitivo.

Diseño, organización e impresión del Programa Definitivo.

11. Libro de Resúmenes/Ponencias.

Gestión, recopilación de los trabajos científicos, para la organización e Impresión del Libro de Resúmenes o Ponencias del Congreso.

12. Mailing.

Deberán hacerse, al menos 2-3 grandes envíos; uno con el primer anuncio del Congreso, el segundo, con el Programa Preliminar y boletines de Inscripción, de peticiones de Comunicaciones, y de Reserva hotelera, así como el de envío de carteles del Congreso, y el Tercero con el Programa Final, en caso de que así se requiera.

13. Soporte Informático.

Diseño e informatización de la base de datos para soportar las inscripciones de los participantes y acompañantes, realización de listados de los participantes inscritos, correspondencia con todos ellos, etc.

14. Gestión del cobro de cuotas de inscripción.

Gestión y control del cobro de cuotas de inscripción, ya sea mediante cheques o transferencias bancarias.

15. Programa Social.

Mediante la colaboración de una Agencia de Viajes, se organiza la reserva hotelera, realizando las acciones encaminadas para la contratación y celebración del programa social (viajes, excursiones, cenas de bienvenida o clausura, espectáculos, etc., así como el programa para acompañantes, y los traslados en autocar hoteles-sede-hoteles.

16. Servicios de Seguridad.

Contratación de los servicios de seguridad necesarios, así como los de ambulancias, hospitales, etc.

17. Exposición Científica o Comercial y Paneles para las Sesiones Científicas en forma de Posters.

Planificación y señalización, en plano, de los stands para la exposición técnica, y situación de los paneles para las comunicaciones en forma de Posters, contratando los servicios necesarios de carpintería modular, mobiliario, iluminación, rotulación de los mismos, etc.

18. Señalización, Rotulación, etc.

Diseño y contratación de Pancartas exteriores e interiores, rótulos de sobremesa de Ponentes y Moderadores, letreros direccionales, etc.

19. Azafatas, Servicios de Traducción Simultánea.

Contratación de las Azafatas con los idiomas precisos, así como de intérpretes y el material de recepción necesario para la traducción simultánea.

20. Documentación a Congresistas.

Preparación de las carteras con la documentación para su entrega a los asistentes, controlando el pago de inscripciones nuevas.

21. Coordinación.

Coordinación de todas las actividades diarias no solo referentes al desarrollo del programa científico, sino del programa social y de acompañantes, solventando cuantos problemas vayan surgiendo en el desarrollo del Congreso.

22. Balance y Liquidación del Congreso.

Gestión de pagos de las diversas facturas emitidas por los servicios contratados, elaborándose el Balance Final de Ingresos y Gastos del evento, para su entrega a los interesados.