Escribir un fax de forma correcta. Etiqueta en el fax
Como cualquier otro tipo de comunicación requiere de unas pautas mínimas de cortesía y unas reglas básicas de composición del texto
Sapphireblue
Reglas de etiqueta para escribir un fax. ¿Comunicación personal o de empresa?
El fax -dispositivo de comunicación que permite mandar y recibir información gráfica a través de una línea telefónica- esta siendo reemplazado a gran velocidad por otros medios digitales.
La constante y creciente implantación de Internet en las empresas está dejando de lado a un medio de envío de comunicaciones y documentos como es el fax. Escribir un fax de forma correcta es una labor que no debemos olvidar en el ámbito empresarial. Como en cualquier otro tipo de comunicación requiere de unas pautas mínimas de cortesía y unas reglas básicas de composición del texto. Vamos a ver algunos puntos fundamentales para escribir un fax de forma correcta.
Sugerencias a tener en cuenta para escribir y enviar un fax o telefax
1. Salvo que el fax vaya para una persona a la que conocemos previamente, o sea de carácter personal, el fax debe ser escrito siempre utilizando un ordenador o bien con una máquina de escribir, nunca a mano.
2. Debemos poner al menos los siguientes datos imprescindibles:
- quién lo envía (from: en inglés),
- a quién se le envía (to: en inglés) y
- el asunto de que trata el fax (subject: en inglés).
Te puede interesar: Cómo escribir de forma correcta una carta comercial, de principio a fin
También es conveniente indicar el número destinatario del fax (fax number en inglés) y la fecha (date en inglés).
3. El cuerpo del fax, puede ser similar al de cualquier carta o correo electrónico email: cabecera con el saludo, cuerpo del mensaje y pie con despedida. Persona que lo escribe, cargo y la correspondiente firma.
4. A diferencia de una carta, el mensaje puede ser más escueto y resumido.
5. Si vamos a hacer un comunicado de carácter personal o confidencial, no se debe utilizar el fax de la empresa, ya que, por norma general, este aparato se suele encontrar en zonas comunes de la empresa y podría ser visto por personas a las que no les interesa el contenido del mismo.
6. No es elegante ni demasiado correcto utilizar el fax para comunicar determinados acontecimientos o dar determinados mensajes (un pésame, una noticia desagradable, etcétera).
7. Si lo que enviamos es un documento o serie de documentos que son necesarios para el destinatario, el fax debe ser un adelanto de los mismos, y se debería remitir los originales o copias por correo postal o mensajero, para su posterior archivo o manejo.
8. Debemos utilizar el mismo tratamiento y corrección en la redacción al escribir un fax (limpieza, claridad, brevedad, evitar faltas de ortografía, etcétera) que en la redacción de cualquier otro medio de comunicación escrita (carta, correo electrónico, email, saluda, solicitud...).
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
El Protocolo en las empresas, más importante de lo que a simple vista puede pensarse, ha evolucionado a lo largo de los años -
La comunicación más efectiva es aquella que consigue captar la atención de los medios y del público. Con una buena nota de prensa se puede lograr -
Contrario a lo que podría pensarse en estos tiempos de tanta informalidad, el protocolo, el ceremonial y la etiqueta siguen vigentes, no solamente en las entidades estatales sino en las empresas privadas. -
Una tarjeta de visita debe contener los datos básicos sobre la persona y la empresa a la que representa -
Cada empleo o profesión tenía antaño un nombre especial para cada tipo de remuneración. -
Las redes sociales, los sistemas de mensajería tipo whatsapps, telegram o similares están muy presentes en nuestra vida cotidiana... -
Las comidas de negocios son bastante habituales en casi todos los países del mundo. -
Las banderas de empresa deben estar siempre colocadas en lugar distinto al de las banderas oficiales -
No debemos utilizar la mesa del restaurante como si fuese una mesa de oficina. Nada de llenarla de papeles, carpetas, ordenadores portátiles y dossiers -
Usos y costumbres brasileñas a tener en cuenta para establecer un primer contacto y tener una negociación exitosa -
Los regalos por motivos de trabajo, al igual que los demás regalos, deben hacerse con sentido común y con prudencia -
La comunicación no verbal dice mucho de nuestro interlocutor. A veces se dice una cosa pero con los gestos se comunica otra