Situación actual del responsable de Protocolo en las plantillas de las Universidades.

Cuarto Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

Introducción.

No hay duda que si se hacen este tipo de encuentros es porque, cada vez más, son necesarios y, también, porque cada vez somos más los que tenemos responsabilidad en materia de protocolo en las distintas universidades, lo que contribuye a que poco a poco el protocolo vaya adquiriendo en la Universidad la importancia que merece.

El protocolo se está convirtiendo, día tras día, en una necesidad real que está presente de una u otra manera en todos los actos, sean de mayor o menor envergadura, en nuestras instituciones académicas.

Como podréis comprobar más adelante, en mi presentación he intentado a través de 9 grandes bloques, dar a conocer cuál es el desarrollo de este análisis.

Todos los que de una u otra manera tenemos la responsabilidad diaria de trabajar en este campo nos planteamos cómo podemos mejorar, de qué manera, por qué ocurren o se toman ciertas decisiones que no deberían de suceder, cómo tenemos que resolver un problema que se nos presenta con urgencia y un largo etcétera de casos.

Resulta evidente que para poder trabajar no es necesario tan solo voluntad, ganas de hacer las cosas bien y de mejorarlas y que, de vez en cuando, nos den una palmadita en la espalda para decirnos: 'Ha salido todo muy bien: enhorabuena!!', para ello los que gobiernan nuestras universidades tienen que involucrarse de lleno y dotar al protocolo de la universidad de la infraestructura y los recursos necesarios.

Es chocante ver como en la gran mayoría de nuestras Universidades hay un Servicio de Alumnado, de Recursos Humanos, Oficinas de Relaciones Internacionales, Oficinas de Comunicación, Gabinetes de Prensa etc., pero qué pasa con el Protocolo.

¿Servicios o Gabinetes de Protocolo?: Pocos.

¿Técnicos o expertos en Protocolo con plaza?: Pocos, casi inexistentes.

Resulta chocante ver como en algunas instituciones cuando alguien pregunta ¿Quién lleva protocolo? Algunos responden: ¿Protocolo?, Ah sí, el que lleva el protocolo es el chico / señor ese o la chica / señora esa, Y REITERO: EL QUE LLEVA, como si fuese un arte o un trabajo menospreciado que no depende de nadie y que no tiene ninguna solidez, es como si, en ocasiones, fuésemos "por libre".

Protocolo no es solo cortesía, educación, buenos modales y cómo tenemos que utilizar los cubiertos.

¿Acaso no repercute el protocolo de la Universidad en la imagen externa y ejerce un poder social importante?

Porque si no es así... Entonces... ¿Quién organiza el protocolo de las distintas reuniones, congresos, seminarios, jornadas, Aperturas de Curso, Investiduras de Doctores Honoris Causa, Fiestas de la Universidad, Entrega de Premios, Primeras Piedras, conciertos, Inauguraciones varias, comidas de trabajo, y un largo etcétera?...

Toda esta relación de actividades que acabo de enumerar y otras muchas más las tenemos, a diario, en nuestras universidades, es más, a menudo coinciden muchos actos en el tiempo y nos tenemos que partir'en diez'.

También servimos como asesores en materia de protocolo para toda la comunidad universitaria y, en muchos casos, servimos de referente consultivo a instituciones o empresas, Institutos de secundaria y otros entes externos que nos llaman para preguntarnos por ciertos temas que afectan a su protocolo.

¿Acaso no es eso suficiente? Al igual que ocurre en mi Universidad sucede también en otras muchas, es decir somos multicampus. La Universidad Miguel Hernández de Elche tiene cuatro campus universitarios dispersos que abarcan del norte al sur de la provincia de Alicante: Altea, Sant Joan, Elche y Orihuela lo que dificulta a veces nuestra labor ya que, en ocasiones pueden coincidir actos un mismo día.

INTENCIONALIDAD:

A través de este análisis quiero intentar resaltar la importancia de, por un lado: el análisis de la situación actual de los Responsables de Protocolo en nuestras universidades y por otro la necesidad de fomentar y participar en la asociación / unión de profesionales de Protocolo y Relaciones Institucionales para actuar conjuntamente en la toma de decisiones.

Desde la reunión en Alcalá de Henares he intentado recabar, a través de un cuestionario, un análisis de la situación actual en nuestras universidades y ese trabajo ha culminado en esta ponencia que espero sea útil y nos haga reflexionar, que nos conduzca al debate y que sirva como punta de lanza para que, de una vez por todas, dignifiquemos nuestra profesión y ocupemos el espacio que nos corresponde dentro de cada una de nuestras universidades.

Quise plantearme preguntas que tuviesen respuestas sencillas:

1. ¿Existe alguna oficina/servicio/unidad de protocolo en su universidad? Si no fuera así ¿Hay alguna persona dedicada a esas funciones?

2. ¿Cuál es el nombre oficial?

3. ¿De quién depende orgánicamente?

4. ¿De quién depende administrativamente?

5. ¿Cuántas personas lo integran? ¿Están incluidos en la Relación de Puestos de Trabajo? ¿Qué categoría tienen?

6. ¿Qué funciones realiza el servicio?

7. ¿Disponen de espacio suficiente y único para atender las necesidades que les son propias?

8. ¿Disponen de trajes académicos en propiedad? ¿Son suficientes?

9. ¿Cuál es el presupuesto que vuestra universidad destina a Protocolo?

Ya era hora de que nos reuniésemos para intercambiar opiniones, para que intercambiemos experiencias, contemos nuestras excelencias y también, por qué no, nuestras miserias, para ver y analizar la situación actual de nuestras universidades en materia de protocolo.

De ese análisis, y teniendo en cuenta que de una población de 68 universidades consultadas, respondieron 52, las conclusiones fueron las siguientes:

En 31 universidades existe el nombre oficial de oficina/servicio/unidad de protocolo, lo que demuestra que el 33,87% están integradas en otros servicios que no son específicamente de Protocolo.

En cuanto a la denominación oficial que reciben existe una amplia diversidad. Tan solo aparece la palabra 'protocolo' en su denominación, en el 42,3%. Cabe destacar que 10 universidades no tienen denominación oficial para este servicio en concreto.

Las funciones de Protocolo dependen orgánicamente en un 51,92% directamente del Rector. En segundo lugar la dependencia la asume la Secretaría General en un 19,23%.

Administrativamente, el 38,46% de las universidades encuestadas dependen del Rector. A continuación le seguirían, con un 15,38%, Gerencia y Secretaría general.

Tan sólo 12 universidades tendrían más de tres personas dedicadas exclusivamente a las funciones de protocolo. Estas plazas están recogidas en la Relación de Puestos deTrabajo de esas universidades.

La gran mayoría de las universidades, el 78,84%, no solo se dedica a organizar actos institucionales sino también sirve de apoyo, colabora y organiza actos de toda la comunidad Universitaria.

El 30% de universidades no dispone de espacio suficiente para atender las necesidades protocolarias.

El 59,61% de las universidades no dispone de trajes académicos en propiedad.

Tan solo en 10 universidades españolas el presupuesto destinado a protocolo supera los 25.000 euros anuales.

Ya era hora de que nos reuniésemos para intercambiar opiniones, para que intercambiemos experiencias, contemos nuestras excelencias y también, por qué no, nuestras miserias, para ver y analizar la situación actual de nuestras universidades en materia de protocolo.

Yo soy de los que opinan que para tener fuerza es necesario que nos unamos todos bajo un mismo paraguas, es fundamental que creemos una plataforma, asociación o colectivo que de una u otra manera represente a un sector, en ocasiones ninguneado, que goza de poco 'cuerpo' y estructura en muchas de nuestras universidades y que desempeña una labor constante, diaria y en la mayoría de los casos muy desagradecida. En definitiva, pocas enhorabuenas y cuando las cosas salen mal muchos disgustos.

Es necesario intercambiar opiniones y trabajar en la toma de decisiones a través de diferentes reuniones, asambleas o encuentros que sirvan como foros de discusión y entre todos decidir qué somos, qué queremos hacer y dónde queremos llegar.

En cuanto a los OBJETIVOS, quiero ser más optimista.

Por otro lado y si me permitís quiero deciros que soy de los que opinan que el protocolo vive uno de sus mejores momentos, en general, y poco a poco, aunque luchando mucho, se está colocando en una magnífica perspectiva de cara al futuro, entre otras cosas, porque ha sabido romper ciertos esquemas que lo situaban en exclusiva en el territorio oficial y en el campo de las formas y las buenas maneras.

El protocolo de nuestras universidades intenta, cada vez más, a través de técnicas especializadas, la organización de cualquier tipo de eventos, ordena a nuestros invitados, favorece la comunicación, representa a nuestra institución, y busca la mejor relación entre las personas, instituciones, empresas y comunidad universitaria en general.

Estamos presentes más allá del ámbito universitario y nos proyectamos en diversos ámbitos de la sociedad, como la empresa, la cultura, el deporte, la justicia, etc. Allá donde hay un acto, el protocolo -el protocolo bien entendido- tiene su sitio. Y el protocolo es cuestión de profesionales. Por eso hoy el protocolo mira el futuro en la convicción de que puede contribuir notablemente en beneficio de una sociedad mejor.

El protocolo en la actualidad es imprescindible en distintos ámbitos: organismos oficiales, entidades privadas y, en definitiva, en la vida diaria de todos nosotros. Las cosas han cambiado de un tiempo a esta parte. Por ejemplo, en mi universidad desde su creación se vienen impartiendo los estudios conducentes a los títulos de Experto Universitario en Protocolo y Ceremonial, Técnicos en Protocolo, Técnicos Superiores en Protocolo y Titulados Superiores en Protocolo y Relaciones Institucionales.

Por lo menos hay algo, ya tenemos unos estudios continuados en el campo del Protocolo, Ceremonial y Relaciones Institucionales que pueden formar a quienes en el día de mañana puedan asumir responsabilidades en este campo o a quienes ya desempeñan funciones en las instituciones públicas o privadas, o a través de su propia empresa consultora o de servicios.

Es imprescindible formar a los profesionales en la organización de actos de Estado, internacionales, oficiales, de empresa y otros sectores de la sociedad, mediante el conocimiento de las técnicas tradicionales y modernas de organización, las fuentes jurídicas aplicables a este campo, las normas, costumbres y tradiciones en el protocolo internacional, las instituciones objeto del ceremonial y la comunicación y relaciones institucionales que emanan de la preparación y celebración de los actos protocolarios.

Conclusiones del análisis:

- No hay un criterio único para denominar a las oficinas encargadas del protocolo universitario.

- Tanto la dependencia orgánica como la administrativa es muy dispar.

- El personal incluido en las distintas RPTs brilla por su ausencia.

- El presupuesto dedicado a protocolo es complejo, en muchas ocasiones aparece incluido en partidas genéricas.

- Es fundamental reforzar y trabajar en una Asociación que defienda nuestros intereses.

- Tenemos que trabajar para ocupar el espacio que nos corresponde en el organigrama universitario.

- Es necesario que el Protocolo lo dirijan profesionales del protocolo con
experiencia en la materia.

- Tenemos que trabajar para intentar ser un Grupo de trabajo o una Comisión Sectorial dependiente de la CRUE.